Kamppailetko ajanhallinnan kanssa? Opi käyttämään ChatGPT: tä ja hallitse aikataulusi ammattilaisen tavoin.
Seuraavan kerran, kun tunnet olevasi täynnä aikatauluja tai lähestyviä määräaikoja, miksi et antaisi tekoälyn auttaa sinua? Tekstinluontitoimintojensa lisäksi ChatGPT voi myös auttaa sinua tulemaan tuottavammaksi ja tehokkaammaksi tehokkaiden ajanhallintataitojen avulla.
Haluatpa priorisoida tehtäväluetteloasi, käsitellä suurta projektia tai vain selvitä päivästäsi tehokkaasti, ChatGPT voi tarjota henkilökohtaisia neuvoja päivittäisiin toimintoihisi ja saada kaiken irti aika.
1. Hanki neuvoja tehtävien priorisoimiseen
ChatGPT voi neuvoa sinua yleisissä tehtävien priorisointimenetelmissä, kuten Eisenhower Matrix, ABCD Method ja MOSCoW Method. Se voi myös auttaa sinua valitsemaan sopivimman menetelmän erityistarpeidesi ja tavoitteidesi perusteella.
Kuvittele esimerkiksi, että sinulla on tiukka aikataulu päivälle etkä tiedä mistä aloittaa. Kirjoita tehtäväsi ChatGPT: hen, kehota sitä lajittelemaan asiat Eisenhower Matrixiin ja saat paremman käsityksen prioriteeteistasi hetkessä.
Tämä lähestymistapa on nimetty Yhdysvaltain presidentti Dwight D. Eisenhower, joka lainasi kerran puheessaan yliopiston entisen presidentin filosofiaa ajankäytöstä.
"Minulla on kahdenlaisia ongelmia, kiireellisiä ja tärkeitä. Kiireelliset eivät ole tärkeitä, eivätkä tärkeät ole koskaan kiireellisiä", Eisenhower sanoi.
Tätä ajattelutapaa noudattaen Eisenhower Matrix -lähestymistapa auttaa sinua lajittelemaan tehtäviä niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Se on nopea tapa auttaa sinua selvittämään, mikä todella ansaitsee huomiosi.
Erilaista lähestymistapaa varten ChatGPT voi myös virtaviivaistaa tehtäviäsi ABCD-menetelmän perusteella. Se on toinen suosittu tehtävänhallintatapa, ja chatbot tekee sen käyttämisestä helppoa. Listaa kehotteeseen päivän tehtävät ja pyydä sitä käyttämään ABCD-menetelmää.
Jos sinulla on luettelo odottavista tehtävistä etkä tiedä mistä aloittaa, ChatGPT voi arvailla, mitkä niistä ovat todennäköisesti tärkeimmät ABCD-menetelmän avulla. Vaikka olisit eri mieltä sovelluksen alkuperäisestä lajittelusta, se on nopea tapa arvioida prioriteettisi.
Kuten tämä esimerkki osoittaa, chatbot lajittelee toimintasi tehtäviin, jotka vaativat välitöntä huomiota (esim. päivän vuoro) sekä ne, jotka voivat jäädä taka-alalle hetkeksi (kuten soittamalla takaisin lääkärillesi toimisto).
Kun muotoilet kehotettasi, ole mahdollisimman tarkka ja älä epäröi muotoilla kysymystä uudelleen tai luoda uudelleen ensimmäinen vastaus. Tässä tapauksessa luettele kaikki tehtäväluettelosi kohteet, jos haluat, ja merkitse, mitkä tehtävät ovat aikaherkkiä tai muuten kriittisiä.
Siitä huolimatta oppia kirjoittamaan tehokkaita ChatGPT-kehotteita voi viedä vähän aikaa ja kokeilua, se on vaivan arvoista. Useimmiten se, että chatbotille annetaan paljon tietoa työskenneltäväksi sekä osallistuminen keskustelullisiin jatkokysymyksiin ja selvennyksiin, tarjoaa hyödyllisempiä vastauksia.
Suurimmaksi osaksi chatbot voi auttaa sinua määrittämään, mikä monista tehtävistäsi ansaitsee huomiosi eniten. Tämä on yksinkertainen tapa antaa teknologian ottaa hieman päätöksenteosta vastuulleen kaikille, joille liian monet odottavat velvollisuudet rasittavat.
2. Virtaviivaista työnkulkuasi ChatGPT: n avulla
Ammatistasi riippuen ChatGPT voi myös tarjota erityisiä neuvoja työnkulkusi nopeuttamiseksi. Tässä esimerkissä kehotimme chatbotia käsittelemään yleistä ajanhukkaa: sähköpostien lukemista ja niihin vastaamista.
Tätä kehotetta varten chatbot antoi yleisiä neuvoja mallien käyttämisestä ja tilauksen lopettamisesta niin monelta kuin mahdollista. Voit kuitenkin myös syventyä saadaksesi tarkempia neuvoja myös näihin ongelmiin.
Tässä tapauksessa kehotimme chatbotia vapauttamaan turhiin sähköposteihin tuhlattua aikaa. Se tarjosi pitkän listan neuvoja, mukaan lukien vinkkejä selkeällä kielellä kommunikointiin ja tarpeettomien keskustelujen välttämiseen.
Ennakoivampaa toimintaa varten chatbot voi myös löytää tapoja automatisoida joitain rutiinitehtäviäsi. Tätä esimerkkiä varten pyysimme ChatGPT: tä tarjoamaan joitain automaatioideoita kiinteistönvälittäjälle.
ChatGPT tarjosi useita sähköpostimarkkinointiin, virtuaalikierroksiin ja kiinteistöjen listauspalveluihin liittyviä vinkkejä, jotka voivat auttaa kiinteistönvälittäjiä menestymään työssään ja säästämään aikaa. Pyydä chatbotilta neuvoja oman urasi ajankäytöstä saadaksesi tarkempia vinkkejä.
3. Jaa suuri projekti hallittaviin osiin
ChatGPT voi auttaa sinua purkamaan suuria projekteja, olitpa sitten suunnittelemassa kodin remonttia, alan vaihtoa tai jopa podcastin käynnistämistä. Tässä tapauksessa kehotimme chatbotia auttamaan nopeuttamaan ja helpottamaan huoneen tyhjentämistä – mikä on monien mielestä ylivoimaista.
Tällaisissa tapauksissa voit jopa kehottaa ChatGPT: tä ottamaan erilaisia rooleja. Tässä tapauksessa saimme sen esitellä tiedot ammattimaisen järjestäjän tavoin keskittyen prosessin läpiviemiseen mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti.
Chatbot tarjosi joukon vihjeitä, joiden avulla voit poistaa turvotusta tehokkaammin. Monet heistä keskittyivät prosessin nopeuttamiseen, kuten neuvoihin tehdä nopeita päätöksiä tietyn esineen säilyttämisestä vai lahjoittamisesta.
Kun seuraavan kerran sinulla on edessäsi suuri projekti, katso, voiko ChatGPT auttaa sinua selvittämään vaiheet, jotta se olisi hallittavampi ja tehokkaampi. Chatbot saattaa vain tarjota oikean neuvon nopeuttaakseen koko työtä.
4. Hanki henkilökohtaisia ajansäästövinkkejä
Pyydä bottia antamaan aikaa säästäviä vinkkejä. Räätälöi kehotteet vastaamaan erityistarpeitasi (eli "anna aikaa säästäviä vinkkejä ihmisille, joilla on pitkä työmatka" tai "anna aikaa säästäviä vinkkejä ohjelmistokehittäjille").
Tässä tapauksessa pyysimme aikaa säästäviä vinkkejä ihmisille, jotka kamppailevat viivyttelyn kanssa. Loppujen lopuksi taipumus viivytellä on yksi niistä suurimmat ajanhallinnan virheet joita monet ihmiset kohtaavat silloin tällöin. Tässä kehotteessa keskityimme erityisesti kotitöiden viivyttelyyn.
Chatbot tarjosi runsaasti käytännön neuvoja tarpeettomien askeleiden poistamiseen ja lopputuloksen visualisoimiseen motivaatioksi. Ottaen huomioon valtavan määrän tietoa, jonka ChatGPT voi saada, se voi todennäköisesti ehdottaa myös aikaa säästäviä vaihtoehtoja tilanteeseesi. Muista antaa yksityiskohtaisia, täsmällisiä ohjeita saadaksesi parhaat neuvot.
Säästä aikaa ChatGPT: n avulla
Suurimmaksi osaksi tekoälytekniikat, kuten ChatGPT, voivat auttaa tehostamaan tuottavuuttasi ja ajanhallintataitojasi. Kokeile chatbotia saadaksesi kaiken irti muutamasta yksinkertaisesta kehotuksesta.
