Kaltaisesi lukijat auttavat tukemaan MUO: ta. Kun teet ostoksen käyttämällä sivustollamme olevia linkkejä, voimme ansaita kumppanipalkkion. Lue lisää.

Microsoft Formsilla on tahmea käyttöliittymä ja tyylikäs kokemus. On pieni mahdollisuus, että hylkäät sen, kun kokeilet sitä ensimmäistä kertaa. Vaikka sen käyttöliittymä on kattava, tarvitset silti joitain ammattilaisvinkkejä käyttääksesi Microsoft Formsia tuottavammin.

Tässä on erinomaisia ​​tapoja hyödyntää Microsoft Formsia tutkimus- ja liiketoimintatarpeisiisi.

1. Jaa lomakkeesi

Lomakkeen jakaminen on kyselysi perimmäinen tavoite. Tämä on helppoa:

  1. Klikkaus Kerää vastaus lomakkeesi oikeassa yläkulmassa.
  2. Valitse vastaanottajaryhmäasetukset valitsemalla Kuka tahansa voi vastata, Vain organisaationi henkilöt voivat vastata, tai Tietyt ihmiset organisaatiossani voivat vastata.
  3. Klikkaa Lyhennä URL-osoite lyhyemmän URL-osoitteen valintaruutu (valinnainen). Napsauta sitten Kopioi aloittaaksesi kyselysi jakamisen kohdeosanottojesi kanssa.

Jaa tiettyjen ihmisten kanssa mukautettujen kutsujen avulla

instagram viewer

Kun jaat lomakkeen, voit varmuuskopioida sen mukautetulla kutsuviestillä tehdäksesi siitä ammattimaisempaa:

  1. Klikkaa Kerää vastaus -välilehti lomakkeesi oikeassa yläkulmassa.
  2. Valitse vastaanottajavalintasi.
  3. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite, nimi tai ryhmä yhteystietokenttään. Voit syöttää useita vastaanottajia.
  4. Täytä tekstikenttä mukautetulla viestilläsi.
  5. Napsauta lopuksi Lähettää. Osallistujasi saavat nyt mukautetun viestin, joka johtaa heidät lomakesivulle.

2. Tarkastele vastausta Excelissä reaaliajassa

Kun kokoat Microsoft Forms -vastauksia, sinun on yleensä ladattava Excel-kopio tiedoistasi. Ladatut tiedot eivät päivity uusien lähetysten yhteydessä. Tästä syystä saatat joutua toistamaan latausta aikavälein päivittääksesi paikallisen aseman tiedot.

Voit estää näiden useiden aikavälien lataukset odottamalla, että vastaajat täyttävät kyselyn, ennen kuin viet vastauksensa Exceliin.

Mutta joskus haluat nähdä, kuinka ihmiset vastaavat reaaliajassa – varsinkin jos kysely on laaja. Se on helppoa; Microsoft 365 Business -tilin avulla voit katso Microsoft Forms -vastaukset Excelissä reaaliajassa. Voit saavuttaa tämän suoraan käyttämällä sisäänrakennettua Forms for Exceliä tai Power Automaten kautta.

3. Estä päällekkäiset lomakevastaukset

Microsoft Forms sallii jonkun vastata useita kertoja oletuksena. Voit määrittää lomakkeen sallimaan vain yhden vastauksen henkilöä kohden.

Kun sinä estää ihmisiä lähettämästä useita kertoja, heidän on kirjauduttava sisään Microsoft-tililleen vastatakseen kyselyysi. Näin ollen lomake estää samalla tilillä pääsyn kyselyyn kahdesti.

4. Upota Microsoft Forms iFrame verkkosivustollesi

Jos haluat ihmisten kirjautuvan verkkosivustollesi täyttääkseen kyselyn, voit sen sijaan lisätä lomakkeen kehykseksi verkkosivustollesi. Sinun tarvitsee vain kopioida iFrame-kopio valmiista lomakkeesta ja liittää se verkkosivustosi HTML-koodiin. Tehdä niin:

  1. Mene lomakkeellesi ja napsauta Kerää vastauksia oikeassa yläkulmassa.
  2. Napsauta avatun sivupalkin oikeassa alakulmassa olevaa koodikuvaketta.
  3. Kopioi upotuskoodi napsauttamalla Kopio.
  4. Liitä kopioitu koodi verkkosivustosi HTML-tiedostoon.

5. Käytä QR-koodia lomakkeiden jakamiseen

Voit myös ladata ja lähettää lomakkeesi QR-koodin vastaajillesi. Tämä on vaihtoehtoinen tapa jakaa kyselyn URL-osoite kohderyhmän kanssa. Voit ladata Microsoft-lomakkeen QR-koodin seuraavasti:

  1. Siirry kohtaan Kerää vastauksia taputtele oikeaan yläkulmaan.
  2. Napsauta sivupalkin alareunassa olevaa QR-koodikuvaketta (koodikuvakkeen vasemmalla puolella).
  3. Klikkaus ladata tallentaaksesi QR-koodin kuvan paikalliselle asemallesi.
  4. Voit nyt jakaa ladatun QR-kuvan kohderyhmällesi.

6. Aseta lomakkeen täyttämisen kesto

Et ehkä suorita tietokilpailua, mutta haluat silti, että vastaajat täyttävät lomakkeesi tietyn ajan kuluessa. Haluat esimerkiksi työnhakijoiden vastaavan hakulomakkeeseen ennen tiettyä päivämäärää. Voit sitoa heidän vastauksensa määräaikaan.

Voit tehdä tämän säätämällä lomakkeen asetuksia:

  1. Napsauta kolmea vaakasuuntaista valikkopistettä oikeassa yläkulmassa.
  2. Mene asetukset.
  3. Klikkaus Aloituspäivämäärä. Napsauta sitten Lopeta tiedot päättääksesi kyselysi keston.
  4. Voit myös ajastaa lomakkeen klikkaamalla Aseta ajan kesto; tämä käynnistää ajastimen, kun joku alkaa täyttää lomaketta.

Jos olet ajoittanut kyselyn, vastaajasi saavat ennen aloittamista kehotteen, jossa kerrotaan, että kyseessä on ajoitettu kysely.

7. Luo ja mukauta tietokilpailuja Microsoft Formsissa

Kuten Google Formsissa, voit myös luoda tietokilpailuja Microsoft Formsissa. Onneksi tietokilpailut ovat yhtä helppoja tehdä kuin tavalliset lomakkeet. Voit luoda tietokilpailun Microsoft Formsissa seuraavasti:

  1. Klikkaus Uusi tietokilpailu Microsoft Forms -hallintapaneelista.
  2. Täytä otsikkokenttään tietokilpailusi nimi. Kirjoita sitten valinnainen kuvaus tämän kentän alle, jos sinulla on sellainen.
  3. Klikkaus Lisää uusi.
  4. Näet käytettävissä olevat tietokilpailuvaihtoehdot näytetyssä palkissa. Voit esimerkiksi valita Valinta useita vaihtoehtoja koskeviin kysymyksiin.
  5. Klikkaus Lisää uusi lisätäksesi uuden kysymyksen.

Aseta tietokilpailun tulosten näkyvyys

Haluat ehkä myös estää osallistujia näkemästä testituloksia lähettämisen jälkeen:

  1. Napsauta kolmea vaakasuuntaista valikkopalkkia oikeassa yläkulmassa.
  2. Mene asetukset.
  3. Kytke pois päältä Näytä tulokset automaattisesti.

8. Lataa ja mukauta lomakkeen teema

Käyttöliittymän lisäksi Microsoft Formsin avulla voit määrittää käyttöliittymän, jonka vastaajat näkevät, kun he avaavat kyselysi. Tämä on erinomainen tapa tuoda ammattitaitosi esille. Vaikka Microsoft Forms tarjoaa sisäänrakennettuja teemoja, voit myös suunnitella ja lähettää mukautetun teeman.

  1. Napsauta lomakkeellasi Teema oikeassa yläkulmassa.
  2. Valitse luetelluista teemoista.
  3. Jos haluat ladata sen sijaan mukautetun teeman, napsauta ristimerkkiä (+) teemapalkin oikeassa alakulmassa.
  4. Napsauta kuvakuvaketta seuraavassa valikossa.
  5. Lataa seuraavaksi teema Bingistä tai OneDrivesta. Tai voit klikata Lataa valitaksesi teeman paikalliselta asemaltasi.

9. Anna muiden käyttää lomakemalliasi

Jos olet luonut ihanan teeman, jossa on kattavat ja asiaankuuluvat kyselykysymykset, voit antaa muiden käyttää sitä. Kun annat muiden käyttää malliasi, jaat sen sijaan sen kopion. Näin ollen vastaajasi voivat käyttää sitä mallina kyselyynsä.

Siirry lomakkeellesi ja seuraa näitä ohjeita:

  1. Napsauta kolmea vaakasuuntaista valikkopistettä oikeassa yläkulmassa.
  2. Klikkaus Tee yhteistyötä tai kopioi.
  3. Napsauta Jaa mallina -osiossa Hanki linkki kopiointiin.
  4. Kopioi luotu linkki ja jaa se osallistujien kanssa. Vaikka he voivat edelleen täyttää ja lähettää lomakkeen, he voivat myös kopioida sen ja käyttää sitä mallina kyselyihinsä, jos heillä on Microsoft 365 -tili.

10. Mukauta jäähyväisviesti

Voit myös arvostaa osallistujiasi siitä, että he käyttivät aikaa vastataksesi kyselyysi. Tämä viesti tulee näkyviin, kun he lähettävät lomakkeesi.

Tällainen viesti voi auttaa rakentamaan suhdetta osallistujien kanssa pitkälle. Voit esimerkiksi käyttää tätä tilaisuutta muistuttaaksesi vastaajiasi, että vastaat heidän panokseensa tiettynä ajankohtana. Voit muokata jäähyväisviestiä seuraavasti:

  1. Napsauta kolmea vaakasuuntaista valikkopistettä lomakkeen oikeassa yläkulmassa.
  2. Mene asetukset.
  3. Klikkaa Muokkaa kiitosviestiä valintaruutu.
  4. Täytä sitten kenttä viestilläsi.

Ihmiset saavat nyt viestisi lomakkeen lähettämisen jälkeen.

11. Saat sähköposti-ilmoituksen jokaisesta vastauksesta

Voit saada sähköposti-ilmoituksen aina, kun joku vastaa kyselyysi. Vaikka tämä ei ehkä ole toivottu käytäntö laajoissa kyselyissä, se auttaa sinua seuraamaan vastauksia – varsinkin jos osallistujia on vähemmän. Tehdä niin:

  1. Napsauta kolmea vaakasuuntaista valikkopalkkia yläreunassa. Siirry sitten kohtaan asetukset.
  2. Klikkaa Saat sähköposti-ilmoituksen jokaisesta vastauksesta valintaruutu.

12. Tee kopio aiemmista lomakkeista

Vaikka edellisen lomakkeen muokkaaminen ja sen käyttäminen toisessa kyselyssä nopeuttaa työtäsi, päädyt sen sisällön päälle. Kopioi lomake, jolle haluat rakentaa, ja muokkaa sen sijaan sen toista:

  1. Siirry Microsoft Forms -hallintapaneeliin.
  2. Kun olet löytänyt edellisen lomakkeen, johon haluat rakentaa, napsauta kolmea vaakasuuntaista pistettä sen bannerin oikeassa alakulmassa.
  3. Valitse Kopio kopioida se. Voit nyt muokata ylimääräistä.

Jaa kyselysi ammattimaisesti

Verkkokyselytyökalut, kuten Microsoft ja Google Forms, tekevät elämästä helppoa. Vaikka voit kuitenkin hyödyntää niiden yksinkertaisuutta paikallisissa ja laajoissa tutkimuksissa, heidän ammattikäyttötapaustensa tunteminen yksinkertaistaa niitä entisestään.

Vaikka olet oppinut vinkkejä ja temppuja Microsoft Formsin käyttöön tässä artikkelissa, saatat haluta myös tutustua Google Formsin ammattikäyttöön.