Ottaen huomioon kuinka kiireisiä monet ihmiset ovat nykyään, projektien tehokas hallinta ei ole koskaan ollut tärkeämpää. Tämä pätee erityisesti, jos työskentelet tai opiskelet etänä ja sinulla on rajoitettu fyysinen kontakti työtovereiden tai luokkatovereiden kanssa.
Onneksi löydät runsaasti työkaluja, joiden avulla voit hallita tehtäviäsi paljon paremmin kuin aiemmin olisi ollut mahdollista. Notion ja Asana ovat kaksi suosituinta ratkaisua, joita löydät markkinoilta. Kumpi on kuitenkin parempi projektinhallinnassa? Analysoimme molemmat työkalut tänään.
1. Erilaisten kategorioiden luominen
Kun työnkulkusi kasvaa, saatat joutua luomaan luokkia pysyäksesi kirjassa kaikesta. Käsite ja Asana eroavat tässä suhteessa; Asanassa voit organisoida työsi erilaisiksi projekteiksi ja kehittää kortteja jokaisessa näistä. Tämän lisäksi voit lisätä korttejasi useisiin projekteihin.
Yllä olevien lisäksi Asana antaa sinun luoda tunnisteita ja lisätä niitä kortteihisi. Kun olet tehnyt nämä, voit napsauttaa tunnistetta nähdäksesi kaikki kyseisen luokan projektit.
Notionissa voit luoda erilaisia sivuja tehtävillesi. Näistä voit tehdä ylimääräisiä ala-aiheita. Voit myös lisätä erilaisia hymiöitä erottaaksesi ne toisistaan.
Kun käytät Notionia projektinhallintaan, voit myös lisätä tunnisteita kalentereihin ja luetteloihin, jotka luot sovelluksessa.
2. Asettelujen mukauttaminen
Notionin ja Asanan räätälöintityökalut eroavat dramaattisesti, ja erityisesti ensimmäisellä on runsaasti lisätyökaluja, joita voit käyttää. Voit valita useista ilmaisista ja maksullisista malleista, kun käytät Notionia projektinhallintaan. Löydät useita teemoja, mukaan lukien useita malleja, joita voit käyttää, jos olet valokuvaaja tai muulla luovalla alalla.
Notionin avulla voit myös määrittää, mitä haluat sisällyttää kullekin sivulle. Voit esimerkiksi tehdä taulukoita lukulistan luomiseksi. Tämän lisäksi voit luoda projektin työnkulkudokumentteja ja paljon muita sivuja.
Asana on hieman jäykempi asettelujen mukauttamisessa. Vaikka voit luoda lukuisia luokkia ja projekteja, et voi muuttaa sitä, miltä korttisi näyttävät liikaa – ilman, että voit hallita sisällyttämääsi sisältöä.
Asana-kotisivulla voit valita, mitä haluat nähdä tässä osiossa. Lisäksi voit muokata taustaväriä.
3. Yhteistyö muiden kanssa
Yhteistyö on yksi tärkeimmistä tekijöistä valittaessa projektinhallintaratkaisua. Vaikka et päivittäisi maksulliseen suunnitelmaan, Notionissa ja Asanassa on joitain hyödyllisiä ominaisuuksia.
Joulukuussa 2022 Notion laajensi niiden ihmisten määrää, joiden kanssa voit tehdä yhteistyötä ilmaisessa paketissa. Ennen kuin voit työskennellä enintään viiden käyttäjän kanssa; nyt määrä on noussut kymmeneen. Voit myös nähdä, kenen kanssa teet yhteistyötä tiimitilojen kautta.
Asana helpottaa myös yhteistyötä muiden kanssa. Voit lisätä yhteiskäyttäjiä sivusi alareunassa, kun luot kortin. Tämän lisäksi voit määrittää tehtäviä projektissasi oleville ihmisille, mikä tarkoittaa, että he voivat saada täydellisen yleiskuvan siitä, mitä heidän on työstettävä.
Kun käyttämällä Asanaa, voit myös kommentoida kortteja ilmoittaaksesi muille käyttäjille tarvittaessa. Sinun ei tarvitse päivittää maksulliseen sopimukseen käyttääksesi tätä ominaisuutta. Notionissa ja Asanassa voit käyttää @-näppäintä mainitaksesi käyttäjiä sivuilla ja korteissa, jotka vaativat heidän huomiotaan.
4. Projektinhallinnan ominaisuudet
Koska vertaamme Notionia ja Asanaa projektinhallinnan näkökulmasta, on järkevää tarkastella vain molempien sovellusten tarjoamia ominaisuuksia tässä suhteessa. Asanassa on useita projektinhallintaominaisuuksia, jotka tekevät siitä loistavan valinnan sekä pienille tiimeille että suurille yrityksille.
Asanassa voit lisätä määräaikoja kaikkiin projekteihisi. Kun olet tehnyt tämän, voit saada täydellisen yleiskatsauksen siirtymällä Omat tehtävät -osioon. Täällä voit järjestää tehtäväsi niiden määräajan mukaan napsauttamalla Eräpäivä -välilehti.
Kun luot kortin Asanassa, voit myös tarkastella uusinta toimintaa avaamalla sen ja siirtymällä alareunaan. Ja jos päivität maksulliseen suunnitelmaan, voit käyttää Tavoitteet-osiota seurataksesi, mitä haluat saavuttaa.
Kun käytät Notionia, voit tarkastella, mitä työtilassasi on tapahtunut valitsemalla Päivitykset > Kaikki. Voit myös lisätä sivuja, joilla esität projektin työnkulkuja tiimisi kanssa.
5. Monen laitteen yhteensopivuus
Jos työskentelet useilla laitteilla, sinun kannattaa varmistaa, että voit käyttää projektinhallintatyökalujasi useammassa kuin yhdessä paikassa. Hyvä uutinen on, että sekä Notion että Asana ovat hyvin optimoituja eri laitteiden käyttöön.
Notionilla on sovelluksia saatavilla iOS: lle ja Androidille, ja voit myös ladata työkalun Windowsille ja Macille. Tämän lisäksi Notion on optimoitu verkkoselaimille.
Ladata: Käsite Windows | Mac | iOS | Android (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
Asanalla on myös sovelluksia iOS- ja Android-laitteille, ja niitä voi käyttää niin älypuhelimissa kuin tableteissakin. Voit käyttää palvelua myös verkkoselaimellasi, ja tarjolla on myös ladattavia sovelluksia sekä Windows- että Mac-käyttäjille.
Ladata: Asana varten Windows (64-bittinen) | Windows (32-bittinen) | Mac | iOS | Android (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
6. Kolmannen osapuolen integraatiot
Työskenteletpä etänä tai henkilökohtaisesti, luultavasti käytä useita sovelluksia työsi suorittamiseen. Kaikesta tulee paljon helpompaa, kun ryhmittelet nämä yhteen paikkaan, ja löydät vaihtoehtoja tehdä tämä sekä Notionin että Asanan kanssa.
Notionin avulla voit integroida useita tunnettuja kolmannen osapuolen sovelluksia. Slack on yksi esimerkki – ja jos olet suunnittelija, voit tarkastella Figma-projektejasi Notionissa. Muita integroitavia työkaluja ovat OneDrive, Dropbox ja Google Drive.
Asana integroituu myös useisiin sovelluksiin, mukaan lukien Outlook ja Gmail. Muita, joita voit käyttää Asanassa, ovat:
- Adobe Creative Cloud
- Myyntivoima
- Microsoft Teams
7. Eri tiedostojen lataaminen
Saatat joutua lataamaan laajan valikoiman tiedostoja, kun hallitset projektejasi. Asanassa voit sisällyttää ulkoisia linkkejä, kuten YouTube-videoita. Näistä voit nähdä esikatselun sovelluksessa.
Asana antaa sinun myös ladata tiedostoja tietokoneeltasi, Google Drivesta, Dropboxista ja monista muista paikoista. Voit ladata äänitiedostoja, valokuvia, PDF-tiedostoja ja muita liitteitä.
Notionissa voit myös lisätä ulkoisia linkkejä. Lisäksi voit sisällyttää tiedostoja tietokoneeltasi; jos sinulla ei ole maksullista tilausta, kunkin tiedoston enimmäiskoko on 5 Mt.
8. Hinnoittelu
Riippumatta siitä, käytätkö Notionia vai Asanaa, löydät runsaasti käteviä työkaluja niiden ilmaisista versioista. Voit kuitenkin päivittää tarvittaessa.
Jos haluat päivittää Asanan maksulliseen versioon, voit saada Premium-paketin hintaan 10,99 dollaria kuukaudessa vuosimaksulla – ja 13,49 dollaria, jos maksat kuukausittain. Samaan aikaan Business maksaa 24,99 dollaria kuukaudessa (vuosittainen) ja 30,49 dollaria, jos maksat kuukausittain.
Notionilla on kolme maksettua suunnitelmaa: Plus, Business ja Enterprise. Plus maksaa 96 dollaria vuodessa ja 10 dollaria kuukaudessa, jos saat kuukausittaisen tilauksen. Samaan aikaan Business maksaa 180 dollaria vuodessa vuositilauksesta ja 18 dollaria, jos maksat kuukausittain. Sinun on otettava yhteyttä yrityksen myyntitiimiin Notion Enterprise -suunnitelmaa varten.
Käsitys vs. Asana: Minkä kanssa valitset projektisi johtamiseen?
Notionilla ja Asanalla on hyvä maine tuottavuusalueella hyvistä syistä. Nämä sovellukset tarjoavat runsaasti ainutlaatuisia työkaluja, joiden avulla voit hallita projektejasi ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa. Monien suosikkisovellustesi integroiminen muualta on myös helppoa.
Vaikka et päivittäisi maksulliseen sopimukseen, saat paljon hyötyä Notionista ja Asanasta. Paras valinta sinulle riippuu henkilökohtaisista ja yrityksesi tarpeista, mutta kannattaa kokeilla niitä molempia aluksi.
