Työskentely etätiimin kanssa on erinomainen tapa hyödyntää monipuolista lahjakkuutta maailmanlaajuisesti. Löydät varmasti oikean sopivan mihin tahansa tiettyyn rooliin tai projektiin varmistaaksesi, että yrityksesi kukoistaa.
Työskentely etätiimin kanssa vaatii kuitenkin erilaista lähestymistapaa kuin oman tiimin johtaminen. Sinun on voitettava haasteita, kuten huono viestintä, tunnustuksen puute, aikataulutusvaikeudet ja paljon muuta. Tämä tarkoittaa, että sinun on määritettävä prosessit varmistaaksesi, että etätiimisi toimii parhaimmillaan. Tämä artikkeli sisältää vinkkejä ja työkaluja, jotka auttavat sinua saavuttamaan tämän tavoitteen.
1. Aseta viestintäkanavat
Tehokas viestintä on elintärkeää jokaiselle menestyvälle tiimille, etenkin etäasetuksissa. Koska et voi kommunikoida henkilökohtaisesti, on erittäin tärkeää, että määrität eri kanavat yleisiä viestintävirheitä virtuaaliryhmissä ja varmista, että kaikki ovat samalla sivulla.
Voit käyttää useita erilaisia työkaluja voittaa yhteiset etätiimin viestinnän haasteet, kuten sähköpostit, videoneuvottelujärjestelmät ja pikaviestiympäristöt. Jokainen työkalu tarjoaa erilaisia ominaisuuksia, joten valitse ne, jotka sopivat parhaiten tiimisi tarpeisiin ja erityisiin käyttötapauksiin.
Voit esimerkiksi käyttää pikaviestisovellusta, kuten Slackia, nopeaan keskusteluun ja kysymyksiin, sähköposteihin kommunikoida asiakkaiden kanssa ja videoneuvotteluohjelmistot, kuten Zoom, virtuaalisten kokousten tai sisäänkirjautumisten pitämiseen. Valitsetpa minkä tahansa viestintäkanavan, varmista, että jokainen tietää tarkoituksensa ja käyttää niitä oikein.
2. Valitse tuottavuus digitaalisen esittelyn sijaan
Digitaalisen presenteeismin voittaminen on elintärkeää sen varmistamiseksi, että hajautettu tiimisi toimii parhaalla mahdollisella tavalla. Työskentely etätiimin kanssa mahdollistaa perinteisen toimistomallin kopioimisen "presenteeism" – jossa mitataan tuottavuutta tietokoneen ääressä vietetyn ajan perusteella todellisia työtuloksia.
Sen sijaan, että odottaisit tiimisi olevan kiinni näytöissään koko päivän, voit keskittyä asettamiseen a SMART-suunnitelma auttaa heitä saavuttamaan tavoitteensa ja palkitsevia tuloksia verkossa vietetyn ajan sijaan.
Tämä antaa heille vapauden työskennellä tuottavimpina aikoina ja varmistaa, että saat kaiken irti ajastaan. Se myös siirtää painopisteen "aina päällä oleva" kulttuuri, joka vahingoittaa tuottavuutta sellaiseen, joka juhlii tulosta kannustamalla joustavia työaikoja ja parempaa keskittymistä.
Tehokas viestintä antaa tiimillesi mahdollisuuden olla tuottavampi. Jos se on tavoitteesi, on järkevää käyttää vähemmän aikaa viesteihin vastaamiseen ja enemmän todellisiin tehtäviin. Yksi parhaista tavoista saada aikaan kulttuuria, joka juhlii tuotantoa eikä työlaitteisiin yhdistettyjä tunteja, on käyttää työkaluja, jotka edistävät asynkronista viestintää.
Vaikka pikaviestinnällä on joissain tilanteissa paikkansa, jatkuvat ping-kutsut, ilmoitukset ja viestit voivat häiritä ja tehdä tiimillesi haastavaa sammuttaa. Asynkroninen viestintä on kätevää eri aikavyöhykkeillä työskenteleville tiimeille, koska sen avulla he voivat vastata, kun ne ovat käytettävissä, sen sijaan, että odottaisivat kaikkien olevan käytettävissä samanaikaisesti.
Voit käyttää asynkroniset viestintävälineet kuten Qatalog, Twist tai Yac, jotta he saavat kaiken tarvitsemansa tiedot tehdäkseen parhaansa pitäen samalla häiriöt mahdollisimman vähäisinä.
4. Valmistaudu käsittelemään teknisiä ongelmia
Joskus tekniikka voi olla kaksiteräinen miekka. Vaikka tietokoneet ja virtuaaliset tiimityökalut voivat auttaa sinua pysymään yhteydessä, mikään ei ole idioottivarmaa.
Joskus tiimisi jäsenet kohtaavat teknisiä ongelmia, jotka estävät heitä tekemästä työtään. Ja koska jokainen työskentelee eri paikoissa, et välttämättä aina voi luottaa omaan IT-tiimiisi kaikkien ongelmien nopeassa vianmäärityksessä.
Jotta vältetään merkittävät häiriöt tiimisi työnkulkuun, on tärkeää, että kaikki ovat valmiita käsittelemään yhteistä teknisiä etätyön ongelmia. Tämä sisältää tiedon, miten korjata yleisiä verkkovirheitä ja kyberturvallisuusuhkiin puuttuminen. Voit lisätä vianmääritysohjeita sisäiseen wikiisi, jotta tiimin jäsenet tietävät, mitä tehdä teknisten ongelmien sattuessa.
5. Luo tehokas dokumentointistrategia
Yksi parhaista tavoista varmistaa, että tiimisi toimii parhaimmillaan, on a kattava dokumentointistrategia paikallaan. Dokumentointi on välttämätöntä missä tahansa organisaatiossa, mutta se on erityisen hyödyllistä etätiimeille, joissa tiedot voivat kadota loputtomiin viesteihin ja sähköposteihin.
Olipa kyseessä projektiseloste, opastus tai muistiinpanot kokouksista, varmista, että tiimilläsi on yhteinen alusta, jossa he voivat nopeasti jakaa, tallentaa ja käyttää tärkeitä tietoja. Hyvin organisoitu dokumentaatiojärjestelmä auttaa pitämään kaikki samalla sivulla ja helpottaa tiimin jäsenten löytämään tarvitsemansa, kun he sitä tarvitsevat.
Voit käyttää ohjelmistoratkaisuja, kuten Tettraa luo työpaikkasi sisäinen wiki ja käytä sitä keskuskeskuksena kaiken olennaisen tiedon saamiseen. Tämän työkalun avulla voit järjestää tiedot luokkiin ja myöntää tietyille tiimin jäsenille luvan muokata tiettyjä asiakirjoja.
6. Anna ja vastaanota palautetta
Aina on parantamisen varaa, jopa parhaissa joukkueissa. Etätyöryhmän johtajana sinun vastuullasi on varmistaa, että kaikki työskentelevät tehokkaasti ja saavat palautetta, jota he tarvitsevat parantaakseen ja kiipeäkseen yrityksen tikkaita. Voit tehdä tämän järjestämällä säännöllisiä sisäänkirjautumisia videopuheluihin tai pyytämällä esimiehiä lähettämään kirjallisia palautelomakkeita.
Todennäköisesti ihmisilläsi on myös arvokasta palautetta sinulle ja yrityksellesi. Useimmat heistä eivät kuitenkaan ehkä tunnu mukavalta puhua videopuhelun aikana tai kirjoittaa sähköpostia. Voit käyttää työkalua, kuten Officevibe tiiminhallintaan ja varmistaa, että kaikkien ääni kuuluu.
Tämä työkalu tarjoaa anonyymejä palautevaihtoehtoja, joten jopa introvertteimmät tiimin jäsenet voivat jakaa rehellisiä ajatuksiaan ilman pelkoa. Tämä antaa sinulle selkeän käsityksen siitä, mitä tiimisi tarvitsee, ja voit ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin saadaksesi heidät toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.
7. Kannustaa sosiaaliseen vuorovaikutukseen
Kotoa työskenteleminen voi toisinaan tuntea olonsa yksinäiseksi ja vaikuttaa sitoutumiseen ja moraaliin. Koska fyysistä toimistoa ei ole, jossa voit silloin tällöin törmätä kollegaan ja keskustella nopeasti, on tärkeää löytää virtuaalisia ratkaisuja, jotka edistävät toveruuden tunnetta tiimisi jäsenten keskuudessa.
Sinä pystyt luo virtuaalinen vedenjäähdytin jossa tiimin jäsenet voivat käydä satunnaisia keskusteluja. Tämä voi olla ryhmäkeskustelu, jossa ihmiset voivat jakaa hauskoja tarinoita, keskustella harrastuksista tai kaikesta, mikä ei liity työhön. Voit myös suunnitella virtuaaliset kahvitauot pitämään ihmiset sitoutuneina ja motivoitunut. Tämä voisi olla yksityinen videopuhelu, jossa kaikki voivat viettää aikaa, nauraa ja pelata pelejä.
Luo positiivinen etätyökulttuuri
Positiivisen työkulttuurin luominen on elintärkeää kaikille etätiimille saavuttaakseen täyden potentiaalinsa. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi sinun on jatkuvasti arvioitava ja parannettava etätyötapaasi.
Kun hyödynnät yllä mainitut vinkit ja etsit luovia tapoja auttaa etätiimiäsi tuntemaan olonsa yhteytetyksi ja motivoituneeksi, voit luo tehokas työkulttuuri, joka tuo esiin etätiimisi parhaat puolet ja takaa menestyvän tulevaisuuden organisaatio.
