Haluatko parantaa tuottavuuttasi? Opi käyttämään Ivy Lee -menetelmää Microsoft To Do -sovelluksessa tehokkaaseen tehtävien hallintaan ja keskittyneempään lähestymistapaan.
On tavallista katsoa tehtävälistaasi ja miettiä, mistä aloittaa. Koska siellä on niin paljon, lähtökohdan valitseminen joka aamu voi olla haastavaa – puhumattakaan stressaavasta.
Kun käytät Ivy Lee -menetelmää tehtäviesi suunnitteluun, tiedät tarkalleen, mistä aloittaa joka päivä. Ja yhdistämällä sen Microsoft To Do -sovelluksen yksinkertaisten tarkistuslista-asettelujen kanssa saat vankan tehtävienhallintaprosessin. Haluatko oppia kuinka? Ensin sukeltamme lyhyeen selostukseen Ivy Lee -menetelmästä.
Mikä on Ivy Lee -menetelmä?
Ivy Lee -menetelmä on erinomainen tapa poistaa stressiä päivittäisestä suunnittelusta. Tässä on nopea yleiskatsaus sen toiminnasta:
- Kirjoita muistiin kuusi tehtävää joka ilta keskittyäksesi seuraavaan päivään.
- Listaa ne järjestyksessä ja aseta korkeamman prioriteetin kohteet etusijalle.
- Selvitä seuraavana päivänä luettelosi ja tarkista kohteet matkan aikana.
- Jos lopetat luettelon, vältä tehtävien lisäämistä – käytä ehkä aikaa pienempiin asioihin tai rentoutumiseen.
- Mitä tahansa listaltasi on jäljellä, siirrä se seuraavaan päivään, kun kirjoitat uutta luetteloa.
Ajatuksena on, että tiedät tarkalleen, mistä aloittaa seuraavana päivänä ja mikä tehtävä on seuraava. Jos sinä vertaa Applen muistutuksia, Google Keepiä ja Microsoft To Do -ohjelmaa, huomaat, että ne kaikki tarjoavat tarkistuslistan muodossa. Mutta jälkimmäinen näyttää olevan tarkoitettu Ivy Lee -menetelmään sen ansiosta Minun päiväni ja Tehtävät luettelonäkymät.
Saatat ihmetellä, mitä tapahtuu kaikille muille tehtävillesi, kuudelle, jotka eivät ole päivittäisessä luettelossa. Päiväni ja tehtäväni toimivat yhdessä estääkseen asioita putoamasta halkeamien läpi. Päiväni on päivittäinen luettelosi, ja Tehtävät ovat kaikkea muuta listaa. Voit kutsua tätä omaksesi.
Ruuhkan luominen Microsoft To Do -sovelluksessa
Ruuhka on paikka, johon tallennat kaikki tehtäväsi. Se saattaa kuulostaa kaoottiselta, mutta ei ole tarvetta mennä liian rakeiseksi. Ajattele työtehtäviä, askareita ja projekteja, jotka eivät ole osa päivittäistä rutiiniasi. Esimerkiksi oikoluku raportin tai markkinointiehdotuksen kirjoittaminen, sähköpostien tarkistamatta jättäminen tai tiskaus.
Kun opit tehtävästä, lisäät sen jäännöslokiisi, jossa se ei unohdu, se ei häiritse ja on helposti saatavilla milloin tahansa.
Täydellinen paikka ruuhkallesi Microsoft To Do -ohjelmassa on Tehtävät-välilehti. Löydät sen vasemmalla olevasta sivupalkista. Tehtäväluettelon luominen täällä on yhtä helppoa kuin kirjoitat kohteet, jotka haluat sisällyttää lisää tehtävä kenttään ja paina enteriä.
Jos haluat lisätä tehtäviin lisätietoja, napsauta sitä, jota haluat laajentaa, ja oikea sivupalkki avautuu. Täällä voit:
- Lisää tehtävä My Day -luetteloosi.
- Luo muistutuksia.
- Anna tehtävällesi eräpäivä.
- Toista se – tehden siitä toistuvan tehtävän päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain tai mukautetun.
- Luokittele tehtäväsi.
- Liitä tiedosto.
- Kirjoita muistiinpano.
Sinun ei tarvitse olla liian yksityiskohtainen, mutta haluat sisällyttää tehtävästä tarpeeksi tietoa muistaaksesi yksityiskohdat myöhemmin. Tämä on erityisen tärkeää kohteille, jotka saattavat jäädä tilauskannassasi jonkin aikaa.
Kun olet listannut kaikki tehtävät, käytät ruuhkaa päivittäisen tehtäväluettelosi suunnitteluun.
Päivittäisen tehtäväluettelon kirjoittaminen Microsoft To Do -sovelluksessa
Kuten ruuhka, Microsoft To Do tarjoaa täydellisen paikan päivittäiselle listallesi Minun päiväni -välilehti. Löydät sen yläreunan vasemmasta sivupalkista. On tärkeää muistaa, että luettelo tyhjenee automaattisesti, kun päivämäärä muuttuu, joten et halua siirtää kohteita, kun valitset, mitä haluat tehdä seuraavana päivänä.
Sen sijaan, kun tarkastelet summassasi olevia kohteita, napsauta tähteä kuuden kohteen kohdalla, joita haluat käsitellä.
Napsauta aamulla tehtäviä, jotka haluat siirtää, ja valitse Lisää päivääni tehdä niin. Ne pysyvät myös ruuhkassasi tai Tehtävät-välilehdessä tunnisteella Minun päiväni. Kun Microsoft To Do tyhjentää keskeneräiset kohteet, voit löytää ne nopeasti uudelleen, kiitos niihin aiemmin asettami tähdet.
Varmasti olisi helpompaa, jos listasi ei tyhjentyisi iltaisin, mutta tämä antaa sinulle aikaa tarkistaa tehtäväsi aamulla ja myös uuden alun joka päivä. Sinun sisälläsi Minun päiväni -välilehti, voit napsauttaa ja vetää kohteita tänne priorisoidaksesi ne. Voit myös tarkastella uudelleen joitain tilaussi kohteita napsauttamalla Ehdotukset oikeassa yläkulmassa.
Kun valitset tehtävän, löydät sen kohdasta Valmis Tehtävät-välilehden osiossa. Lisäksi voit kytkeä päälle Valmis älykäs luettelo asetuksissasi – näytön oikeassa yläkulmassa oleva ratas – näyttääksesi valmiit tehtäväsi sivupalkissa.
Saatat löytää erilaisia sinulle sopivia tehtäviä. Älä hikoile, jos et löydä kuutta joka päivä, varsinkin jos tiedät, että et saa niin montaa valmiiksi.
Älykkäät luettelot käytettäväksi Ivy Lee -menetelmän rinnalla Microsoft To Do -sovelluksessa
On monia tuottavia tapoja käyttää Microsoft To Doa. Yksinkertaisten tehtävälista-asettelujensa lisäksi Microsoft To Do tarjoaa älykkäitä luetteloita, joiden avulla pysyt järjestyksessä ja saat asiat tehtyä. Nämä ovat erityisen käteviä, jos haluat pitää lisäluetteloita muistutuksille, ideoille tai satunnaisille asioille, jotta ne eivät sotke tehtäväluetteloasi tai ruuhkaa.
Tässä on mitä he tekevät:
- Tärkeä- Napsauttamalla tähteä minkä tahansa kohteen vieressä pitää sen tärkeänä. Microsoft To Do pyöristää sitten nämä tehtävät sovelluksen Tärkeä-välilehdelle, jotta löydät ne kaikki yhdestä paikasta. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos tilauskantasi on pitkä ja haluat löytää tähdellä merkityt kohteet nopeasti.
- Suunniteltu— Microsoft To Do kerää myös kohteet, joille määrität päivämäärän Suunniteltu-välilehdelle. Täältä löydät tehtäväsi ryhmissä, kuten Tänään, Huomenna, Ensi viikko, ja Myöhemmin.
- Määritetty minulle – jos teet yhteistyötä muiden kanssa Microsoft To Dossa tai Microsoft Plannerissa, voit myös tarkistaa täältä heidän sinulle delegoimia tehtäviä.
- Kaikki-Tämä älykäs luettelo näyttää kaikki Microsoft To Do -sovelluksessa luomasi tehtävät.
- Valmis-paikka kaikille valmiille tehtävillesi. Kun olet valinnut kohteen, löydät sen täältä tai Valmis osa sen luettelosta.
Jos et halua yhden tai minkä tahansa näistä näkyvän sivupalkissasi, voit kytkeä ne pois päältä asetuksistasi oikeassa yläkulmassa olevan rataskuvakkeen alla. Lisäksi voit automaattisesti piilottaa tyhjät älykkäät luettelot ja piilottaa sivupalkin otsikot yhdistetyistä sovelluksista.Suunnittelija ja Ilmoitettu sähköposti.
Mahdollisuus piilottaa käyttämättömät asiat tuovat enemmän huomiota käyttämiisi ominaisuuksiin. Tällä tavalla kiinnität huomiota vain tärkeimpään, ja tehtävät eivät todennäköisesti jää huomiotta tai unohduksiin.
Estä tehtävien putoaminen halkeamien väliin Microsoft To Do -ohjelman avulla
Microsoft To Do melkein tuntuu, että sen kehittäjät pitivät Ivy Lee -menetelmää mielessä. Sen Tehtävät- ja My Day-välilehdet muodostavat saumattoman päivittäisen luettelon, joka helpottaa suunnittelua. Jos sinun on tehtävä tehtävälistasi liikkeellä ollessasi, lataa mobiilisovellus. Mikä parasta, Microsoft To Do on saatavilla ilmaiseksi Microsoft-tilillä.
