Suodatinfunktion käyttäminen Excelissä

Jos työskentelet tietojoukkojen kanssa Excelissä, tiedät, kuinka tärkeää on pystyä löytämään tarvitsemasi tiedot nopeasti. Analysoitpa myyntilukuja, seuraat varastoa tai hallitset budjettia, tietojen suodatuskyky on välttämätöntä.

Onneksi Excelissä on tehokas sisäänrakennettu työkalu, joka voi auttaa: FILTER-toiminto. FILTER-toiminnon avulla voit nopeasti lajitella suuria tietojoukkoja ja poimia tarvitsemasi tiedot määritettyjen ehtojen perusteella.

Mikä on FILTER-toiminto?

Excelin FILTER-toiminnon avulla voit poimia datan osajoukon alueelta yhden tai useamman ehdon perusteella. Se arvioi jokaisen arvon tietoalueella ja palauttaa rivit tai sarakkeet, jotka täyttävät asettamasi ehdot. Kriteerit ilmaistaan ​​kaavana, joka arvioi loogisen arvon.

FILTER-funktio käyttää seuraavan syntaksin:

=SUODATIN(joukko, sisältää, [jos_tyhjä])

Missä:

• joukko on solualue, jonka haluat suodattaa.
  instagram viewer
  • sisältää edustaa ehtoa, jota haluat käyttää tietojen suodattamiseen. Tämä voi olla yksittäinen ehto tai useita ehtoja erotettuina Excelin loogiset funktiot.
• [jos_tyhjä] on valinnainen argumentti, joka määrittää palautettavan arvon, jos mikään data ei täytä määritettyä ehtoa.

Suodatinfunktion käyttäminen Excelissä

Tarkastellaan esimerkkiä, jotta ymmärrämme, kuinka FILTER-toimintoa käytetään Excelissä. Oletetaan, että sinulla on tietotaulukko, joka sisältää sarakkeet Nimi-, Ikä- ja Sukupuoli-sarakkeille, ja haluat suodattaa taulukon näyttämään vain naiset. Käytät seuraavaa kaavaa:

=SUODATIN(A2:C10, C2:C10="Nainen")

Kaavan hajottamiseksi taulukkoargumentti on A2:C10, ja kriteeriargumentti on C2:C10="Nainen". Tämä kaava palauttaa arvojoukon, joka sisältää vain rivit, joissa sukupuoli on "nainen".

Katsotaanpa toista esimerkkiä: Oletetaan, että sinulla on tietotaulukko, joka sisältää sarakkeet tuotteen nimi, Kategoria, ja Hinta, ja haluat suodattaa taulukon näyttämään vain ne rivit, joiden hinta on enintään 400 dollaria. Käytät seuraavaa kaavaa:

=SUODATIN(A2:C10, C2:C10<=400)

FILTER-funktio käyttää loogista operaattoria (<=) tarkistaaksesi Hinta-sarakkeen ehdon, joka on pienempi tai yhtä suuri kuin 400 dollaria.

Useiden kriteerien käyttäminen FILTER-funktiossa

Excelin FILTER-toiminnon avulla voit määrittää useamman kuin yhden kriteerin tietojen suodatukselle. Jos haluat lisätä useita ehtoja FILTER-toimintoon, sinun on käytettävä loogisia "AND"- tai "OR"-funktioita.

JA-funktio edellyttää, että kaikki kriteerit ovat tosia, jotta rivi sisällytetään suodatintulokseen, while TAI-funktio edellyttää, että vähintään yksi ehdoista on tosi, jotta rivi voidaan sisällyttää riviin tulos.

Tässä on esimerkki AND-funktion käyttämisestä FILTER-funktiossa tietojen poimimiseen kahden ehdon perusteella:

=SUODATIN(A2:C10, (B2:B10="Tekniikka")*(C2:C10>400))

Tämä kaava palauttaa rivit, jotka täyttävät kaksi määritettyä ehtoa. Ensimmäinen kriteeri on, että sarakkeen B arvon on oltava Tech, ja toinen kriteeri on, että sarakkeen C arvon on oltava suurempi kuin 400. tähtimerkki (*) edustaa JA-operaattoria, joka yhdistää nämä kaksi kriteeriä.

Suodattimen käyttäminen muiden Excel-toimintojen kanssa

Excelin SUODATIN-toimintoa voidaan käyttää monien muiden toimintojen kanssa suorittamaan edistyneitä laskelmia ja analyysejä tietyille suuren taulukon tiedoille.

Yleinen tapa käyttää FILTER-toimintoa muiden toimintojen kanssa on ensin suodattaa tietoalue FILTER-toiminnolla ja käyttää sitten toista funktiota suodattuun luetteloon. Voit esimerkiksi lajitella tiedot SORT-toiminnolla yhdessä FILTER-toiminnon kanssa.

Tässä on esimerkki: Oletetaan, että sinulla on taulukko, jossa on tietoja eri tuotteista, mukaan lukien niiden nimet, hinnat ja saatavuustila. Haluat suodattaa taulukon näyttämään vain varastossa olevat tuotteet ja lajitella suodatetun listan hinnan mukaan.

Kaava on tässä tapauksessa:

=LAJITTELU(SUODATIN(A2:C10, C2:C10="Varastossa"), 2, TOTTA)

Tämä kaava palauttaa suodatetun taulukon, jossa on vain tällä hetkellä varastossa olevat tuotteet hintojen mukaan lajiteltuina nousevaan järjestykseen. LAJITTELU-funktion toinen argumentti (eli 2) edustaa sarakkeen numeroa, jonka mukaan haluat lajitella.

Tässä tapauksessa haluamme lajitella sarakkeen B hintojen mukaan, joten käytämme numeroa 2. LAJITTELU-funktion kolmas argumentti (eli TRUE) määrittää, että haluamme lajitella arvot nousevaan järjestykseen.

Tässä on muita Excelin toimintoja, jotka voit yhdistää FILTER-funktion kanssa:

1. SUMIF tai KESKIMÄÄRÄ JOS: Voit käyttää SUODATIN-toimintoa luodaksesi tiedoista osajoukon, joka täyttää tietyt kriteerit, ja sitten käyttää SUMIF- tai AVERAGEIF-funktiota laskeaksesi kyseisen tietojen osajoukon summan tai keskiarvon.
   • Jos sinulla on esimerkiksi luettelo eri tuotteiden myyntitiedoista ja haluat laskea tietyn tuotteen kokonaismyynti, voit käyttää FILTERiä luodaksesi tietoosajoukon kyseiselle tuotteelle ja sitten käytä SUMIF-toimintoa laskeaksesi kokonaismyynnin.
2. MAX ja MIN: Voit käyttää FILTER-toimintoa löytääksesi enimmäis- tai vähimmäisarvon tiedoista, jotka täyttävät tietyt ehdot. Myyntitietoesimerkissä voit käyttää FILTER-toimintoa MAX tai MIN kanssa löytääksesi tuotteen, jolla on suurin tai pienin myynti.
3. KREIVI: Voit myös käytä COUNT-toimintoa FILTER-komennolla saadaksesi tietyt ehdot täyttävien solujen lukumäärän.

Kaiken kaikkiaan FILTER-toiminnon yhdistäminen muihin Excel-toimintoihin voi auttaa sinua suorittamaan kehittyneempiä analyyseja ja tekemään tiedoistasi mielekkäämpiä ja hyödyllisempiä.

Tehokas tietojen suodatus Excelin FILTER-toiminnolla

Excelin FILTER-toiminnon avulla voit suodattaa tiedot nopeasti ja helposti määritettyjen ehtojen perusteella. Käyttämällä FILTER-toimintoa voit välttää suurten tietojoukkojen manuaalisen lajittelun, jotta löydät tarvitsemasi tiedot. Voit määrittää useita ehtoja ja yhdistää niitä käyttämällä operaattoreita, kuten "AND" ja "OR", mikä antaa sinulle joustavuutta ja suodatuskaavan hallinnan.

Olitpa kokenut analyytikko tai aloittelija, Excelin FILTER-toiminto voi auttaa sinua virtaviivaistamaan työnkulkua ja saamaan kaiken irti tiedoistasi.