Kuinka luoda aikakartta tuottavuuden parantamiseksi

Kuinka usein huomaat olevasi eksyksissä – et pysty selviytymään tiellesi heittävien tehtävien loputtomasta virrasta? Makasit sängylläsi yöllä ja mietit kaikkea työtä, jonka olisit voinut tehdä päivän aikana, mutta et pystynyt.

Pohdit, kuinka olisit voinut hallita paremmin aikaasi ja saada enemmän aikaan. Mutta päivä on hukassa. Kunpa olisit suunnitellut kaiken etukäteen. Jos yllä oleva skenaario kuvaa tilannettasi, sinun on harkittava aikakartoitusta.

Mikä on aikakartoitus? Miten se eroaa ajanestosta?

Aikakartoitus viittaa prosessiin, jossa luodaan viitekehys, joka kartoittaa toimintasi (työ, tapaamiset, henkilökohtaiset sitoumukset) ajan suhteen. Aikakartoitus on helppo sekoittaa ajoitukseen tai tavanomaisiin ajanhallintamenetelmiin, kuten ajan estämiseen. Siinä on kuitenkin huomattava ero.

Aikakartta tarjoaa kokonaisvaltaisen näkymän päivästä, viikosta tai kuukaudesta. Se selventää, kuinka sinun pitäisi viettää päiväsi, mitä sinun tulee tehdä ja milloin. Kun olet saanut käsityksen siitä, miten aiot viettää aikasi, voit alkaa ajoittaa aikalohkoja tärkeille tehtäville (ajan esto).

Toisin kuin muut ajanhallintamenetelmät, aikakartoitus ei ole vain ajan varaamista työhön. Se on täydellinen suunnitelma, kuinka vietät aikaasi töistä ja harrastuksista vapaa-ajan ja perheen aikaan. Ja kun olet tottunut aikakartoittamiseen, tapahtuu taikuutta.

Saat selkeän kartan siitä, mitä sinun on tehtävä, joten päätöksentekoväsymys katoaa. Päivien jongleerailu eri projektien välillä katoaa, koska olet jo ajoittanut aikalohkoja tärkeiden tehtävien suorittamiseen. Tiedät milloin on aika tehdä töitä ja milloin on aika jättää huolesi ja juoda kuuma kupillinen kahvia. Sinulla ei ole enää kiirettä, vaan saat enemmän töitä.

Kuulostaa hyvältä, eikö? Puhutaanpa siitä, kuinka voit luoda aikakartan tuottavuuden lisäämiseksi ja elämäsi hallitsemiseksi.

Kuinka luoda aikakartta tuottavuuden parantamiseksi

Aikakartan luomiseen ei ole olemassa tavallista tapaa, koska aikakartoitus on henkilökohtainen. Ihmisillä on erilaiset tavoitteet, temperamentit ja olosuhteet. Se mikä toimii yhdelle ei välttämättä toimi toiselle. Seuraava opas antaa kuitenkin luonnoksen tyypillisestä aikakartan luomisprosessista, jota voit seurata ja muokata omien olosuhteidesi mukaan.

Vaihe 1: Mieti, miten vietät aikaa

Ennen kuin aloitat aikakartan luomisen, on tärkeää kysyä itseltäsi: Miksi luot aikakartan ja mitä odotat saavuttavasi? Nämä ovat tärkeitä kysymyksiä, jotka vaikuttavat siihen, kuinka tehokas aikakartoitus tulee olemaan sinulle. Siksi on tärkeää olla totuudenmukainen näihin kysymyksiin vastattaessa.

Voit aloittaa ajattelemalla, kuinka käytät aikaasi keskimääräisenä päivänä. Oletko tyytyväinen nykyiseen rutiinisi? Jos et, mieti mitä haluaisit parantaa. Älä unohda, että luot aikakartan itsellesi.

Tämä tarkoittaa, että sinun on otettava huomioon persoonallisuutesi, huipputuottoajat ja tottumukset vastatessasi näihin kysymyksiin. Jos esimerkiksi tiedät, että työskentelet parhaiten myöhään illalla, voit asettaa aikalohkoja tärkeimmille tehtävillesi yöllä varmistaaksesi maksimaalisen tehokkuuden.

Kun olet katsonut elämäntapaasi lintuperspektiivistä ja harkinnut rutiinisi puutteita, pane merkille asioita, joita haluat parantaa, ja tajunnut, mitä haluat saavuttaa aikakartallasi, siirry seuraavaan askel.

Vaihe 2: Luo tehtävälista

Listaa alas toimintoja, jotka haluat tehdä tietyllä aikavälillä. Ensimmäistä kertaa kartallasi on parasta käyttää lyhyempää aikaväliä, mieluiten viikko. Tämä johtuu siitä, että lyhyempi aikakehys auttaa sinua asettamaan realistisia tavoitteita ja tuntemaan olosi vähemmän ylimieliseksi.

Kun luettelet viikon aktiviteettejasi, luo kategoriat elämäsi eri osa-alueille (työ, harrastukset, terveys, ystävät ja perhe). Voit helposti hallita tehtäviäsi, kun eroat ne asianmukaisiin luokkiin. Mutta älä liioittele sitä. On parasta pitää luokkasi välillä 3–5, jotta vältytään sotkulta.

Vaihe 3: Värikoodin eri toiminnot

Aikakarttojen luomisen ei tarvitse olla tylsää. Voit (pitäisi) lisätä väriä eri aikakartan luokkiin. Se tekee aikakartoituksestasi hauskaa, ja eri värit auttavat visualisoimaan aikakarttasi. Mutta älä lisää värejä satunnaisesti. Eri värit edustavat erilaisia ​​tunteita, joten värikoodaa vastaavasti.

Vihreä edustaa luontoa ja runsautta, minkä vuoksi olemme määrittäneet vihreän värin terveyskategoriaan Clockifyssa.

Vaihe 4: Priorisoi tehtävät

Kun luettelet toimintoja, jotka haluat suorittaa viikossa, huomaat, että tunteja ei ole tarpeeksi kaikkien tehtävien suorittamiseen. Tästä sinun on aloitettava priorisointi. Useimpien ihmisten on kuitenkin vaikea priorisoida. Jos se olet sinä, Käytä Eisenhower-matriisia priorisoidaksesi tehtäväsi.

Eisenhower-matriisi auttaa luokittelemaan tehtävät neljään neljännekseen niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Tärkeimmät ja kiireellisimmät tehtävät saavat korkeimman prioriteetin, kun taas vähiten tärkeät ja vähemmän kiireelliset tehtävät ajoitetaan myöhemmäksi, delegoidaan tai poistetaan tehtävälistalta.

Vaihe 5: Ajoita aikalohkot

Kun olet priorisoinut tehtävät, seuraava vaihe on ajan esto. Näin luot aikalohkoja kalenteriisi:

1. Luo aikalohkoja tärkeimmille tehtäville.
2. Luo sen jälkeen aikalohkoja kokouksille.
3. Jos sinulla on tarpeeksi aikaa jäljellä, luo aikalohkoja muille tärkeille tehtäville tai projekteille.

Vaikka prosessi näyttää yksinkertaiselta, teet aluksi virheitä. Mutta älä huoli, paranet siinä lopulta. Tässä on kuitenkin muutamia vinkkejä, jotka on syytä pitää mielessä, jotta pääset prosessiin helpommin ja minimoi virheiden mahdollisuus:

• Pidä aikalohkosi riittävän joustavina jättääksesi tilaa odottamattomille puheluille ja väistämättömille häiriötekijöille.
• Aseta kiinteä aika rutiinitehtäville (aamiainen, aamulenkki, päivällinen).
• Suunnittele kokoukset (jos mahdollista) yhteen aikalohkoon, koska päivän aikana hajallaan olevat kokoukset voivat haitata tuottavuutta.
• Älä unohda luoda aikalohkoja lepoa varten.
• Jätä tyhjiä aikalohkoja äkillisiä, odottamattomia tapahtumia varten.

Vaihe 6: Tarkista ja tarkista

Nyt kun olet luonut aikakarttasi, on aika tarkistaa se. Katso, kuvaako viikoittainen aikakarttasi täydellisesti, miten haluat viettää viikkosi. Jos ei, muokkaa sitä. Jos olet esimerkiksi tehnyt paljon intensiivistä työtä maanantaina ja tiistaina – vaikka sinulla on paljon aikaa vapaana keskiviikkona – voit lisätä osan työstä keskiviikon tasapainottamiseksi sinun päiväsi.

Aikakarttasi ei ole oikeuden määräys, joten voit vapaasti muokata sitä ja tehdä sopiviksi katsomiasi muutoksia. Mutta tee se ennen kuin alat seurata sitä, koska aikakartan muuttaminen puolivälissä voi syrjäyttää koko viikon aikataulusi.

Kun seuraat aikakarttasi, katso kuinka hyvin se toimii. Kysy itseltäsi: Pystyitkö seuraamaan sitä? Lisäsikö se tuottavuuttasi? Onko alueita, jotka kaipaavat lisäparannuksia? Tee vastaustesi perusteella tarvittavat muutokset tuleviin aikakarttoihin.

Aikakartoitusohjelmistot eivät ole välttämättömiä, mutta ne tekevät prosessista tehokkaamman. Tarvitset vain kynän ja paperin aikakartan luomiseen luettelemalla ja priorisoimalla viikoittaisia ​​aktiviteetteja ja luomalla aikalohkoja viikolle.

Mutta tässä on ongelma. Et voi tehdä muutoksia. Aikakartoitusohjelmisto tekee ajan kartoittamisesta helpompaa ja tehokkaampaa. Lisäksi aikakarttasi on aina käytettävissä puhelimellasi.

Clockify on yksi parhaista ajanhallintaohjelmistoista. Se tarjoaa siistin, helposti navigoitavan käyttöliittymän ja monia ominaisuuksia, jotka auttavat luomaan kattavia aikakarttoja.

Voit helposti luoda aikalohkoja sovelluksessa kalenterinäkymä. Napsauta mitä tahansa ajanjaksoa (joka ei ole jo estetty) ja Lisää aikamerkintä ponnahdusikkuna tulee näkyviin. Täytä nyt tiedot ja napsauta LISÄTÄ -painiketta. Toista prosessi niin monta aikalohkoa kuin haluat.

Sinä pystyt Käytä TimeCamp-ohjelmaa säästääksesi aikaa ja lisätäksesi tuottavuuttaja luoda aikakarttoja. Kun olet lisännyt aikalohkoja viikolle (tai kuukaudelle), integroi Google-kalenteri TimeCampiin.

Google-kalenterisi aikalohkot näkyvät automaattisesti TimeCamp-aikaraportissa määritettynä aikana. Lisäksi TimeCamp tarjoaa automaattisen ajan seurannan – hengenpelastajan ihmisille, jotka usein unohtavat lisätä aikamerkintöjä.

Planywayn avulla voit integroida Trellon, Jiran, Google-kalenterin ja Microsoft Teamsin. Jos hallinnoit projekteja Trellossa ja ajoitat kokouksia Google-kalenterissa, voi olla vaikea tietää, mitä tehdä ja milloin.

Planyway tuo kaiken yhteen paikkaan, mikä helpottaa aikakartan luomista. Voit vetää aikalohkoja Planyway-kalenterin poikki, mikä helpottaa viime hetken säätöjen tekemistä.

Voit tehdä paljon artikkeleiden kirjoittamisesta ja budjettien laatimisesta suosikkielokuvieni katseluluettelon luomiseen Google Docs Editors -ohjelmistopaketin avulla. Aikakartan luominen ei ole eri asia.

Google Sheets tarjoaa kaiken, mitä tarvitset täydellisen aikakartan luomiseen. Se, mikä erottaa Google Sheetsin muista aikakartoitusohjelmistoista, on sen tarjoama vapaus. Voit luoda aikakartan haluamallasi tavalla rajoittamatta itseäsi sovellusliittymään.

Mutta jos et halua vaivaa luoda aikakartta tyhjästä, tässä on a Google Sheetsin aikakarttamalli joita voit käyttää ja mukauttaa.

Viivyttäminen on vihollinen

Aikakartoitus auttaa hallitsemaan aikaasi paremmin. Se antaa sinulle suunnan ja jäljen, jota seurata. Mutta sinun on sitouduttava siihen, jotta se näyttää ihmeensä. Ja suurin este, jonka kohtaat matkalla, on viivyttäminen.

Monet ihmiset kamppailevat viivyttelyn kanssa ja käyttävät erilaisia ​​​​menetelmiä käsitelläkseen sitä. Vaikka kaikilla näillä menetelmillä on plussansa, viiden minuutin sääntö on yksi tehokkaimmista.