Oletko koskaan saanut postilaatikkoosi huonosti kirjoitettua sähköpostia? Olet ehkä miettinyt, mistä sähköpostissa oli kyse ja miten siihen pitäisi vastata. Voit välttää itse lähettämästä surkeaa sähköpostiviestiä tutustumalla tähän työsähköpostien yleisiin virheisiin.
1. Puuttuva aiherivi
Yksi yleisimmistä virheistä työsähköpostien kirjoittamisessa on aiherivin puuttuminen. Aiherivien luettelo on ensimmäinen asia, jonka ihmiset näkevät, kun he avaavat sähköpostitilinsä. Jos joku saa paljon sähköposteja, sähköposti, jossa ei ole kuvaavaa ja asianmukaista aiheriviä, jää todennäköisesti huomiotta.
HubSpot-blogitutkimus osoittaa, että tehokkaiden aiherivien tulisi herättää uteliaisuutta ja olla yksilöllisiä. Kerro vastaanottajallesi aiherivin kautta, miksi sähköpostisi on tärkeä. Aiherivi "Uutiskirje 1" on epämääräinen eikä kiinnosta ketään. Mutta "Uutiskirje 1: Tämän kuukauden parhaat esiintyjät" saa todennäköisesti enemmän katselukertoja.
2. Väärän sävyn käyttäminen
Sähköpostin sävy voi heijastaa sitä, miten haluat tulla koketuksi. Sanavalintasi heijastelee joko positiivista tai negatiivista sävyä. Esimerkiksi kommentilla, että jonkun idea on "outo", on erilainen konnotaatio kuin sanomalla, että idea on "ainutlaatuinen". Opi erottamaan merkityssävyt ja valitse oikeat sanat.
Työsähköpostien tulee kuulostaa ammattimaiselta. Muodollisuuden aste riippuu työkulttuuristasi ja ammatillisesta suhteesta vastaanottajaan. Jos työkulttuuri on ystävällistä tai olet ollut jonkun kanssa työkaverissa pitkään, voit aloittaa työsähköpostin sanomalla "Hei John." Mutta jos otat yhteyttä johonkin, jota et tunne toisessa yrityksessä, on turvallisempaa puhua hänelle muodossa "Dear Mr. Smith."
Jos epäilet sanavalintaasi, tutustu online-sanakirjaan tai sanakirjaan. Online-kirjoitusavustaja Grammarly sisältää myös a kirjoitusäänen ilmaisin ominaisuuksissaan. Voit muuttaa sävyä asetuksissa niin, että se kuulostaa luotettavalta ja ammattimaiselta.
3. Puuttuvat tiedot ja liitteet
On ärsyttävää saada työsähköposti, jossa on puutteellisia tietoja. Sähköpostin lähettäminen edestakaisin tiedon saamiseksi on valtava ajanhukkaa. Tämän välttämiseksi hahmottele kaikki perusasiat: kuka, mitä, milloin, missä, miksi ja miten. Voit seurata seuraavaa muotoa:
- Ensimmäinen kappale: Tervehdys ja sähköpostin pääkohta.
- Toinen kappale: Kaikki olennaiset tiedot, jotka vastaanottajan on tiedettävä aiheesta.
- Kolmas kappale: Toimintakehotus (esim. onko heidän vastattava, luotava linkki jne.).
- Neljäs kappale: Kiitos.
Muista liittää kaikki muut vastaanottajan tarvitsemat tiedostot. Yksi yleinen virhe on sanoa, että liitit tiedoston tekemättä sitä! Voit välttää tämän lukemalla sähköpostisi ennen sen lähettämistä.
4. Muokkaamisen ja oikolukemisen laiminlyönti
Sähköposti, joka on täynnä kielioppi- ja lausevirheitä, kuulostaa epäammattimaiselta. Vastaanottajasi saattaa ajatella, että et ole miettinyt viestintääsi huolellisesti. Virheitä tapahtuu yleensä, kun sinulla on kiire tai ajattelet nopeammin kuin kirjoitat. Mutta on tapoja, joilla voit välttää tai vähentää tätä.
Voit aloittaa luonnoksella ennen kuin täytät kaikki tiedot. Kun olet laatinut sähköpostisi, tarkista se ennen kuin painat lähetä. Koska on vaikeampi havaita virheitä kirjoittaessasi, käytä verkkotyökaluja. Jos et pidä sovellusten ja laajennusten lataamisesta, etsi parhaat ladattavat oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistukset.
5. Epäammattimainen sähköpostiosoite
Kuvittele, kuinka asiakas tai kollega reagoisi, jos hän saisi sähköpostin osoitteesta [email protected]. Epäammattimaiset sähköpostiosoitteet saavat sinut näyttämään epäammattimaiselta. Käytä työsähköpostiasi, jotta voit välttää tämän turhautumisen arvoisen faux-passin.
Jos sinulla ei ole yrityksen sähköpostiosoitetta, lue lisää kuinka käyttää mukautettua sähköpostiosoitetta Gmailin kanssa ammattisähköposteihin. Oletetaan, että Gmail ei ole kuppi teetäsi. Voit tutkia vaihtoehtoja mukautetun sähköpostin määrittämiseksi suosituimmat sähköpostipalveluntarjoajat, parempia kuin Gmail ja Yahoo Mail.
6. Ei allekirjoituslohkoa
Ajattele allekirjoituslohkoa käyntikorttisi. Tämä elementti sijoitetaan allekirjoituksesi jälkeen ja sisältää koko nimesi ja yhteystietosi. Allekirjoituslohko auttaa vastaanottajaa tunnistamaan yrityksesi ja asemasi. Sen avulla vastaanottajat voivat löytää tietosi nopeasti, jos he haluavat tavoittaa sinut muiden kanavien kuin sähköpostin kautta.
Kysy yritykseltäsi, onko sillä vaadittu muoto allekirjoituslohkolle. Jos ei, voit lisätä seuraavat elementit:
- Koko nimi
- Rooli
- Tiimi/osasto
- Yrityksen nimi
- Yhteysnumero
- yrityksen verkkosivu
- Yrityksen sosiaalisen median tilit
Voit muokata allekirjoituslohkoa sähköpostiasetuksissasi. Muista muokata ja oikolukea myös tämä osa. Kun allekirjoituslohko on tallennettu, se sisällytetään lähtevään sähköpostiisi.
7. Et tiedä eroa Cc: n ja Bcc: n välillä
Kopio ja Piilokopio ovat kentät jälkeen Vastaanottaja osa. Yksi yleisimmistä virheistä on se, että ei tiedetä, milloin niitä käytetään. Cc tarkoittaa hiilikopiota. Kun lisäät jonkun sähköpostiosoitteen Kopio:
- He saavat myös kopion sähköpostista
- Heidän sähköpostiosoitteensa näkyy ensisijaiselle vastaanottajalle Vastaanottaja-kentässä.
- He saavat tiedon viestistä, mutta heidän ei tarvitse toimia sähköpostin perusteella tai vastata siihen.
Sinä käytät Kopio ilmoittaa ensisijaiselle vastaanottajalle, että pidät muut ajan tasalla. Käytät sitä myös pitämään henkilön sisällä Kopio tiedotettu. Haluat esimerkiksi kertoa esimiehellesi, kuinka tiimisi projekti etenee. Joten joukkuetovereidesi osoitteiden tulee olla Vastaanottaja, kun taas esimiehesi osoitteen tulee olla kohdassa Kopio.
Piilokopio on lyhenne sanoista blind carbon copy. Kun lisäät jonkun sähköpostiosoitteen Piilokopio:
- He saavat kopion sähköpostista.
- Heidän sähköpostiosoitteensa ei ole näkyvissä muille vastaanottajille.
Sinä käytät Piilokopio estääksesi ihmisten postilaatikoiden täyttymisen. Jos joku ko Vastaanottaja tai Kopio kentät osumia Vastaa kaikille, vastaanottajat Piilokopio ei saa sähköpostia. Voit myös käyttää Piilokopio estääksesi muita vastaanottajia tietämästä, että joku muu on mukana sähköpostissa. Jos esimerkiksi lähetät saman uutiskirjeen kaikille asiakkaillesi, et halua paljastaa heidän sähköpostiosoitteitaan toisilleen.
8. Sähköpostit työaikojen ulkopuolella
On helppo innostua uuden projektin jännityksestä ja lähettää sähköpostia pomollesi tai kollegoillesi kello kaksi yöllä. Tästä voi kuitenkin tulla ongelma. Pomosi tai kollegasi saattavat ajatella, että et kunnioita heidän aikaansa.
Jos sähköposti ei ole hätätilanne, lähetä se työajan sisällä ja anna muille riittävästi aikaa vastata. Lisäksi, jos ongelmasi on kiireellinen, on parempi lähettää tekstiviesti, soittaa tai lähettää pikaviesti. Hyvä ratkaisu olisi ajoittaa sähköpostisi. The parhaat sähköpostin ajoitustyökalut, joita sinun tulee kokeilla auttaa sähköpostisi pääsemään jonkun postilaatikkoon sopivina kellonaikoina.
9. Vastaus myöhässä
Kun vastaat sähköposteihin myöhässä, se saattaa johtua sitoutumisen puutteesta työhön. Yksinkertainen nyrkkisääntö on vastata 24 tunnin sisällä tai lähettäjän ilmoitetun ajan sisällä. Kommunikoi nopeasti ja selkeästi, jos tarvitset enemmän aikaa vastauksen laatimiseen.
Hyvä käytäntö olisi ottaa käyttöön sähköpostisi automaattiset vastausominaisuudet, jos olet kiireinen tai poissa toimistosta. Voit esimerkiksi tarkistaa kuinka määrität toistuvan lomavastaajan Gmailissa. Sähköpostialustalla on myös malleja, joiden avulla voit tallentaa valmiita vastauksia.
Vältä yleisiä sähköpostivirheitä ja jätä hyvä vaikutelma
Sähköpostisi voivat jättää positiivisen tai negatiivisen vaikutelman kollegoihisi. Voit parantaa ammatillista sähköpostietikettiäsi välttämällä näitä yleisiä työsähköpostien virheitä. Ja muista, jos olet epävarma, älä lähetä sitä!
Jos tarvitset lisää apua sähköpostien luomiseen, kokeile sähköpostimalleja. Mallien käyttäminen varmistaa, että viestintäsi kuulostaa ja näyttää ammattimaiselta. Aloita tutustuminen alustoihin, joiden avulla voit ladata ilmaisia mallipaketteja, joita voit käyttää sähköpostisovelluksessasi.