Jos kamppailet määräaikojen kanssa, viivyttelet paljon tai saat helposti huomiosi satunnaisen ilmoituksen takia. saatat olla Parkinsonin lain uhri. Parkinsonin laki selittää, että mitä enemmän aikaa meille annetaan tiettyyn tehtävään, sitä enemmän aikaa sen suorittamiseen kuluu.
Tästä syystä viivyttely on niin yleistä. Mutta miten siitä selvitään? Ennen kuin voimme puhua Parkinsonin lain voittamisesta, on tärkeää ymmärtää sen luonne ja miksi se on yleistä.
Mikä on Parkinsonin laki?
Parkinsonin laki on sanonta, jonka tunnetusti keksi Cyril Northcote Parkinson, brittiläinen merivoimien historioitsija. Se toteaa:
On yleinen havainto, että työ laajenee täyttämään sen valmistumiseen käytettävissä olevan ajan.
Käsitteen ymmärtämiseksi harkitse henkilöä, jonka tehtävänä on kirjoittaa essee 48 tunnin määräajassa. Ensimmäisenä päivänä henkilö kerää tutkimusta varten oleelliset tiedot ja muodostaa luonnoksen. Seuraavana he ryhtyvät töihin ja kirjoittavat esseen ensimmäisen luonnoksen.
Määräajan lähestyessä, kun jäljellä on muutama tunti, he muokkaavat, oikolukevat ja lopulta lähettävät luonnoksen. Entä jos henkilölle annetaan 24 tunnin määräaika? On täysin mahdollista, että henkilö olisi helposti kirjoittanut hänelle osoitetun esseen 24 tunnin sisällä laadusta tinkimättä.
Mieti nyt, kuinka usein olet törmännyt vastaaviin tilanteisiin. Voit luultavasti ajatella useita tapauksia, joissa sinulle annettiin tehtävä, jonka määräaika on pidempi. Mutta sen sijaan, että olisit suorittanut tehtävän tehtävän suorittamiseen vaaditussa ajassa, käytit kaiken käytettävissä olevan ajan (määräajan mukaan) tehtävän suorittamiseen.
Parkinsonin lain käyttäminen tuottavuuden maksimoimiseksi
Vaikka Parkinsonin laki on yleinen ja näennäisesti väistämätön, voit käyttää sitä eduksesi hallitsemalla aikaasi. Tässä on muutamia strategioita, joiden avulla voit voittaa Parkinsonin lain ja tulla tuottavammaksi:
1. Aseta SMART-tavoitteet
Ihmisillä on tapana viivytellä ja viivytellä enemmän, kun he eivät koe, että heidän työnsä on tärkeää. Toinen suuri syy viivyttelyyn on epävarmuus seuraavista vaiheista. Jos et tiedä, mitä aiot tehdä projektin päätyttyä, viivytät todennäköisesti sen valmistumista.
Siksi on tärkeää asettaa SMART-tavoitteita Parkinsonin lain voittamiseksi. Tietyn ja aikarajoitetun tavoitteen pitäminen mielessä saa sinut innokkaammaksi työskentelemään sen eteen ja käyttämään aikaasi ja muita resurssejasi tietoisemmin.
2. Aikatauluta tehokkaasti
Me kaikki tiedämme aikataulutuksen tärkeyden. Se auttaa meitä pysymään tietoisina siitä, kuinka käytämme aikamme, minimoiden Parkinsonin lain kielteiset vaikutukset. Voit käyttää tehokkaaseen aikataulutukseen ja suunnitteluun kalenterisovellukset tehtävien ajoittamiseen.
Sinun tulee kuitenkin aina sisällyttää aikatauluusi takaraja. Määrätty katkaisuaika (päivälle) antaa sinulle kiireellisyyden tunteen, ja sinun on suoritettava päivän tehtäväsi tuossa ajassa.
Kun sinulla ei ole asetettua taukoaikaa, sinusta tuntuu, että sinulla on enemmän aikaa ja todennäköisesti haet hajallaan tai työskentelet hitaasti. Sanot itsellesi, että kompensoit sen lisäämällä yötunteja ja siten "laajennat työtä".
Parkinsonin laki iskee pahiten, kun sinulla on valtava projekti pitkällä määräajalla. Pidempi määräaika tarkoittaa, että sinulla on enemmän aikaa rentoutua ja olla hajamielinen. Tämän välttämiseksi sinun on jaettava projekti pienempiin tehtäviin. Aseta nyt kullekin pienemmille tehtäville väliaikataulut ja ajoita ne sen mukaisesti.
Suuren projektin jakaminen pienempiin tehtäviin tekee siitä vähemmän pelottavan ja helpommin toteutettavissa olevan. joten et todennäköisesti viivyttele. Lisäksi, jos annat itsellesi lyhyempiä ja välittömiä määräaikoja, et anna itsellesi paljon aikaa. Koska aikaa ei ole paljon ylimääräistä, tunnet kiirettä, joka motivoi sinua saamaan tehtävät valmiiksi.
4. Seuraa aikaa
On todennäköistä, että arviosi ovat aluksi epätarkkoja. Voit antaa itsellesi 3 tuntia aikaa projektille. Mutta kun työskentelet sen parissa, huomaat, että tarvitset vielä 2 tuntia sen suorittamiseen. Jos näin tapahtuu, muuta aikataulusi uudelleen ja anna itsellesi lisäaikaa. Tarkkojen määräaikojen asettaminen projekteillesi auttaa sinua suunnittelemaan ne tehokkaasti. Tätä varten voit alkaa seurata kunkin projektin suorittamiseen kuluvaa aikaa.
On useita upeita ajanseurantasovelluksia jonka avulla voit seurata, kuinka paljon aikaa tietty projekti vie. Kun käytät ajanseurantasovellusta, voit käyttää aikalokia ja nähdä, kuinka paljon aikaa kului eri projektien suorittamiseen. Tämä auttaa tekemään parempia arvioita ja asettamaan realistisempia määräaikoja projekteillesi ja estää sinua tuhlaamasta aikaa.
5. Käytä Timeboxia
Kun meidän on saatava jotain tehtyä, emme ajattele, kuinka paljon aikaa projektin loppuun saattaminen vie. Sen sijaan mietimme, kuinka paljon aikaa meillä on projektiin. Siellä Parkinsonin laki astuu esiin. Jos tehtävälle annettu aika on enemmän kuin vaadittu aika, meillä on tapana viivyttää tehtävää viimeiseen minuuttiin.
Käytä timeboxia, jotta näin ei tapahdu. Timeboxing tarkoittaa sitä, että mietitään, kuinka paljon aikaa tietyllä projektilla kestää tehtävän suorittamiseen, itse asettaman määräajan (aikataulun) asettaminen tehtävän vaatiman ajan mukaan ja siitä pitäytyminen se.
Sano, että sinulla on kolme päivää aikaa saada projekti valmiiksi. Arvioinnissa huomaat, että se voidaan tehdä kolmen tunnin kuluessa. Aseta projektille 3 tunnin määräaika ja pyri saamaan se valmiiksi määräajassa. Timeboxingin avulla tulet tietoisemmaksi siitä, miten ja missä käytät aikaasi. Kun mielessäsi on lähestyvä määräaika, et todennäköisesti viivyttele.
6. Käytä Pomodoro-tekniikkaa
Kuten timeboxing, voit käytä Pomodoro-menetelmää tullaksesi tuottavammaksi ja voittaa Parkinsonin lain. Pomodoro-menetelmä sisältää lyhyitä, mutta intensiivisiä työjaksoja, joiden välissä on lyhyitä taukoja.
Pomodoro-menetelmää käyttäessäsi et ajattele tehtävän varsinaista määräaikaa, vaan itsellesi asettamaasi 25 minuuttia. Tämä poistaa Parkinsonin lain mahdollisuuden ryhtyä toimiin. Näin voit käyttää Pomodoro-tekniikkaa:
- Kirjoita muistiin tehtävälista tärkeysjärjestyksessä.
- Aseta ajastin 25 minuuttiin.
- Aloita työskentely tärkeimmän tehtävän parissa, kunnes ajastin sammuu.
- Pidä 5 minuutin tauko.
- Toista neljä 25 minuutin istuntoa.
- Pidä 30 minuutin tauko.
Vaikka voit käyttää ajastinta puhelimessasi tai kannettavassa tietokoneessa, on olemassa omistettuja Pomodoro-tekniikan sovelluksia jotka tekevät siitä paljon helpompaa ja tehokkaampaa.
Saat enemmän valmiiksi lyhyemmässä ajassa
Sinun ei tarvitse aloittaa kaikkia näitä strategioita alusta alkaen; voit valita yhden tai kaksi ja tehdä ne mahdollisimman tehokkaasti. Temppu on tulla tietoiseksi siitä, miten käytät aikaasi, ja estää Parkinsonin lakia "laajentamasta työtäsi".
Kun olet oppinut siitä, voit sisällyttää enemmän näitä strategioita rutiinisi. Mutta älä vain lopeta tähän! Voit oppia lisää tavoista lisätä tuottavuuttasi ja saada enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.