Tehtävälistan laatiminen on tehokas tuottavuuden hakkerointi, jonka avulla voit ohjata huomiosi tärkeisiin asioihin. Voit kuitenkin harkita tämän täydentämistä ei-to-do -luettelolla parantaaksesi tuottavuuttasi.
Ei-to-do -luettelosi tulisi sisältää vähäarvoisia tehtäviä ja tapoja, joita harvoin tietoisesti ajattelet ja jotka tuhlaavat aikaasi ja energiaasi. Tämän luettelon luominen ja näiden tottumusten välttäminen antaa tilaa täyteläisemmille tehtäville. Vaikka ei-to-do -luettelosi on viime kädessä sinun päätettävissäsi, tämä artikkeli kattaa joitain yleisiä esimerkkejä, joiden avulla pääset alkuun.
1. Tarkistaa sähköpostisi koko päivän
Jos et pidä lukemattomien tai vastattujen viestien jättämisestä, sinulla on todennäköisesti tapana tarkistaa sähköpostisi jatkuvasti koko työpäiväsi ajan. Viettää niin paljon aikaa postilaatikossasi saattaa tuntua tuottavalta tapalta, mutta se ei ole sitä, ellei työsi sitä vaadi.
Yksi tämän tavan pääongelma on, että se asettaa sinut reaktiiviseen tilaan, kun annat postilaatikon määrittää päivän tehtäväsi sen sijaan, että priorisoisit omia tehtäviäsi. Tämä vie aikaa ja keskittymistä, joka sinun pitäisi sijoittaa mielekkäämpiin harrastuksiin.
Sinun tulisi kuitenkin harkita aktiivisempaa aikaasi ja postilaatikkoasi yhdistämällä sähköpostitoimintasi. Tehtävien ryhmittely sisältää samankaltaisten tehtävien ryhmittelyn ja niiden käsittelyn yhdellä kertaa, esimerkiksi sähköpostien tarkistamisen ja niihin vastaamisen tiettyinä vuorokaudenaikoina, jolloin loppuaika jätetään tuottaviin tehtäviin.
2. Moniajo
Toinen tapa, joka naamioituu tuottavuushakkeriksi, on moniajo. Vaikka se saattaa tuntua ristiriitaiselta, moniajoilta tai, tarkemmin sanottuna, kontekstin vaihtaminen, voi olla aikaa vievää ja tehotonta. Tämä johtuu siitä, että usean asian yrittäminen samanaikaisesti pakottaa aivosi vaihtamaan jatkuvasti tehtävien välillä, mikä voi olla uuvuttavaa ja johtaa tehokkuuden ja tarkkuuden heikkenemiseen.
Yksittäistyö sen sijaan antaa sinun keskittyä yhteen tehtävään ja käyttää kaiken energiasi sen suorittamiseen. Tämä minimoi häiriötekijöitä, parantaa keskittymiskykyä ja auttaa sinua suorittamaan yksittäisiä tehtäviä nopeammin ja paremmalla tuloksella.
3. Kyllä tarpeettomille kokouksille
Seuraava tapa lisätä ei-to-do-listallesi on sanoa kyllä tarpeettomille kokouksille. Jokaisen tapaamisen hyväksyminen täyttää aikataulusi nopeasti, jolloin sinulla on vähän aikaa tehdä asioita.
Yritä ensin kyseenalaistaa jokaisen kokouksen tarkoitus ja selvittää, onko se välttämätön. Jotkut kokoukset voidaan korvata pikapuheluilla, sähköpostiviesteillä tai chat-viesteillä. Jos kokous on tarpeen, varmista, että sillä on selkeä esityslista ja aikataulu ja yritä pitää se mahdollisimman lyhyenä. Valikoiminen hyväksymiesi tapaamisten kanssa auttaa vapauttamaan aikaa päivästäsi ja voit keskittyä mielekkäämpiin tehtäviin.
Sosiaalinen media on loistava työkalu ystävien kanssa pitämiseen ja ajan tasalla pitämiseen, mutta se voi myös olla heikentää tuottavuuttasi, kun löydät itsesi jatkuvasti loputtomista kaninkoloista Uutissyötteet. Tästä on vaikea päästä eroon, koska et ehkä aina huomaa tekeväsi sitä ennen kuin muutama tunti on kulunut.
Vastaanottaja päästä eroon mielettömästä vieritystottumuksestasi, sinun on tunnistettava ja poistettava se, mikä laukaisee sen. Jotkut yleisimmistä syyllisistä ovat ilmoitukset ja puuttumisen tunne. Kun olet tunnistanut ja poistanut triggerit, voit hyödyntää työkaluja, jotka voivat auttaa minimoimaan sosiaalisen median sovelluksissa viettämäsi ajan, kuten Näyttöaika vähentää iPhonen käyttöä tai Tarkennustila Androidissa.
5. Ajan tuhlaaminen arkipäiväisiin/toistuviin tehtäviin
Arkipäiväiset tehtävät vievät arvokasta aikaa ja resursseja, joita voit käyttää muihin, tärkeämpiin tehtäviin, ja ne ovat seuraava kohta ei-to-do -listallamme. Nämä tehtävät voivat helposti liukua tutkan alle, mutta ne lisääntyvät nopeasti ja voivat olla suurta ajanhukkaa. Joitakin esimerkkejä arkipäiväisistä tehtävistä ovat tietojen syöttäminen, videokokousten kopioiminenja sosiaalisen median viestien manuaalinen ajoittaminen muutamia mainitakseni.
On useita tapoja vähentää arkipäiväisiin tehtäviin käyttämääsi aikaa, mukaan lukien tehtävien delegointi jollekin toiselle, ulkoistaminen kolmannen osapuolen palveluun tai automaatiotyökalut toistuvien tehtävien hoitamiseen. Yksi tai useampi näistä strategioista voi auttaa sinua säästämään aikaa ja vapauttamaan energiaasi tehokkaampiin tehtäviin.
6. Puhelimen käyttäminen sängyssä
Vaikka se ei ehkä kuulosta liian pahalta, puhelimen käyttäminen sängyssä on a älypuhelintottumukset, jotka voivat haitata tuottavuuttasi. Älypuhelimen käyttäminen ensimmäisenä aamuna tai viimeisenä illalla voi aiheuttaa useita haittavaikutuksia.
Esimerkiksi puhelimesi lähettämä sininen valo voi häiritä melatoniinin tuotantoa, hormonin, joka auttaa säätelemään unijaksoja. Lisäksi uutisten tai sosiaalisen median tarkistaminen heti aamulla voi antaa negatiivisen sävyn loppupäivällesi.
Tätä silmällä pitäen on tärkeää luoda makuuhuoneeseen puhelinvapaa vyöhyke. Tämä auttaa parantamaan unen laatua ja antaa sinulle mahdollisuuden aloittaa päiväsi tuottavammin. Voit turvautua muihin aktiviteetteihin, kuten fyysisen kirjan lukemiseen, päiväkirjaan kirjoittamiseen ennen nukkumaanmenoa ja vanhanaikaisen herätyskellon käyttämiseen herättämiseen.
7. Epäonnistut priorisoimaan tehtäviäsi
On hyvä, että suunnittelet päiväsi listaamalla tehtäväsi tehtävälistallesi, mutta jos et priorisoi niitä, et todennäköisesti pääse tärkeimpiin ajoissa. Ihannetapauksessa sinun tulisi pyrkiä viettämään tuottavimmat tuntisi haastavimpiin ja tärkeimpiin tehtäviisi. Tämä lähestymistapa varmistaa, että saat kaiken irti päivästäsi etkä menetä tärkeitä määräaikoja.
Yksi parhaista tavoista Valmistele tehtävälistasi käyttämällä Eisenhower-matriisia. Tämän yksinkertaisen kehyksen avulla voit määrittää, mitkä tehtävät priorisoida niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Kun olet tunnistanut tärkeimmät prioriteettisi, voit keskittyä niiden ratkaisemiseen ensin, ja loput tehtäväsi voivat seurata perässä.
Automatisoi vähäarvoiset tehtävät ja poista tuottamattomat tavat parantaaksesi tuottavuutta
Henkilökohtaisen ei-to-do -listan laatiminen on tehokas strategia, jonka avulla voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviisi ja tehostaa tuottavuuttasi.
Delegoimalla, ulkoistamalla tai automatisoimalla vähäarvoisia tehtäviä ja luopumalla tuottamattomista tavoista voit luoda enemmän tilaa sinulle tärkeimmille asioille ja saada päivästäsi kaiken irti. Voit käyttää tätä luetteloa inspiraationa luodaksesi ei-to-do -luettelosi ja alkaa poistaa ajanhukkaa päivittäisestä rutiinistasi.
