Tehosta tiimisi välistä viestintää näiden vinkkien avulla

Kriittisin tapa menestyä yrityksesi kanssa on tehokas viestintä. Tiimisi tulee esittää kysymyksiä, ymmärtää syvällisesti yrityksen tavoitteet ja tietää, että heidän ajatuksiaan arvostetaan. Vahvat kommunikointitavat tiimissäsi eivät tapahdu yhdessä yössä. Se vaatii sitoutumista toteuttamaan toimivia strategioita ja luomaan lopulta avoimen työympäristön.

Jos olet sitoutunut tehostamaan viestintää tiimisi kanssa, lue vinkit, joita sinun on aloitettava toteuttamaan menestyäksesi ja pitääksesi kaikki tyytyväisinä.

Kommunikoi yhteenvedon avulla

Aktiivisessa kuuntelussa viestinnässä on kyse ymmärtämisen pyrkimisestä. On välttämätöntä varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla. Kommunikaatiovirheitä tapahtuu yrityksissä liian usein ja sitä voidaan helposti lievittää käytännön yhteenvedolla.

"Yhteenveto tai parafrasointi on aktiivinen kuuntelutaito, jossa toistetaan takaisin, mitä henkilö on kommunikoinut", selittää Max Ade, toimitusjohtaja.

Pickleheads. "Vaikka tämäntyyppinen viestintä voi tuntua toistuvalta, se on tehokkain tapa estää väärinkäsitykset. Prosessissa kuunnellaan aktiivisesti henkilön puhetta, tehdään yhteenveto ja toistetaan hänen sanomansa sekä vahvistetaan ymmärrys ryhmän välillä."

Miltä tämä näyttää käytännössä? Ian Heyman, perustaja Urospuhallussuoja jakaa: "Se voi näyttää erilaiselta kaikille, mutta yksi tapa lähestyä sitä on muodostaa tiimisi kanssa kosketuspohja, jossa harjoittelet parafrasointia. Toistamalla takaisin, kuinka kukin teistä ymmärtää jonkin käsitteen tai keskustelun, voit välttää monia väärinkäsityksiä. Tämä voi saada tiimisi olemaan tuottavampi, koska kaikille on selvää, mitä kohti työskentelet."

Yhteenveto kommunikaatiotaidona vaatii harjoittelua. Johtajien on parasta näyttää esimerkkiä ja käynnistää tämä strategia. Kestää aikaa saada kaikki mukaan ja tottua tähän viestintämenetelmään, mutta siitä on kaiken kaikkiaan uskomattoman hyödyllistä.

Aseta selkeät esityslistat kaikille kokouksille

Yksi suurimmista valituksista, joita monet työntekijät kohtaavat kokouksiin liittyen, on se, että ne vievät liian paljon aikaa ja ovat tehottomia. Näin tapahtuu, kun kokouksia ei ole suunniteltu ja toteutettu kunnolla. Paras tapa varmistaa, että kokoukset ovat hyödyllisiä tiimille, on laatia selkeät esityslistat hyvissä ajoin.

"Et voi koskaan olla liian valmistautunut", sanoo Max Schwartzapfel, CMO Taistelee puolestasi. "Kun isännöit kokousta, harkitse yhtenäisen, selkeän esityslistan laatimista vähintään kolmen päivän ajan. Tämä voi antaa tiimillesi aikaa valmistella suoritteita, kysymyksiä tai ajatuksia etukäteen. Yritetään kommunikoida paikan päällä voi jättää tilaa puuttuville tiedoille, eikä kukaan halua sitä."

Kokoukset karkaavat usein käsistä. "Ajoitettu tapaamiset, joissa on tiukat esityslistat, ovat loistava tapa varmistaa, että saat asiat todella tehtyä", kertoo Karim Hachem, verkkokaupan johtaja Maxine Hollywoodista. "Kartoita aikajana kullekin aiheelle ja pyydä jotakuta seuraamaan aikaa, jotta pysyt aikataulussa. Voit myös jättää tilaa kokouksen lopussa kysymyksille; Tämä aika on myös hyvä tapa määrittää, tarvitseeko aihe enemmän huomiota. Ajoitustapaamiset auttavat varmistamaan, että osut kaikkeen, mistä haluat keskustella, samalla kun selvität, mikä tarvitsee lisäviestintää."

Varmista tapaamisten aikana, että tiimisi voi vapaasti kertoa, mitä yrityksessä tapahtuu. Jätä tilaa kysymyksille, kutsu vilkasta keskustelua ja ota kaikki mukaan keskusteluun. Kun sinulla on avoimien ovien käytäntö, tämän pitäisi olla normaalia ja tiimisi on innokas jakamaan ajatuksiaan.

Host Periodic Touch Bases

Kun tiimisi on kiireinen työnteossa, viestintä voi usein jäädä tielle. Mutta ilman tätä viestintää työ kärsii. On tärkeää, että tiimisi työtaakkaan jää aikaa koskettaa perustaa. Tämä voi olla kahdenkeskisenä, projektikohtaisia ​​tiimejä, kokonaisia ​​tiimejä tai muuten. Joiden tiheyden voit määrittää vastaamaan erityistarpeitasi, kunhan varmistat, että kaikki kosketuspohjaiset tapaamiset ovat tehokkaita eivätkä vain vie aikaa.

Christy Pyrz, markkinointijohtaja Paradigma peptidit sanoo: "Harkitse johtajien tapaamista tiiminsä kanssa yksitellen joka kuukausi. Et tarvitse esityslistoja näihin kokouksiin. Sen sijaan voit käyttää sitä avoimena viestintäjaksona keskustellaksesi työntekijän työstä, mielenterveydestä, kasvusta ja yleisistä yritysideoista."

Jos huomaat joukkueen moraalin laskevan, harkitse yhteydenottoalueiden lisäämistä saadaksesi tiimin samalle sivulle. "Näetkö joukkueen moraalin laskun? Yritä isännöidä kosketuskokous”, kertoo Melissa Rhodes, toimitusjohtaja Meedio1on1. "Kosketusperusryhmän pitäminen pienenä – noin 5–6 henkilöä – tekee siitä entistä sujuvamman. Jokaisen pitäisi voida puhua vapaasti ideoistaan ​​ja ajatuksistaan."

Luo tuomitsematon vyöhyke

Pääasiallinen syy, miksi monet työntekijät eivät halua puhua töissä, johtuu pelosta. He pelkäävät, ettei heidän sanojaan oteta vakavasti tai he kokevat seurauksia. Jos aiot tosissasi lisätä viestintää tiimisi kanssa, sinun on luotava arviointivapaa ympäristö tehdäksesi sen.

"Et koskaan halua työntekijöiden nuhtelevan äänensä käytöstä", selittää Mary Kay Bitton, tuoteinnovaatiojohtaja Flo-vitamiinit. "On tärkeää arvostaa kaikkien mielipiteitä ja varmistaa, että jokainen tuntee olonsa turvalliseksi sanoakseen mielipiteensä."

Jos haluat luoda ja edistää tuomitsemattomuutta tiimisi kanssa, ota käyttöön avoimien ovien käytäntö kutsuaksesi tiimiäsi ilmaisemaan ajatuksiaan. Tarjoa heille turvallinen tila, jossa he voivat tehdä sen, esimerkiksi kokouksessa tai kahden kesken. Pidä kaikki samalla sivulla politiikan kanssa ja varmista, että kaikki noudattavat ennakkotapausta. Haluat varmistaa, että kulissien takana ei tapahdu mitään, mikä saa tiimisi kyseenalaistamaan tämän käytännön arvoa vai ei.

Vaikka yrityksesi voi noudattaa avoimien ovien politiikkaa, jotkut ihmiset eivät ehkä halua jakaa ajatuksiaan avoimesti suuren tiimin kanssa, joten on viisasta tarjota vaihtoehtoinen ratkaisu. "Avaintekijä sen varmistamisessa, että ihmiset tuntevat olonsa hyväksi puhuessaan, on antaa heille mahdollisuus puhua tavalla, joka tuntuu heille turvalliselta. Voit tehdä tämän rohkaisemalla ihmisiä varaamaan tapaamisia jonkun kanssa, jonka kanssa he haluavat keskustella yksityisistä aiheista. Sinulla voi myös olla online-ehdotuslaatikko, jonka avulla työntekijät voivat lähettää huolenaiheensa nimettömästi."

Uuden politiikan toteuttaminen vie aikaa, ja kulttuurin rakentaminen vaatii johdonmukaisuutta ja aikaa. Pysy siinä, ja lopulta siitä tulee normi. "On tärkeää, että jatkat ponnistelujasi, vaikka et huomaakaan välitöntä parannusta", sanoo Ryan Delk, toimitusjohtaja Primer. "Kuten useimmat meistä tietävät, hyvät asiat vievät aikaa, joten jatka eteenpäin, varsinkin kun se tuntuu haastavalta."

Pidä kaikki ajan tasalla yrityksen uutisista

Jotta jokainen tunteisi kuuluvansa yritykseen, haluat heidän pysyvän ajan tasalla kaikesta, mitä tapahtuu – vaikka se ei suoraan vaikuttaisi heidän asemaansa tai rooliinsa. Tämä on avainstrategia tiimin rakentamisessa ja varmistaa myös, että kaikki pysyvät ajan tasalla yrityksen ajankohtaisista uutisista, mukaan lukien tavoitteet, saavutukset ja jopa vaikeimmat asiat.

"Upea tapa varmistaa, että kaikki saavat tietoa, mutta ei pidä asioita liian vakavina, on pitää yrityksen uutiskirje", kertoo Justin Soleimani, yrityksen perustaja. Tumble. "Se voi alkaa pakosta, mutta se voi nopeasti muuttua tapaksi lisätä moraalia. Tietenkin haluat silti jakaa yritystä koskevia päivityksiä, mutta voit myös lisätä kohottavia tarinoita tiimistä, juhlia virstanpylväitä ja syntymäpäiviä ja paljon muuta.

Toinen sisäisten uutiskirjeiden etu tai viikoittainen sähköpostin tiivistelmä tarkoittaa, että ne vähentävät kokouksia, mikä lopulta parantaa tuottavuutta. "Jos sinusta tuntuu, että sinä ja tiimisi viettävät liian paljon aikaa kokouksiin, harkitse viikoittaisen sähköpostin kierroksen kokeilua", sanoo Brittany Dolin, yksi yrityksen perustajista. Pocketbook Agency. ”Suuri osa siitä, mitä käsittelet kokouksissa, voidaan hyvin hyvin välittää sähköpostitse. Voit yrittää lähettää viikoittain päivityksiä, joissa on yhteenvetoja tapahtumista. Se on loistava tapa jakaa uutisia ja samalla tarjota jotain konkreettista viitettä tulevaisuudessa tarvittaessa."

Kun sinulla on erityisesti suuria tiimejä ja haluat varmistaa, että kaikilla on tarvitsemansa tiedot koskien yritys, harkitse ratkaisun löytämistä tietojen jakamiseen täydellisillä yksityiskohdilla viitattu. Tämä vähentää juoruja ja välttää viestintävirheitä.

Johtopäätös

Et todellakaan halua leikata kulmia tiimiviestinnässä. Kun huonosta kommunikaatiosta tulee normi, huonosta tavasta luopuminen ja kestävän ratkaisun toteuttaminen vaatii lisäponnistuksia.

Paras tapa aloittaa on rakentaa pieni työryhmä, jossa on tiimisi jäseniä kaikilta tasoilta. Mieti suunnitelma siitä, miltä viestinnän lopullinen tavoite tulee näyttämään, ja sitten strategioi vaiheet, jotka sen saavuttamiseksi tarvitaan. Viesti tästä uudesta kulttuurista tiimin kanssa ja ota kaikki mukaan. Se on win-win kaikille.