Kun omaksut nykypäivän virtuaalisen työympäristön ja digitalisoidut prosessit, on tärkeää pohtia, miten parhaiten hallitat työpaikkasi dokumentaatiota. Tehokas digitaalisen dokumentoinnin strategia on ratkaisevan tärkeä yhtenäisen työvoiman ylläpitämiseksi. Tämä on tärkeämpää, kun tiimit ovat maantieteellisesti hajallaan, kuten usein etätyövoiman tapauksessa.
Työntekijäsi eivät voi enää luottaa arkistokaappiin ja paperipohjaiseen dokumentaatioon päästäkseen käsiksi työpaikkatietoihin ja seuratakseen niitä. Tämä artikkeli kattaa parhaat käytännöt ja työkalut tehokkaaseen digitaaliseen dokumentointiin etätyöpaikallasi.
1. Kirjoita ytimekkäästi
Lukijat arvostavat tiivistä kirjoitusta, varsinkin etätyöpaikalla, jossa ihmiset eivät voi vain poiketa pyytämään selvennystä. Tämä tarkoittaa, että on erittäin tärkeää järjestää ajatuksesi oikein ja olla mahdollisimman selkeä asiakirjoissasi. Kun kirjoitat työpaikan asiakirjoja, vältä turhia lauseita, pitkiä lauseita ja tarpeetonta ammattikieltä.
Käytä luettelomerkittyjä luetteloita korostaaksesi tärkeitä tietoja ja erottaaksesi suuret tekstipalat kappaleiksi. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun haluat välittää suuria tietomääriä, koska se pilkkoo tekstin helposti sulavaksi ja helpottaa skannausta. Lisäksi haluat käyttää sanoja, joita kaikki työpaikallasi ymmärtävät teknisestä osaamisesta riippumatta. Lopuksi aina muokkaa työtäsi itse parantaaksesi kirjoitustasi ennen sen lähettämistä; ylimääräinen silmäpari voi myös auttaa havaitsemaan mahdolliset virheet.
2. Säilytä digitaalisia asiakirjoja keskitetyssä paikassa
Helppo pääsy työpaikan asiakirjoihin on kriittinen etätyövoimalle. Kukaan ei halua tuhlata aikaa etsimällä Slackin viesteistä tai vanhoista sähköposteista löytääkseen tärkeitä tietoja. Sinä pystyt perustaa sisäinen wiki tai käytä tietokantaohjelmistoa tämän haasteen voittamiseksi. Sisäinen wiki tarjoaa keskitetyn, haettavan arkiston kaikelle työpaikkadokumentaatiollesi, mukaan lukien yrityksen käytännöt, kokousmuistiinpanot, opastusohjeet ja perehdytysasiakirjat muutamia mainitakseni.
Sisäiset wiki-työkalut, kuten Tettra voit luoda, muokata ja tallentaa asiakirjoja yhteen paikkaan ja jakaa ne tiimisi kanssa muutamalla napsautuksella. Vaihtoehtoisesti, jos organisaatiosi on jatkuvasti vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa – ja haluat säilyttää sisäisen ja ulkoisen dokumentaation samassa paikassa – tietopohjan työkalu Kuten Asiakirja 360 saattaa olla parempi ratkaisu. Tietokanta on pohjimmiltaan online-kirjasto, jossa on sisäisiä asiakirjoja ja asiakastukiresursseja, kuten usein kysyttyjä kysymyksiä, käyttöoppaita ja tuotetietoja.
3. Pakota kulunvalvontakäytännöt
Vaikka työpaikan asiakirjojen keskitetty arkiston käyttö on välttämätöntä, haluat myös hallita, ketkä voivat käyttää asiakirjoja ja tehdä muutoksia. Sinulla saattaa olla tiettyjä asiakirjoja, jotka koskevat vain tiettyjä osastoja, tai arkaluontoisia tiedostoja, joita vain järjestelmänvalvojien tulisi käyttää. Tämä auttaa ylläpitämään asiakirjojen turvallisuutta ja estämään vahingossa tapahtuvat tai luvattomat muutokset. Joten kun valitset työpaikan dokumentointityökalua, valitse työkalu, joka tukee tätä ominaisuutta, ja mukauta kulunvalvonta-asetukset organisaatiosi tarpeiden mukaan.
Esimerkiksi Document360 tarjoaa useita tilejä, joiden avulla voit määrittää kunkin käyttäjän käyttöoikeustason dokumentaatioihisi. Tettra sisältää myös käyttöoikeusjärjestelmän, jonka avulla voit hallita, kuka voi muokata, tarkastella tai julkaista tiettyjä asiakirjoja.
4. Noudata verkkoturvallisuuden parhaita käytäntöjä
Kulunvalvontakäytäntöjen pakottaminen auttaa, mutta se ei riitä suojaamaan työpaikan asiakirjoja tietoturvauhkilta. Kun yhä useammat yritykset siirtyvät verkkoon, tietoverkkorikollisuus lisääntyy, joten sinun on ryhdyttävä ylimääräisiin varotoimiin varmistaaksesi, että digitaalinen dokumentaatiosi on turvassa hakkereilta.
Luodaksesi tehokkaan digitaalisen dokumentaation strategian turvallisuutta ajatellen, haluat välttää yleisiä etätyön turvallisuusvirheet kuten henkilökohtaisten laitteiden käyttäminen työtehtävissä, salasanojen jakaminen ja tietoturvapäivitysten asentamisen laiminlyönti. Lisäksi vahvojen salasanojen luomisen lisäksi haluat varmistaa, että vaihdat niitä säännöllisesti vähentääksesi hakkeroinnin riskiä. Lisäksi voit myös salata työpaikkaasiakirjasi lisätäksesi ylimääräisen suojakerroksen. Ja lopuksi, älä unohda käyttää VPN: ää pitääksesi tietosi turvassa, varsinkin kun työskentelet julkisessa Wi-Fi-verkossa.
5. Pidä varmuuskopiot
Parhaista yrityksistäsi huolimatta on aina mahdollisuus, että työpaikkaasiakirjasi voivat kadota tai vioittua. Vaikka tietokantatyökalujen käyttäminen ensisijaisena tallennusratkaisuna auttaa vähentämään tietojen menetyksen riskiä, haluat silti säilyttää varmuuskopiot, jos jokin menee pieleen. Tämä johtuu siitä, että näissä ratkaisuissa voi esiintyä myös teknisiä ongelmia, jotka eivät ole sinun hallinnassasi, mikä tarkoittaa ainakin sitä, että sinulla ei ole pääsyä asiakirjoihin sinä aikana.
Varmuuden vuoksi voit harkita ylimääräisiä varmuuskopiointiratkaisuja, kuten Google Drivea ja paikallisia tallennuslaitteita. Et tietenkään halua pitää kirjaa useista saman asiakirjan kopioista, joten luo selkeä varmuuskopiointistrategia ennen kuin käytät työpaikan dokumentaatiotyökaluja. Näin voit olla varma, että asiakirjasi ovat aina saatavilla, kun niitä tarvitset.
6. Digitoi paperiasiakirjasi
Jos luotat edelleen paperipohjaiseen dokumentaatioon, nyt on aika siirtyä digitaalisiin kopioihin tai ainakin luoda digitaalisia kopioita. Tämä ei ainoastaan helpota suurten tiedostomäärien hallintaa, vaan se myös parantaa saavutettavuutta, yhteistyötä ja turvallisuutta.
Voit digitoida paperiasiakirjojasi skannerilla. Kun sinulla on digitaaliset kopiot asiakirjoistasi, voit ladata ne valitsemaasi työpaikan dokumentointityökaluun helpon pääsyn ja yhteistyön helpottamiseksi.
7. Käytä selkeää indeksointia nopeaan tunnistamiseen
Jos sinulla on paljon asiakirjoja, niiden seuraaminen voi olla haastavaa. Siksi selkeän indeksointijärjestelmän käyttäminen työpaikan asiakirjoissa on välttämätöntä. Tällä tavalla voit helposti löytää tarvitsemasi tiedostot – silloin, kun tarvitset niitä. Asiakirjoja voi indeksoida muutamalla eri tavalla. Voit esimerkiksi aloittaa luokittelemalla ne tyypin, päivämäärän tai projektin mukaan. Tämä helpottaa tiettyjen asiakirjojen löytämistä tarvittaessa.
Toinen vaihtoehto on käyttää avainsanoja työpaikkaasiakirjojen indeksointiin. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos sinulla on paljon tiedostoja ja sinun on pystyttävä etsimään niitä nopeasti. Mitä tahansa indeksointijärjestelmää käytätkin, varmista, että se on johdonmukainen ja helppo ymmärtää.
Etätyöryhmäsi tarvitsevat älykkään dokumentointistrategian
Etätyöpaikan dokumentointi on välttämätöntä organisaatiosi sujuvan toiminnan kannalta. Luomalla tehokkaan digitaalisen dokumentointistrategian voit varmistaa, että tiimisi pääsevät nopeasti käsiksi tarvitsemaansa tietoon ja pysyvät tuottavina.
