Useimmissa työympäristöissä työnkulkuprosessit ovat yleensä jo valmiina, jotta voit seurata niitä. Freelancerina tämä on kuitenkin asia, jota sinun tulee kehittää ja toteuttaa itse. Tämä voi olla aluksi pelottavaa, mutta kokeilun jälkeen joustavuus oman työnkulkudokumentaation valitsemisessa voi olla voimaannuttavaa.
Miksi vaivautua dokumentoimaan työnkulkuprosessisi?
Odota – jos kukaan ei pakota sinua dokumentoimaan työnkulkuasi, miksi vaivautua? Eikö siitä ole kyse "oma pomosi olemisesta"?
Se on totta: freelancerina voit päättää olla dokumentoimatta paljon mitään, jos et halua. Mutta dokumentointi työnkulkuprosessisi voi auttaa budjetoimaan aikaa, ylläpitämään parempia suhteita asiakkaisiin ja laskuttamaan työstäsi.
Voit yrittää toimia ilman dokumentointia jonkin aikaa. Mutta kun freelancerina urasi jatkuu, huomaat todennäköisesti dokumentoivasi yhä enemmän. Tämä voi olla pitkä ja tuskallinen prosessi. Asiakirjojen laatiminen on ehdottomasti helpoin ja pehmeämpi tapa.
Työnkulkuprosessisi suunnittelu
Työnkulkuprosessin dokumentointi voi tuntua melko abstraktilta ja sotkuiselta, jos et ole tottunut siihen. Lisäksi se voi näyttää melko erilaiselta riippuen tekemästäsi työstä. Voit harkita tämän artikkelin seuraamista käyttämällä jo suorittamaasi projektia. Tämä voi auttaa sinua ymmärtämään, kuinka projekti hajoaa.
1. Pura tehtäväsi
Ensimmäinen askel on jakaa tehtäväsi osiin. Kirjoittajana tai toimittajana tämä saattaa olla kirjan tai artikkelin pääpiirteet. Jos olet taiteilija, nämä voivat olla lopputeoksen eri tasoja tai osia. Mitä tahansa teetkin, tehtävän tulisi yleensä jakautua kvantitatiivisiin vaiheisiin, jotka muodostavat yhdessä lopullisen projektin.
Tehtävän jakaminen osiin on tärkeää useista syistä. Ensinnäkin se muodostaa työnkulun dokumentaatiosi liikkuvat perusosat. Lisäksi se voi auttaa sinua henkisesti. Vaikka et olisikaan kiinnostunut dokumentoinnista, tehtävän jakaminen osiin voi auttaa suuressa projektissa tuntumaan hallittavammalta.
2. Luo tarkistuslista ja visuaalinen vuokaavio
Kun olet eritellyt tehtäväsi, muuta jokainen osa tarkistuslistan kohteeksi. Kuten tehtävän erittelyssä, tarkistuslistan luominen palvelee kahta tarkoitusta: se auttaa sinua seuraamaan omaa edistymistäsi ja se auttaa sinua viestimään edistymisestäsi asiakkaille. Saatat myös olla hyödyllistä muuttaa tarkistuslistasi visuaaliseksi vuokaavioksi.
Tämä on erityisen kätevää, jos projektissasi on useita vaiheita. Jos esimerkiksi muokkaat kirjaa, jokainen luku on ehkä hahmoteltava, luonnosteltava, siteerattava ja muokattava. Tällaisten yksityiskohtien lisääminen paperilla olevaan tarkistuslistaan olisi sotkuista, varsinkin jos työskentelet useiden tehtävien kanssa samanaikaisesti tai tehtävät voivat siirtää vaiheita edestakaisin.
Tällaiseen asennukseen käyttämäsi ratkaisu voi riippua siitä, kuinka itsenäinen olet. Jos työskentelet enemmän tai vähemmän tyhjiössä (kuten jotkut freelancerit tekevät), visuaalinen vuokaaviosi saattaa olla tarralapuina taululle. Jos työskentelet läheisessä yhteistyössä asiakkaasi tai muiden urakoitsijoiden kanssa, saatat käytä jaettavaa työnkulkualustaa, kuten Trelloa.
3. Määrittele tavoitteet ja tavoitteet
Tämä vaihe saattaa tuntua hieman tarpeettomalta. Miksi tarvitset tavoitteita ja tavoitteita, jos sinulla on jo tarkistuslista?
Edes tarkistuslistalla, et voi tehdä koko projektia kerralla. Sinun on silti päätettävä, kuinka suuren osan projektistasi haluat saada valmiiksi päivässä tai viikossa tai vain asiakkaiden kanssa tehtyjen lähtöselvitysten välillä.
Palataksesi kirjaesimerkkiin, haluatko hahmotella kaikki luvut ennen kuin yksikään luku on luonnosteltu? Haluatko aloittaa yhden luvun luonnostelun, kun edellistä lukua ei ole vielä muokattu? Nämä ovat kysymyksiä, joihin vain sinä voit vastata. Vastaaminen niihin etukäteen voi kuitenkin auttaa sinua pysymään järjestyksessä.
Jälleen kerran, selkeät tavoitteet ja tavoitteet voivat pitää sinut projektisi kärjessä, mutta se voi myös auttaa sinua kommunikoi asiakkaasi kanssa siitä, miten projekti etenee – ja miten odotat sen tulevan pitkin.
4. Budjetti ja seuranta-aika
Kun olet päättänyt tavoitteesi ja tavoitteesi, on aika alkaa budjetoida aikaasi.
Kuinka paljon aikaa sinulla on koko projektin suorittamiseen? Kuinka paljon aikaa sinulla on varata tähän projektiin tuona aikana? Kuinka paljon aikaa on varattava kuhunkin tavoitteeseen? Onko sinulla kaikki aika maailmassa vai tarvitsetko priorisoida ja ehkä mennä ilman ylimääräisiä määräaikojen noudattamiseksi?
Jos saat tuntipalkan, seuraat luonnollisesti aikaasi. Muista vain huomioida, kuinka paljon aikaa kului projektin kuhunkin vaiheeseen. Näin saat paremman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa tarvitset sekä tämän projektin eteenpäin viemiseen että tuleviin projekteihin budjetoiessasi.
Jos saat palkan projektin tai suorituksen perusteella, kuten jotkut freelancerit tekevät, voi olla houkuttelevaa olla seuraamatta aikaa ollenkaan. Kuitenkin jälleen kerran, aikasi käytön ymmärtäminen voi auttaa sinua tulemaan paremmaksi ja tehokkaammaksi freelancerina. Harkitse siis aikasi seurantaa ja budjetointia – vaikka kukaan ei pakottaisi sinua.
Tarkista, tarkkaile ja optimoi
Käytä yksittäisten projektien aikana ja jokaisen projektin jälkeen aikaa pohtiaksesi työnkulkuprosessin dokumentaatiota. Oliko asioita, joita huomasit rikkoutuvasi entisestään matkan aikana? Vievätkö jotkin tehtävät sinulta enemmän tai vähemmän aikaa kuin odotit? Olivatko tavoitteesi liian suuria ollakseen realistisia vai liian pieniä ollakseen hyödyllisiä?
Tällaisten töiden tekeminen projektin aikana voi auttaa sinua työskentelemään mahdollisimman tehokkaasti loppuprojektin ajan. Tällaista projektien välistä työtä tekemällä voit antaa tarkempia tarjouksia tuleville asiakkaille sekä budjetoida omaa aikaasi hallittavalla ja tehokkaalla tavalla.
Olet työn arvoinen
Useimmat asiakkaat eivät nimenomaisesti pyydä työnkulun dokumentaatiota. Voi olla helppoa saada "freelancer tunnelinäkö", joka on pakko olla tekemättä mitään muuta kuin mitä asiakas nimenomaisesti vaatii. Mutta jos teet ylimääräistä työtä aikataulusi hienosäätämiseksi, voit tulla tehokkaammaksi freelancerina. Ja se on hyvä kaikille.
