Etätyöntekijöiden kohtaama kriittinen mutta usein huomiotta jäänyt haaste on tehokas työskentely eri aikavyöhykkeillä. Virtuaaliyritykset palkkaavat usein maailmanlaajuisesti. Vaikka yhteistyö globaalien ammattilaisten kanssa edistää uran kasvua, se edellyttää myös kiireisten aikataulujen noudattamista. Et todennäköisesti pysty työskentelemään tyypillisessä 9-5-vuorossa.
Koordinointi eri aikavyöhykkeillä olevien ihmisten kanssa on vaikeaa. Jotta voit hallita työpäivääsi, jaamme kahdeksan vinkkiä saumattomaan yhteistyöhön ulkomaisten kumppaneiden kanssa.
1. Ilmoita kolmansille osapuolille sijainnistasi heti alusta alkaen
Ilmoita aikavyöhykkeesi välittömästi. Mainitse aikataulusi ja ensisijaiset viestintäkanavasi esittelyssäsi, jotta työtoverisi tietävät, kuinka sinut tavoittaa. Käytä myös tilaisuutta asettaaksesi rajat. Selitä ne harvinaiset tapaukset, joissa olisi hyväksyttävää lähettää viesti vaikka työvuorosi päätyttyä.
Voit viestiä aikataulustasi tehokkaammin ilmoittamalla sen online-profiileissasi. Kaikki eivät sentään muista sitä. Virka-aikojen sisällyttäminen sähköpostin allekirjoitukseen, työchat-profiiliisi, LinkedIn-tiliisi ja Google-profiiliisi estää väärinkäsitykset.
Muista vain päivittää ne aina tarvittaessa. Työskenteletpä sitten eri vuoroissa tai oletko kellossa aikaisin, muutosten jakaminen aikataulusi kanssa on sinun vastuullasi.
2. Lataa tarkka aikavyöhykemuunnin
Tapaamisten sovittaminen etätiimien kanssa on hankalaa. He eivät vain noudata koordinoimattomia työaikatauluja, vaan jotkut unohtavat laskea aikavyöhykeerot. Kokouksen isännät eivät voi tarjota samaa aikataulua 24 aikavyöhykkeellä.
Jotta kaikki noudattavat samaa aikataulua, tiimisi tulisi käyttää aikavyöhykemuuntimet. Vaihtoehtoja on useita. Voit jopa integroida ne tiimin laajuisiin työtyökaluihin, kuten projektinhallintajärjestelmiin ja kalenterisovelluksiin.
3. Käytä sotilasaikoja ja määritä aikavyöhykkeet suunnitelmia suunnitteleessasi
Ota tapa käyttää sotilasaikaa ja määrittää aikavyöhykkeet kokouksia suunnitteleessasi. Älä jätä tilaa arvailulle. Voit jopa sisällyttää muistutuksen, joka kehottaa vastaanottajia muuttamaan ilmoitetut ajan paikallisiksi aikavyöhykkeiksi. Tällä tavalla kukaan ei huomaa aikavyöhykkeiden lyhenteitä.
Sekaannusten välttämiseksi noudata ryhmässäsi yleisimmin käytettyä aikavyöhykettä. Oletetaan, että olet New Yorkista. Vaikka olisikin kätevää käyttää paikallista aikavyöhykettäsi, toisesta osavaltiosta tai maasta kotoisin olevat joukkuetoverit saattavat kokea toistuvien tulosten tekemisen vaivalloiseksi.
Mitä tulee freelancereihin, seuraa aikavyöhykkeitä, joista on hyötyä asiakkaillesi. Kun teet muutoksia omaan päähän, näytät ammattimaiselta ja ystävälliseltä, jolloin kumppaneillesi jää positiivinen kuva sinusta.
Kun varaat aikoja etätyöntekijöille, huomaat, että paljon aikaa kuluu vahvistuksen odottamiseen. Aikavyöhykeerot tekevät reaaliaikaisten vastausten saamisesta haastavaa. Jos muut osapuolet asuvat toisella puolella maailmaa, kuulet heistä todennäköisesti vasta seuraavana arkipäivänä. Jopa muutama edestakainen sähköposti voi kestää viikon.
Voit virtaviivaistaa prosessia käyttämällä a luotettava tapaamisaikataulutyökalu. Laajalti käytetyt vaihtoehdot, kuten Google-kalenteri ja Calendly, näyttävät automaattisesti kaikkien osapuolten käytettävissä olevat päivämäärät. Käyttäjät valitsevat vain haluamansa paikat. Kun kaikki ovat valinneet päivämäärän, sovellus laskee tulokset, jotta isäntä voi päättää, jatkaako kokous.
5. Ulkoista tai automatisoi tietyt liiketoimintaprosessit
Jos muutat usein aikaherkkien mutta toistuvien tehtävien aikatauluja, harkitse niiden lataamista tekoälyyn. Vapauta aikaasi monimutkaisempiin projekteihin. Automatisoidut järjestelmät voivat hoitaa ikäviä asioita, kuten tapaamisaikataulun, ajan kirjaamisen, sähköpostien lajittelun ja projektien seurannan.
Palkkaa freelancereita tehtäviin, joita tekoäly ei voi automatisoida. Etsi ammattitaitoisia ja luotettavia ammattilaisia, jotka voivat ottaa paikkasi työajan ulkopuolella. Mutta kun tiimisi työmäärä kasvaa, pyydä HR-osastoasi tai esimiestäsi hankkimaan vakituinen työntekijä.
6. Käytä organisoitua projektinhallintaalustaa tiimillesi
Vaikka hyväksyntäprosessit ovat ratkaisevan tärkeitä, ne estävät tehtävien suorittamisen. Jopa myyntipuheiden tai liiketoimintaehdotusten tarkastelu voi hukata useita päiviä, jos osapuolilla kestää tunteja vastaamiseen.
Voit nopeuttaa prosessia yksinkertaistamalla tehtävien seurantaa. Käyttää projektinhallintaohjelmistot Keskeisenä paikkana tiimin laajuisille projekteille, jossa käyttäjät voivat määrittää, merkitä, peruuttaa ja hyväksyä tehtäviä omaan tahtiinsa. Täällä etätyöntekijät voivat suorittaa tehtäviä ilman, että he kommunikoivat alustan ulkopuolella.
Tarkista mahdollisen projektinhallintatyökalusi ominaisuudet. Jos työskentelet eri aikavyöhykkeillä, suosittelemme valitsemaan ohjelman, jossa on jo aikavyöhykemuuntimet, pikaviestitekniikka ja tapaamisaikataulu.
7. Tutustu eri maissa vietettyihin juhlapäiviin
Koska työskentelet etätiimien kanssa maailmanlaajuisesti, sinun tulee tutustua muissa maissa vietettyihin lomiin. Uskonnoilla ja kulttuureissa on erilaisia uskomuksia. On epäkunnioittavaa vähätellä toisen maan suurta lomaa vain siksi, että et noudata sitä.
Oletetaan, että työskentelet intialaisten kanssa. Vaikka kiitospäivä on pieni loma useimmille intialaisille, he pitävät paljon tärkeänä Diwalia, valojen festivaalia, jota vietetään loka-marraskuun tienoilla. Olisi harkitsematonta antaa kriittisiä tehtäviä tänä aikana.
Pidä myös kirjaa maista, jotka noudattavat kesäaikaa (DST). Kesäaikaa käyttävät ihmiset kääntävät kellojaan tunnilla eteenpäin kesällä säästääkseen sähköä. Se ei ole loma. Se voi kuitenkin aiheuttaa sekaannusta tapaamisia sovittaessa.
8. Kokeile erilaisia työaikatauluja
Vaikka etätyö tarjoaa ajan joustavuutta, sen mukana tulee myös epäsäännöllisiä aikatauluja, jotka vaativat rutiinisäätöjä. Etätiimien on löydettävä kaikille sopiva aika. Työskentelet todennäköisesti vuoroja, joita et toimistotyöntekijänä, joten valmistele muutama temppuja pysyä hereillä töissä.
Ole avoin erilaisille aikatauluille. Jos olet työskennellyt samassa vuorossa koko urasi ajan, hyödynnä tämä tilaisuus uudistaaksesi rutiiniasi. Voit esimerkiksi tehdä kotityöt ja harjoitukset aikaisemmin päivällä. Kuka tietää? Saatat huomata, että olet tehokkaampi ja tuottavampi työskennellessäsi normaalin toimistoajan ulkopuolella.
Työskentele tehokkaasti eri aikavyöhykkeillä
Tehokas yhteistyö ulkomaisten kumppaneiden kanssa vaatii huolellista suunnittelua. Näytön toisessa päässä oleva henkilö ei asu samalla aikavyöhykkeellä kuin sinä, joten sinun ei pitäisi pakottaa nopeaan käännökseen ja kiireellisiin pyyntöihin. Hallitse myös työtaakkaasi vastaavasti. Varaa aikaa vieviä, tärkeitä tehtäviä, kuten kokousten järjestäminen, sähköpostien lajittelu ja ilmoitusten tekeminen tekoälyjärjestelmille.
Jos päivittäisiin tehtäviisi liittyy etätiimin hallintaa, harkitse koko tiimin aikataulun luomista. Kyllä, ihmisillä on erilaiset vuorotottumukset. Niin paljon kuin haluaisitkin majoittaa heitä, työntekijäsi eivät välttämättä saa paljon aikaan, jos he työskentelevät harvoin saman aikataulun mukaan.
