Suosituskirjeen pyytäminen haluamaasi työtehtävään voi olla pelottavaa, varsinkin jos teet sen sähköpostitse. Voit kuitenkin tehdä prosessista sujuvan ja onnistuneen oikean ajattelutavan avulla.
Haetpa ensimmäistä työpaikkaasi tai aiot muuttaa uraa, seuraavat vinkit ohjaavat sinut oikealle tielle saadaksesi menestyäksesi tarvitsemasi työsuositukset.
1. Valitse oikea henkilö pyytämään suosituskirjettä
Kun valitset oikeaa henkilöä, sinun tulee ottaa huomioon henkilön suhde sinuun. Ihannetapauksessa sinun pitäisi kysyä joltakulta, joka tuntee sinut hyvin ja osaa puhua taidoistasi, kyvyistäsi ja henkilökohtaisista ominaisuuksistasi mielekkäällä tavalla. Tämä voi olla esimies, työtoveri tai opettaja.
Lisäksi sinun tulee ottaa huomioon henkilön uskottavuus ja asiantuntemus alalla, jolla haet työtä. Kirje henkilöltä, jolla on asiaankuuluvaa tietoa ja kokemusta alaltasi, voi olla arvokkaampi kuin henkilöltä, joka on vähemmän perehtynyt työhön tai alaan.
Lopuksi sinun tulee harkita henkilön halukkuutta ja kykyä kirjoittaa vahva suosituskirje. On tärkeää pyytää jotakuta, joka haluaa käyttää aikaa harkitun ja perusteellisen kirjeen kirjoittamiseen ja jolla on kirjoitustaidot tehdä niin tehokkaasti.
2. Kirjoita selkeä ja tarkka aiherivi sähköpostillesi
Kun olet valinnut vastaanottajan, on aika aloittaa sähköpostin kirjoittaminen, joka alkaa aiherivillä. Voimakkaiden aiherivien kirjoittaminen auttaa sinua saamaan viestisi perille tehokkaasti, antaa vastaanottajan ymmärtää sähköpostisi tarkoituksen ja päättää, miten se priorisoidaan.
Epämääräinen tai harhaanjohtava aiherivi voi saada vastaanottajan huomaamatta tai poistamaan sähköpostisi, varsinkin jos hän on kiireinen tai vastaanottaa paljon sähköposteja. Lyhyen aiherivin kirjoittaminen voi myös auttaa heitä vastaamaan nopeammin ja saamaan etsimäsi suosituskirjeen.
Esimerkiksi haettavan yrityksen tai tehtävän nimen lisääminen aiheriville voi auttaa vastaanottajaa räätälöimään suosituskirjeensä sinun tarpeidesi mukaan. Tässä on muutamia esimerkkejä aiheriveistä, joihin voit viitata:
- Pyyntö suosituskirjeelle [yritys/asema]
- Etsitään suosituskirjettä [toimialalle/positiolle]
- [Nimesi] pyyntö suosituskirjeestä [yritykselle/asemalle]
- Pyydän tukeasi: suosituskirje yritykselle [yritys/asema]
3. Aloita sähköpostisi virallisella tervehdyksellä
Sähköpostin aloittaminen virallisella tervehdyksellä voi auttaa määrittämään sävyn sähköpostisi muulle osalle. On tärkeää käyttää vastaanottajalle ja sähköpostisi kontekstille sopivaa tervehdystä.
Jos esimerkiksi pyydät suosituskirjettä joltakulta vanhemmalta tai mentorilta, "Hei" tai "Hei" voivat olla sopivampia. Jos pyydät suosituskirjettä kollegalta tai kollegalta, "Hei" saattaa olla sopivampi.
4. Selitä suosituskirjeen syy
Selitä seuraavaksi, miksi tarvitset suositusta. Se auttaa vastaanottajaa ymmärtämään pyyntösi kontekstin ja mukauttamaan kirjeensä tarpeidesi mukaan. Antamalla taustatietoja hakemastasi tehtävästä tai yrityksestä, vastaanottaja voi ymmärtää paremmin tavoitteitasi ja pätevyyttäsi ja kirjoittaa kirje, jossa korostetaan asiaankuuluvia taitojasi ja kokemukset.
Lisäksi kyseisen tehtävän vaatimusten ja odotusten mainitseminen voi auttaa vastaanottajaa ymmärtämään paremmin ja käsittelemään niitä kirjeessään.
5. Korosta taitojasi ja saavutuksiasi
Lisäksi taitojen ja saavutusten mainitseminen suosituskirjettä pyydettäessä voi auttaa vastaanottaja ymmärtää paremmin pätevyyttäsi ja sitä, mikä tekee sinusta hyvän ehdokkaan asema. Antamalla konkreettisia esimerkkejä taidoistasi ja saavutuksistasi voit antaa vastaanottajalle konkreettista todisteita kyvyistäsi ja auta heitä kirjoittamaan yksityiskohtaisempi ja vakuuttavampi kirje suositus.
Voit esimerkiksi mainita tietyt suorittamasi projektit tai tehtävät tai kuvata tiettyjä taitojasi tai kykyjäsi, jotka liittyvät etsimään työhön. Voit myös liittää mukaan saamasi tunnustustodistukset tai kuvailla kokemuksiasi johtamisesta ja ryhmätyöstä.
6. Liitä kaikki tarvittavat tiedot
Varmista sähköpostin käsittelyn aikana, että liität kaikki tarvittavat tiedot, jotka vahvistavat pyyntöäsi ja toimivat todisteena. Voit liittää mukaan ansioluettelosi, saatekirjeesi tai kirjoitusnäytteitä, antaa heille lisätietoja taidoistasi, kokemuksistasi ja pätevyydestäsi ja auttaa heitä räätälöimään kirjeen sinun tarpeidesi mukaan.
Lisäksi tarjoamalla heille etukäteen kaiken, mitä he tarvitsevat, voit säästää aikaa ja vaivaa, jonka he joutuvat pyytämään lisätietoja tai -materiaaleja.
7. Lopeta sähköpostisi kiittämällä henkilöä
Lopuksi lopeta sähköpostisi kiittämällä henkilöä hänen ajastaan ja avustaan. Varmista, että käytät sävyä, joka sopii suhteellesi henkilöön ja sähköpostin kontekstiin. Vaikka muodollisempi sävy voi olla sopiva, jos kiität kollegaa, rento sävy voisi olla sopiva, jos kiität ystävää.
Muokkaus ja oikoluku ovat joitakin niistä yksinkertaisia vinkkejä parempien sähköpostien kirjoittamiseen. Tarkkuuden ja ammattimaisuuden varmistamiseksi käytä hetki sähköpostisi tarkistamiseen ennen sen lähettämistä.
Sähköpostimallit suosituskirjeen pyytämistä varten
Tässä on malli, jota voit käyttää aloituskohtana kirjoittaessasi vanhemmalle kollegalle, esimiehelle tai mentorille.
Hyvä [Name],
Toivon että tämä sähköposti saavuttaa sinut. Kirjoitan kysyäkseni, olisitko valmis kirjoittamaan minulle suosituskirjeen.
Haen tällä hetkellä [Job Title] -paikkaa [Yritys]:ssä, ja arvostan suuresti tukeasi. Hakemuksen määräaika on [Päiväys] ja suosituskirjeen vaatimukset ovat [List Requirements].
Olen aina arvostanut mahdollisuutta työskennellä kanssasi ja oppinut paljon asiantuntemuksestasi ja ohjauksestasi. Sinun näkökulmasi [vanhempi/supervisor/mentor] osoittautuisi tärkeäksi hakemukseni kannalta, ja minä olisin kiitollinen, jos korostaisitte [erityisiä taitojani ja saavutuksiani] suosituksessa kirje.
Olen liittänyt mukaan ansioluetteloni ja tunnustustodistukseni, ja annan mielelläni lisätietoja tai tarvitsemasi tukea.
Kiitos jo etukäteen, kun harkitset pyyntöni.
Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimesi]
Lue lisää
Voit käyttää seuraavaa sähköpostimallia, jos kirjoitat ystävälle tai kollegalle, johon voit olla samanlainen.
Hei [Name],
Toivon että tämä sähköposti saavuttaa sinut. Kirjoitan pyytääkseni palvelusta. Olen parhaillaan hakemassa uutta työpaikkaa ja olisin erittäin kiitollinen, jos voisitte toimittaa minulle suosituskirjeen.
Uskon, että kokemuksesi [ystäväni/kollegani] olisi arvokas lisä hakemukseeni. Lisäksi olisi hienoa, jos voisit korostaa minun [mainita erityisiä taitojani ja saavutuksiani] suosituskirjeessä.
Olen liittänyt mukaan ansioluetteloni ja tunnustustodistukseni tiedoksi. Jos pystyt kirjoittamaan minulle suosituskirjeen, ilmoita minulle sopiva aika, jolloin voimme keskustella yksityiskohdista.
Paljon kiitoksia pyyntöni huomioon ottamisesta.
Parhain terveisin,
[Sinun nimesi]
Lue lisää
Saavuta työsuositus luotettavalla ja ammattimaisella sähköpostilla
Suosituskirjeen pyytäminen sähköpostitse voi olla hieman pelottavaa, mutta pienellä valmistelulla ja oikealla lähestymistavalla se voi olla sujuva ja onnistunut prosessi.
Yllä mainittuja vinkkejä noudattamalla voit luottavaisesti ottaa yhteyttä työtovereihin ja esimiehiin saadaksesi menestymiseen tarvitsemasi suosituksen.