Asana vs. Smartsheet: kumpi on parempi projektinhallintaan?

Projektien hallinta voi olla haastavaa, varsinkin kun tehtäviä, määräaikoja ja tiimin jäseniä on useita. Onneksi saatavilla on useita projektinhallintatyökaluja, joissa on lukuisia ominaisuuksia, jotka tekevät prosessista hallittavamman.

Asana ja Smartsheet ovat kaksi suosittua projektinhallintatyökalua. Molemmat alustat tarjoavat joukon ominaisuuksia, jotka auttavat sinua hallitsemaan tehtäviäsi, mutta näiden kahden välillä on joitain keskeisiä eroja. Tässä artikkelissa vertaamme Asanaa ja Smartsheetia auttaaksemme sinua päättämään, kumpi sopii paremmin projektinhallintatarpeisiisi.

1. Käyttöliittymä ja helppokäyttöisyys

Käyttöliittymä ja helppokäyttöisyys ovat kaksi tärkeää tekijää projektinhallintatyökalua valittaessa. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä helpottaa tiimin jäsenten navigointia ja alustan käyttöä, mikä voi lisätä tuottavuutta ja vähentää oppimiskäyrää.

Asana on puhdas ja yksinkertainen käyttöliittymä, joka keskittyy tehtävien hallintaan. Alustan käyttöliittymä on suunniteltu intuitiiviseksi, ja siinä on selkeä navigointi ja visuaalinen esitys tehtävistä ja projekteista. Tehtäviä on helppo luoda, jakaa tiimin jäsenille ja

oppia seuraamaan minkä tahansa projektin edistymistä aloittelijoille.

Smartsheet toisaalta käyttöliittymässä on perinteisempi muotoilu, joka muistuttaa laskentataulukkoa. Vaikka se voi aluksi tuntua ylivoimaiselta, käyttöliittymä voi olla varsin tehokas, kun olet sen ymmärtänyt.

Smartsheetillä on joitain parhaista projektinhallinnan ominaisuuksista ja erittäin muokattava käyttöliittymä. Se voi kuitenkin vaatia enemmän aikaa oppimiseen ja käyttöönottoon verrattuna Asanan yksinkertaisempaan suunnitteluun.

2. Työnkulun hallinta

Työnkulun hallinta on toinen tärkeä näkökohta, joka sisältää projektin tehtävien ja toimintojen kulun organisoinnin, seurannan ja automatisoinnin alusta loppuun.

Asanalla on tehtäväkeskeinen lähestymistapa työnkulun hallintaan, mikä tekee siitä helppoa luoda ja hallita töitäsi tehokkaasti "Omat tehtävät" -kohdassa. Alustan avulla voit myös järjestää tehtäväsi eri projekteihin ja osiin. Voit lisätä tehtäviin riippuvuuksia, tunnisteita ja määräaikoja varmistaaksesi, että projekti pysyy raiteilla.

Lisäksi Asana tarjoaa erilaisia ​​näkymiä, jotka sisältävät luetteloita, tauluja, kalentereita ja aikajanat, joiden avulla voit järjestää ja visualisoida tehtäviä eri tavoin. Listojen avulla voit tarkastella tehtäviäsi järjestelmällisesti, kun taas taulujen avulla voit siirtää tehtäviä vaiheesta toiseen, mikä mahdollistaa helpon edistymisen seurannan.

Kalenteri tarjoaa selkeän kuvan tulevista määräajoista, ja aikajananäkymä tarjoaa visuaalisen esityksen projektin virstanpylväistä ja riippuvuuksista.

Smartsheetin työnkulun hallinta perustuu tietojen järjestämiseen ja seurantaan rivien ja sarakkeiden avulla. Kuten Asana, alusta tarjoaa sinulle mahdollisuuden tarkastella tietojasi eri näkymistä - ruudukko-, Gantt-, kortti- ja kalenterinäkymästä.

Ruudukkonäkymä on oletusnäkymä, jossa voit lisätä, muokata ja hallita tietorivejä ja sarakkeita. Gantt-näkymän avulla voit helposti tunnistaa kriittiset polkutehtävät ja aikajanat. Lisäksi kalenterin esitys tarjoaa selkeän yleiskuvan ja korttinäkymässä Kanban-tyylinen näkymä tiedoista, jolloin voit hallita tehtäviä siirtämällä kortteja vaiheesta toiseen.

Sekä Asana että Smartsheet voivat automatisoida toimintoja, kuten ilmoitusten lähettämisen, tehtävien luomisen tai päivittämisen tiettyihin laukaisimiin perustuvat kentät, joiden avulla voit automatisoida toistuvia tehtäviä ja hallita työnkulkua helpompaa.

3. Yhteistyö ja viestintä

Asana ja Smartsheet tarjoavat yhteistyöominaisuuksia, joiden avulla tiimin jäsenet voivat työskennellä yhdessä saumattomasti. Molempien alustojen avulla voit määrittää tehtäviä tiimisi jäsenille, asettaa eräpäiviä ja seurata edistymistä.

Asanassa voit tehdä yhteistyötä tehtävien, projektien ja keskustelujen parissa käyttämällä kommentteja, mainintoja ja liitteitä. Voit myös lähettää suoria viestejä työtilassa oleville työtovereillesi, mikä voi olla hyödyllistä nopeassa kahdenkeskisessä viestinnässä.

Toisaalta Smartsheet tarjoaa myös keskusteluominaisuuden, jonka avulla tiimin jäsenet voivat keskustella tietyistä projektin näkökohdista, mikä voi olla hyödyllistä syvemmälle keskustelulle. Voit myös jakaa taulukoita tiimin jäsenten tai ulkoisten sidosryhmien kanssa samalla kun hallitset taulukon käyttöä määrittämällä, kuka voi tarkastella, muokata tai omistaa taulukon.

Lisäksi molemmilla alustoilla voit määrittää alustalle ilmoituksia ja hälytyksiä pysyäksesi ajan tasalla tiimisi edistymisestä.

4. Räätälöinti ja integrointi

Mitä tulee räätälöintiin ja integrointiin, sekä Asana että Smartsheet tarjoavat laajan valikoiman vaihtoehtoja.

Asana tarjoaa suhteellisen rajoitetun joukon mukautusvaihtoehtoja Smartsheetiin verrattuna. Voit luoda mukautettuja kenttiä tehtäviä, projekteja ja portfolioita varten, mutta luotavien mukautettujen kenttien tyypeille on joitain rajoituksia. Alusta tarjoaa myös valikoiman valmiita malleja eri projekteihin, mikä helpottaa nopeaa aloittamista.

Smartsheet tarjoaa laajemman valikoiman mukautusvaihtoehtoja. Voit luoda mukautettuja kenttiä taulukoille, mukaan lukien avattavat luettelot, valintaruudut ja paljon muuta. Alusta tarjoaa myös ehdollisen muotoilun, jonka avulla käyttäjät voivat korostaa soluja automaattisesti tiettyjen kriteerien perusteella.

Lisäksi Smartsheetissä on vankka joukko automaatioominaisuuksia, mukaan lukien sääntöjen luominen, jotka päivittävät automaattisesti soluja tai käynnistävät toimintoja tiettyjen tapahtumien sattuessa.

Integroinnin kannalta sekä Asana että Smartsheet tarjoavat laajan valikoiman vaihtoehtoja, mukaan lukien suosittuja työkaluja, kuten Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Salesforce, JIRA, Tableau ja paljon muuta.

5. Hinnoittelu

Asana tarjoaa useita hinnoittelusuunnitelmia, mukaan lukien ilmainen suunnitelma perusominaisuuksilla ja maksulliset suunnitelmat edistyneemmillä ominaisuuksilla. Ilmaisella perussopimuksella voit tehdä yhteistyötä jopa 15 henkilön kanssa, luoda rajattomasti tehtäviä, projekteja, toimintalokeja, tallennustilaa ja paljon muuta tiimisi projektinhallintatarpeisiin.

Premium ja liiketoimintasuunnitelmat alkavat 10,99 dollarista ja 24,99 dollarista, ja ne tarjoavat lisäominaisuuksia, kuten edistyneen raportoinnin, aikajananäkymän, tavoitteet, mukautetut kentät, tarkennetun haun, portfoliot ja paljon muuta.

Samoin Smartsheet tarjoaa useita hinnoittelusuunnitelmia, mukaan lukien ilmainen suunnitelma perusominaisuuksilla ja maksetut suunnitelmat premium-ominaisuuksilla. Ilmaisella perussopimuksella saat kaksi taulukkoa, kaksi editoria, näkymiä, kojetauluja, raportteja ja paljon muuta. Premium- ja liiketoimintasuunnitelman hinnoittelu alkaa 7 dollarista ja 25 dollarista, ja se tarjoaa rajoittamattoman määrän arkkeja, muokkausohjelmia, kojetauluja, raportteja, integraatioita ja paljon muuta.

Asana ja Smartsheet tarjoavat myös yrityssuunnitelmia, joissa on räätälöity hinnoittelu suurten yritysten tarpeisiin organisaatioille ja sisältää ominaisuuksia, kuten edistyneet suojaustasot, paremmat mukautukset, premium-tuen, ja paljon enemmän.

Asana vs. Smartsheet: Kumpi sinun pitäisi valita?

Sekä Asana että Smartsheet ovat uskomattomia projektinhallintaa, ja valinta näiden kahden välillä riippuu tiimisi erityisistä projektinhallintatarpeista ja budjetista. Viime kädessä saat parhaan kokemuksen molemmilta alustoilta, etkä voi mennä pieleen kummankaan kanssa.

Asana tunnetaan käyttäjäystävällisestä käyttöliittymästään, tehtäväkeskeisestä työnkulun hallinnasta ja vahvoista yhteistyöominaisuuksista. Se on loistava valinta tiimeille, jotka asettavat etusijalle helppokäyttöisyyden ja joustavuuden. Vaihtoehtoisesti Smartsheet tunnetaan muokattavissa olevista näkymistä, vahvoista automaatioominaisuuksista ja projektisalkun hallintaominaisuuksista.