Kuinka muuttaa sähköpostit tehtäviksi ja kommenteiksi ClickUpin avulla

Oletko kyllästynyt pysymään tehtäväluettelossasi vaihtamalla jatkuvasti Gmail-postilaatikon ja ClickUp-työtilan välillä? No, ClickUpilla on ratkaisu tämän vaivan poistamiseen.

Voit muuttaa sähköpostisi tehtäviksi ja kommenteiksi ClickUpissa ilman, että sinun täytyy poistua Gmailista. Ohjaamme sinut tämän prosessin läpi muuttaaksemme tapaasi työskennellä yleisen tuottavuuden parantamiseksi.

Jos haluat lähettää sähköpostin tehtävän kommenttiosioon ClickUp, sinun on hankittava tehtävän yksilöllinen sähköpostiosoite. Kyllä, kuulit oikein! Jokaisella ClickUpissa luomallasi tehtävällä on yksilöllinen osoite. Saadaksesi tämän osoitteen, vie hiiri sen tehtävän päälle, johon haluat lähettää sähköpostit, ja napsauta ellipsi-kuvake.

Valitse avattavasta luettelosta Lähetä sähköpostia tehtävään.

Napsauta ponnahdusikkunassa Kopio kopioidaksesi tehtäväsähköpostin leikepöydällesi.

Avaa nyt Gmail ja paina Ctrl + V osoitepalkkiin liittääksesi tehtävän sähköpostin. Huomaat, että teksti muuttuu välittömästi ClickUp-tehtävän nimeksi. Tämä on erittäin hyödyllistä, jos haluat lähettää toisen sähköpostin samaan osoitteeseen – kirjoita tehtävän nimi ja valitse se avattavasta valikosta.

Lisää sähköpostiin aiherivi ja teksti ja paina Lähettää -painiketta.

Sähköpostin lähettämisen jälkeen se näkyy tehtävän kommenttiosiossa (kuten alla olevassa kuvassa). Huomaa, kuinka ClickUp tunnistaa lähettäjän ja näyttää sähköpostin aiheen ja tekstin. Se sisältää myös HTML-tiedoston sähköpostin sisällöstä, jonka voit ladata tietokoneellesi.

Kuten kaikki ClickUpiin lisätyt kommentit, voit tehdä useita muutoksia edelleenlähetettyyn sähköpostiin. Kun viet hiiren kommentin päälle, voit muokata sitä, tarkastella sitä koko näytön tilassa tai määrittää sen tiimin jäsenelle. Myös tiimisi jäsenet voivat ottaa kommentin vastaan ​​reagoimalla siihen emojilla tai jättämällä suoran vastauksen.

Klikkaamalla kommentin ellipsikuvaketta saat lisävaihtoehtoja, joiden avulla voit:

• Kopioi kommentin URL-osoite.
• Lisää kommentti tehtäväsi kuvausalueelle.
• Aseta muistutus toimenpiteistä kommentin suhteen.
• Poista kommentti.

Luo uusia tehtäviä ClickUpissa sähköpostitse

Kuten ClickUp-tehtävissä, jokaisella listalla on myös yksilöllinen osoite. Tämä tarkoittaa, että voit lähettää sähköpostit tehtävänä kyseiseen luetteloon. Saat minkä tahansa luettelon osoitteen viemällä hiiren luettelon nimen päälle pääsivupalkin navigoinnissa ja napsauttamalla ellipsi-kuvake avataksesi luettelon asetukset.

Valitse avattavasta valikosta Sähköposti listalle.

Napsauta ponnahdusikkunassa Kopio kopioidaksesi luettelosähköpostin leikepöydällesi.

Liitä sähköposti Gmailin osoitepalkkiin, lisää aiherivi ja teksti ja paina Lähettää. Tällä kertaa aiheesi on tehtäväsi nimi ClickUpissa ja teksti lisätään tehtävän kuvausalueelle. Kaikki sähköpostiin lisäämäsi tiedostot menevät tehtävän Liitteet-osioon (HTML-tiedoston lisäksi ClickUp liittää automaattisesti).

Voit määrittää uudelle tehtävälle lisäominaisuuksia lisäämällä ne aiheriville:

• Valtuutettu: Anna uusi tehtävä itsellesi tai tiimin jäsenelle (esim. John Doe) käyttämällä tai.
• Eräpäivä: Aseta eräpäivät määrittämällä tarkat päivämäärät, kuten tai käyttämällä luonnollista kieltä, kuten, , tai.
• Tunnisteet: Lisää tunnisteita tehtävään käyttämällä. Jos määrittämääsi tunnisteen nimeä ei ole, se luodaan automaattisesti.

Kun olet lähettänyt sähköpostin, se näkyy määrittämässäsi ClickUp-luettelossa alla olevan kuvan mukaisesti.

Jos työskentelet usein tiettyjen luetteloiden kanssa työtilassasi, käytä jonkin aikaa niiden osoitteiden tallentamiseen Gmailiin, jotta ne on helpompi käyttää nopeasti.

Sähköpostien automaattinen edelleenlähetys ClickUpiin

Jos huomaat jatkuvasti välittäväsi sähköpostit tietystä lähettäjältä ClickUpiin tehtävänä tai kommenttina, automaation määrittäminen säästää arvokasta aikaa. Älä anna termin "automaatio" pelotella sinua – sinun tarvitsee vain määrittää edelleenlähetyssuodatin Gmailissa.

Lisää edelleenlähetyssähköpostiosoite Gmailiin

Ennen kuin voit aloittaa sähköpostien edelleenlähettämisen, sinun on lisättävä edelleenlähetyssähköpostiosoite (tehtävälle tai luettelolle), johon sähköpostit lähetetään. Voit tehdä tämän napsauttamalla rataskuvake Gmailin oikeassa yläkulmassa ja valitse Katso kaikki asetukset.

Napsauta Edelleenlähetys ja POP/IMAP -välilehdellä Lisää edelleenlähetysosoite -painiketta.

Liitä ClickUp-tehtäväsi tai luetteloosoite tekstikenttään. Varmista, että poistat ylimääräisen tekstin ja kulmasulkeet, jotka on lisätty osoitteen alkuun ja loppuun, ja napsauta sitten Seuraava. Napsauta kahdessa seuraavassa esiin tulevassa ponnahdusikkunassa Edetä sitten OK.

Kun avaat ClickUp-työtilan, vahvistuslinkki näkyy uutena tehtävänä luettelossa, johon lähetät sähköpostit.

Kun avaat tehtävän, napsauta vahvistuslinkkiä, joka on kuvausalueella. Napsauta näkyviin tulevassa ponnahdusikkunassa Vahvistaa lisätäksesi sähköpostiosoitteen vihdoin Gmailiin.

Aseta suodattimet sähköpostien edelleenlähettämiseksi ClickUpiin

Kun olet lisännyt edelleenlähetyssähköpostiosoitteen, voit nyt määritä suodatin sähköpostien lähettämistä varten siihen osoitteeseen. Alla olevassa kuvassa suodatin tarkistaa vain, että sähköpostin lähettäjällä on tietty osoite.

Kun sähköposti täyttää asetetut ehdot, se arkistoidaan ja lähetetään edelleen valittuun ClickUp-osoitteeseen.

Olet onnistuneesti suorittanut automaattisen asennuksen tiettyjen sähköpostien välittämiseksi ClickUpille. Jos haluat viedä tämän seuraavalle tasolle, voit määritä suodattimet sähköpostien edelleenlähettämiseksi Slackiin, ja toinen suodatin sähköpostien edelleenlähettämiseksi Outlookiin. Tämä on erittäin hyödyllinen ominaisuus, jonka avulla voit tyhjentää postilaatikkosi ja pitää sen järjestyksessä samalla kun pysyt tehtävälistasi kärjessä.

Tyhjennä sähköpostisi ja pysy järjestyksessä ClickUpin avulla

Sähköpostien muuttaminen tehtäviksi ja kommenteiksi ClickUpissa on pelinmuutos työnkulun hallinnassa. Muutamalla sähköpostisi kaaoksen voit muuttaa vain muutamalla napsautuksella virtaviivaisiksi ja organisoiduksi "tehtäväksi", jota on helppo seurata ja hallita. Ja se on vasta alkua – voit oppia käyttämään ClickUpia luovilla tavoilla, joista et ehkä ole tietoinen.