Sinun ei enää tarvitse lähettää Word-asiakirjaa sähköpostitse edestakaisin työtovereiden välillä saadaksesi asiat hoidettua. Voisit, mutta verkkopohjaisilla tekstinkäsittelyohjelmilla, kuten Google Docsilla, yhteistyö ja viestintä on helppoa.
Ohjelmistosta löydät erilaisia työkaluja ja ominaisuuksia, jotka auttavat sinua pysymään ajan tasalla ja poissa toistenne tieltä. Tästä artikkelista löydät täydellisen oppaan näiden työkalujen käyttämiseen Google-dokumenteissa.
Voit tehostaa tiimisi palautetta ja yhteistyötä mainitsemalla muita ja käyttämällä kommentteja tehokkaasti Google-dokumenteissa.
Muiden mainitseminen Google-dokumenteissasi
Jos haluat mainita kontaktin missä tahansa Google-dokumentissa, kirjoita @ ja jatka hänen sähköpostiosoitteestaan. Jos olet tallentanut hänet yhteystiedoksi Google-tilillesi, hänen nimensä näkyy luettelossa, kun teet niin. Siellä voit napsauttaa heidän nimeään lopettaaksesi niiden lisäämisen.
Niiden mainitseminen asiakirjassa ei lähetä heille ilmoitusta, mutta se luo tunnisteen, jonka päälle voit nähdä yhteystietokortti, jossa on pikakuvakkeet, joiden avulla voit lähettää heille sähköpostia, luoda tai ajoittaa tapaamisen tai tarkastella viimeaikaisia Google-vuorovaikutuksiasi.
Jos et ole vielä antanut työkaverille käyttöoikeutta, niitä on muutamia tapoja jakaa Google-dokumentit, nopein on Jaa -painiketta oikeassa yläkulmassa. Kun napsautat sitä, sinulta kysytään heidän sähköpostiosoitteensa ja valinnainen viesti. Sitten lyö Lähettää.
Kommentit pingottavat työtovereitasi ja kiinnittävät heidän huomionsa jaettuun asiakirjaasi. Kommenttien käyttäminen:
- Korosta teksti tai media, johon haluat jättää kommentin.
- Työkalupalkki tulee näkyviin asiakirjan oikealle puolelle. Valitse siellä sininen puhekuvake plussymbolilla. Vaihtoehtoisesti voit löytää tämän symbolin harmaana ylätyökalupalkista tai napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella nähdäksesi luettelon lisävaihtoehdoista.
- Kommenttipaneeli tulee näkyviin. Kirjoita ajatuksesi kenttään käyttämällä @-merkkiä ja sähköpostiosoitetta lisätäksesi työtoverisi.
- Kun olet valmis jakamaan, napsauta Kommentti, ja muistiinpanosi näkyy asiakirjassa. Kaikki ryhmään merkityt saavat ilmoituksen. Jokainen, jolla on pääsy asiakirjaan, voi tarkastella ja lisätä ajatuksiaan.
Voit estää kommentit sotkemasta asiakirjaasi ratkaisemalla ne, kun olet lukenut ne tai suorittanut niihin liittyvät tehtävät. Voit tehdä tämän napsauttamalla valintamerkkiä ketjun otsikossa. Tämä toiminto piilottaa muistiinpanon, mutta voit käyttää ja palauttaa ratkaistut kommentit Google Docsissa käyttämällä historiaasi. Löydät sen valitsemalla puhekuvakkeen näytön oikeasta yläkulmasta.
Kuinka käyttää Muokkausehdotuksia Google-dokumenteissa
Joskus on hyödyllistä tehdä ehdotuksia muutosten sijaan, kun työskentelet yhteistyössä. Sen sijaan, että pingaat työtoverisi peli kerrallaan tai selaa dokumentin versiohistoriaa, voit ehdottaa muutoksia käyttämällä Ehdotustila Google Docsissa. Tehdä niin:
- Korosta teksti tai media, johon viittaat.
- Työkalupalkki tulee näkyviin asiakirjan oikealle puolelle. Valitse siellä vihreä puhekuvake lyijykynällä. Vaihtoehtoisesti voit vaihtaa tilojen välillä napsauttamalla työkalupalkin kynäkuvaketta tai napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella lisävaihtoehtojen luetteloa.
- Kun olet ehdotustilassa, tekemäsi muokkaukset näkyvät ehdotuksina, ja korvattava teksti näkyy edelleen vihreällä yliviivauksella. Kommenttiruudut näkyvät oikealla puolella, ja ne kertovat mahdollisista muutoksista.
- Kun olet valmis, merkitse työtoveri, jolle haluat ehdottaa muutoksia, yhteen tai useampaan kommenttiketjuun ja lähetä ilmoitus napsauttamalla Toista.
Kun olet valmis palaamaan muokkaustilaan, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehto luettelosta tai napsauta työkalupalkin oikealla puolella olevaa ehdotustilan kuvaketta.
Jos tarkistat jonkun muun ehdotuksia, voit tarkastella niitä napsauttamalla kommenttikenttiä. Napsauta samalla ketjun yläosassa olevaa valintamerkkiä hyväksyäksesi ja x-merkkiä hylkäämiseksi. Muutosten hyväksyminen siirtää työtoverisi tekemät muutokset asiakirjaan. Voit myös jättää heille kommentteja ketjuun viestiäksesi edestakaisin tietyistä kohdista.
Google-dokumenttien ilmoitusasetukset
Nopea tapa löytää asiakirjojen ilmoitusasetukset on käyttää puhekuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa. Kun olet avannut paneelin, avaa asetusvalikko napsauttamalla kellokuvaketta. Täällä voit säätää molempien vastaanottamiesi ilmoitusten tyyppejä Kommentit ja Muokkaukset.
Kommentteja varten voit valita ne kaikki, vain ne, joissa muut mainitsevat sinut, tai ei yhtään niistä. Jos et valitse mitään, saat silti visuaalisen ilmaisimen, mutta et saa ilmoitusta tai sähköpostia. Tässä tapauksessa sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota varmistaaksesi, että et menetä työtoverin päivitystä.
Muokkausten avulla voit valita, haluatko saada ilmoituksia aina, kun joku tekee dokumenttiin muutoksia tai ei tehdä mitään. Mutta voit silti nähdä asiakirjasi versiohistoriasta, kuka muutti mitäkin.
Versiohistorian käyttäminen Google Docsissa – ja miksi tämä on kätevää
Koska teet yhteistyötä muiden kanssa, on hyvä, että sinulla on asiakirjasta varmuuskopio siltä varalta, että joku vahingossa poistaa tai kirjoittaa tärkeitä tietoja. Näytön yläosassa on hyperlinkki, joka kertoo, milloin viimeisin muokkaus on tehty. Napsauta tätä, niin näet aiempien työistuntojen varmuuskopiot ja tehdyt muutokset.
Versiohistorian käyttäminen on kätevää, koska voit nähdä, mitä muut ovat muuttaneet, jos se on epäselvää. Lisäksi voit palata aiempaan versioon, jos et ole tyytyväinen nykyiseen asiakirjaan tai jos jokin meni pieleen.
Kuinka tietää, työskenteleekö joku muu Google-dokumentissa
Onneksi Google auttaa sinua selvittämään, muokkaako työtoverisi parhaillaan asiakirjaa vai ei. Jos he ovat kanssasi työtilassa, hänen profiilikuvansa näkyy näytön yläosassa värireunuksella. Jos ne ovat siellä, mutta eivät ole aktiivisia, se näyttää haaliselta.
Voit myös nähdä tarkalleen missä he ovat katsomalla kohdistinta vastaavalla värillä. Näin voit välttää päällekkäisyydet tai palata takaisin myöhemmin, jos haluat työskennellä yksin.
Tee yhteistyötä Google-dokumenttien avulla
Google-dokumenttien ansiosta yhteistyö työtovereiden kanssa on helppoa. Voit joko osallistua asiakirjoihin tai ehdottaa muokkauksia. Lisäksi tarjolla on paljon ominaisuuksia, kuten mukautetut ilmoitusasetukset, versiohistoria ja reaaliaikaiset päivitykset, jotka pitävät työnkulkusi sujuvana ja vakaana.
