3 tehokasta tapaa käyttää ChatGPT: tä Excelissä

Excel on uskomattoman hyödyllinen työkalu suurten tietomäärien käsittelyyn. Oikeiden kaavojen löytäminen ja toteuttaminen voi kuitenkin joskus olla monimutkainen ja turhauttava kokemus. Onneksi ChatGPT voi olla erinomainen resurssi näiden haasteiden voittamiseksi.

Tämän tekoälyn kielimallin avulla voit etsiä apua Exceliin liittyvissä ongelmissa, luoda kaavoja ja saada reaaliaikaisia ​​vastauksia, joiden avulla saat Excelistä kaiken irti. Tässä artikkelissa tutkimme joitain tehokkaita tapoja käyttää ChatGPT: tä Excelissä ja selvittää, kuinka se voi parantaa tietojen analysointikokemustasi.

1. Käytä ChatGPT: tä luomaan ja toteuttamaan kaavoja

Oikeiden Excel-kaavojen luominen tai löytäminen voi olla pelottavaa ja aikaa vievää. Lisäksi, jos kaava sisältää virheen, se voi tuottaa virheellisiä tuloksia, joiden korjaaminen voi olla vielä monimutkaisempaa.

Voit välttää kaiken tämän vaivan pyytämällä ChatGPT: tä luomaan sinulle kaavoja, jotka perustuvat siihen, mitä haluat kaavan tekevän. Voit pyytää chatbottia ehdottamaan kaavoja käsillä olevien tehtävien perusteella tai voit pyytää ohjausta jo olemassa olevaan kaavaan.

Aloita luettelemalla kaavan perusvaatimukset. Tämä voi sisältää näytteen laskentataulukostasi ja kuvauksen tehtävästä, jonka haluat suorittaa. Kun tämä on tehty, voit pyytää ChatGPT: tä luomaan kaavan. Tämä voi sisältää kaavan/funktion rakennustyökalun käyttämisen tai kaavan manuaalisen lisäämisen laskentataulukkoon.

Tässä esimerkki: Meillä oli taulukko, joka sisältää tiedot eri tuotteiden myynnistä eri kaupungeissa, ja halusimme laskea kunkin tuotteen kokonaismyynnin. Annoimme kaikki tarvittavat tiedot ChatGPT: hen ja pyysimme sitä laskemaan tuotteen A myynnin.

Näin se vastasi:

Noudatimme Excel-taulukossamme olevia tarkkoja vaiheita, ja kaava laski kokonaismyynnin tarkasti.

Kun pyydät ChatGPT: tä luomaan kaavoja puolestasi, sinun tulee pitää mielessä seuraavat asiat:

• Mitä enemmän tietoja annat, sen parempi. Varmista, että ohjeet ovat selkeät ja täsmälliset. Jos laskentataulukko ei ole liian pitkä, voit kopioida sen sisällön ja toimittaa sen chatbotille tarkempaa vastausta varten. Olemme myös puhuneet kuinka kirjoittaa tehokkaita ChatGPT-kehotteita parhaiden vastausten saamiseksi edellisessä oppaassamme, johon voit viitata tätä tarkoitusta varten.
• Tarkista ChatGPT: n luomien kaavojen muotoilu ja syntaksi. Jos jokin näistä on virheellinen, Excel palauttaa virheilmoituksen.
• Tarkista aina tulokset uudelleen varmistaaksesi tarkkuuden. Vaikka ChatGPT voi luoda kaavoja sinulle, sillä on myös tiettyjä rajoituksia. On parasta testata kaavaa pienellä datanäytteellä varmistaaksesi, että se tuottaa tarkkoja tuloksia.

Kun pidät nämä kohdat mielessä, voit käyttää chatbotia tehokkaammin ja varmemmin voittaaksesi pelot, joita sinulla saattaa olla laskentataulukoiden kanssa työskentelemisestä.

2. Käytä ChatGPT: tä makrojen luomiseen

Makrot ovat joukko ohjeita, jotka käskevät Excelin suorittamaan tietyt tehtävät tietyssä järjestyksessä. Tämä tarkoittaa, että makrojen avulla voit tallentaa tietyn joukon toimintoja ja suorittaa ne myöhemmin yhdellä napsautuksella ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa koodia manuaalisesti joka kerta.

Makrojen luominen Excelissä voi kuitenkin olla hieman pelottavaa, varsinkin jos et ole perehtynyt ohjelmointiin tai VBA: han. Onneksi ChatGPT voi auttaa sinua tässä prosessissa tarjoamalla hyödyllisiä ohjeita ja neuvoja.

Katsotaanpa esimerkkiä. Meillä on myyntitiedoista taulukko, jossa on seuraavat sarakkeet:

• Työntekijän nimi
• Alue
• vuosineljännes
• Kokonaismyynti

Haluamme luoda suodattimen, joka näyttää Pohjois-alueen ensimmäisen vuosineljänneksen kokonaismyynnin. Kuvailimme tämän ChatGPT: lle ja loimme sille makron alla olevan kuvan mukaisesti:

Kun sinulla on tarvittava makro, toteutetaan ja ajetaan se:

1. paina Alt + F11 näppäimistön näppäimiä avataksesi Visual Basic Editorin.
2. Siirry seuraavassa ikkunassa kohtaan Lisää > Moduuli.
3. Kirjoita tähän koodi, jonka kopioit ChatGPT: stä aiemmin.
4. Sulje valintaikkuna ja napsauta Tiedosto > Tallenna nimellä.
5. Laajenna avattava Tallenna nimellä -valikko ja valitse Excel-makrokäyttöinen työkirja.
6. Klikkaus Tallentaa makrotiedoston tallentamiseen.
7. Palaa nyt laskentataulukkoon ja siirry kohtaan Kehittäjä -välilehti.
8. Klikkaa Makrot ja valitse FilterData luettelosta.
9. Lopuksi lyö Juosta.

Tämä makro suodattaa nyt tietosi näyttämään vain kohdealueen myynnin.

3. Käytä ChatGPT: tä sähköpostien lähettämisen automatisointiin

Kun johdat suurta tiimiä, tehtävien, kuten sähköpostien lähettämisen, automatisointi voi olla hengenpelastaja. Excel tarjoaa erilaisia ​​menetelmiä sähköpostien lähettämisen automatisoimiseksi, mikä on erityisen hyödyllistä lähetettäessä sähköpostia säännöllisesti ihmisryhmälle, jolla on samanlaiset tiedot. Lisäksi ChatGPT: n sisällyttäminen voi edelleen virtaviivaistaa sähköpostin automatisointiprosessia maksimaalisen tehokkuuden saavuttamiseksi.

Helpoin tapa tehdä se on pyytää ChatGPT: tä luomaan asiaankuuluva VBA-makro. Tämä menetelmä on melko samanlainen kuin edellä kuvatut vaiheet. Katsotaanpa nopeasti esimerkkiä.

Oletetaan, että meillä on luettelo yrityksemme ylimmän johdon sähköpostiosoitteista, ja meidän on lähetettävä heille ensimmäisen vuosineljänneksen tulosraportti sähköpostitse. Näin pyydämme ChatGPT: tä luomaan VBA-makron.

Kun meillä on makro, tallennamme moduulin ja suoritamme sen noudattamalla yllä kuvattuja vaiheita. Niin yksinkertaista! Näiden kolmen listaaman menetelmän lisäksi ChatGPT: n käyttämiseksi Excelissä voit myös käyttää chatbot analysoida ja visualisoida tietoja Excelissä työkalujen, kuten kaavioiden ja data-analyysin, avulla Työkalupakkaus. Voit pyytää ChatGPT: tä selittämään, kuinka näitä työkaluja käytetään tehokkaasti.

Lisäksi voit käyttää ChatGPT: tä Excelin ongelmien vianmääritykseen antamalla sille kohtaamasi virheen tiedot. Vaikka niitä on useita asioita, joita ChatGPT ei voi tehdä Excelissä Se on kuitenkin loistava työkalu, joka voi auttaa sinua tulemaan taulukkolaskenta-ammattilaiseksi.

ChatGPT pelastuspalveluun

ChatGPT on arvokas resurssi, jonka avulla saat Excelistä kaiken irti. Sen avulla voit luoda uusia kaavoja, saada apua laskentataulukkovirheisiin ja jopa oppia uusia taitoja pyytämällä sitä selittämään, miten tietyt ominaisuudet toimivat. Oikein käytettynä se voi auttaa sinua maksimoimaan Excelin tuottavuuden ja pääsemään yli mahdollisista laskentataulukkopeloista.