Haluatko lajitella Excel-tietosi kuin ammattilainen? Näin voit käyttää SORTBY-toimintoa laskentataulukoiden järjestämiseen vaivattomasti.
Microsoft Excel tarjoaa tehokkaita työkaluja tietojen kokoamiseen, järjestämiseen ja visualisointiin lähes millä tahansa kuviteltavissa olevalla tavalla. Joskus törmäät tilanteeseen, jossa sinun on luotava tiedoistasi useita tiettyjä näkymiä.
SORTBY-toiminto Excelissä tarjoaa kätevän tavan luoda monimutkaisia erittelyjä ja tehdä erikoistuneita tietojärjestelyt, jotka lisäävät selkeyttä tietoihisi aiheuttamatta sekaannusta alkuperäisen sisällä tietojoukko.
Käyttää Excelin SORTBY-funktiota Excelissä
On olemassa useita tapoja lajitella tiedot Excelissä, mutta nopeimmin mieleen tulevilla tavoilla voi olla haittoja monimutkaisempiin tarpeisiin.
LAJITTELU-toiminnon käyttäminen luo erillisen, järjestetyn tietojoukon, mutta voit lajitella vain yhden kriteerijoukon mukaan. Lajittelu Excelin lajittelu- ja suodatustyökalulla tarjoaa paljon tarkemman tarkkuuden, mutta se lajittelee alkuperäisen tietojoukon suoraan, mikä tekee useiden näkymien luomisesta ja näyttämisestä haastavampaa, varsinkin jos haluat nähdä ne samanaikaisesti.
SORTBY-toiminto pohjimmiltaan yhdistää näiden kahden ominaisuuden parhaat puolet; se luo tietojoukostasi erillisen näkymän (tai "taulukon"), joka voidaan lajitella useamman kuin yhden ehdon mukaan. Voit esimerkiksi lajitella pelin pelaajien tulostaulun joukkueen nimen, sitten tuloksen ja sitten tiettyjen pelin sisäisten saavutusten mukaan.
Tässä artikkelissa käytettävässä esimerkissä meillä on luettelo myyntitiedoista koko alueella. Sarakkeet sisältävät myyntihenkilöstömme sukunimet, osavaltion, jossa he työskentelevät, heidän tekemiensä myyntien lukumäärän ja heidän myyntitulojensa kokonaismäärän.
SORTBY-funktion käyttäminen Excelissä
Luodaksemme ensimmäisen lajittelumme SORTBY-toiminnolla järjestäkäämme myyjämme osavaltion mukaan.
- Valitse solu F2.
- Kirjoita soluun tai kaavapalkkiin seuraava:
=LAJITTELU(A2:D16,B2:B16) - Lehdistö Tulla sisään.
Tämä toiminto käskee Exceliä lajittelemaan koko alueemme (solut A2 kautta D16) "State"-arvoilla soluissa B2 kautta B16. Se on oletuksena nousevassa järjestyksessä (A-Z) automaattisesti. Tuloksena oleva taulukko luettelee tietomme osavaltioittain (ensin Arizona, sitten Kalifornia, sitten New Mexico...).
Huomaa, että nimiluetteloa ei ole järjestetty aakkosjärjestykseen, koska emme pyytäneet sitä tekemään sitä. Tätä kaavaa on kuitenkin helppo muuttaa useiden kriteerien määrittämiseksi.
Lajittelu useiden kriteerien mukaan samanaikaisesti SORTBY: n avulla Excelissä
Muutetaan uusi tietojoukkomme siten, että se lajittelee ensin osavaltion ja sitten tehtyjen myyntien määrän mukaan. Näin luodaan pienoisluokittelu kunkin myyjämme menestyksestä kussakin osavaltiossa.
- Valitse solu F2 uudelleen. Vaihtoehtoisesti, jos haluat säilyttää myös ensimmäisen kaavan erojen vertailua varten, valitse solu K2 sen sijaan.
- Kirjoita soluun tai kaavapalkkiin seuraava:
=LAJITTELU(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1) - Lehdistö Tulla sisään.
Tuloksena olevalla uudella taulukolla on hieman monimutkaisempi kaava nyt, kun pyydämme Exceliä lajittelemaan useiden kenttien mukaan.
Kaava alkaa samalla tavalla kuin edellinen kaava, sillä pyydämme Exceliä lajittelemaan kaavamme joukko sarakkeissa A–D sarakkeen B "State" -tiedot, mutta koska meillä on nyt useita alueet, joiden mukaan haluamme lajitella, meidän on selvennettävä Exceliin molemmat taulukot, joiden mukaan lajittelemme ( by_array syntaksi) ja myös Lajittelujärjestys, tai suunta, johon haluamme Excelin järjestävän tiedot.
Jokainen niistä by_array argumentit voivat olla vain yhden sarakkeen levyisiä, ja arvot on lueteltu pystysuunnassa sellaisina kuin ne ovat täällä (for esimerkiksi solut B2:B16) tai yhden rivin pituinen, ja arvot on listattu vaakasuunnassa (esimerkiksi solut A4:D4).
Vaikka kaksi saraketta, jotka olemme juuri pyytäneet lajittelemaan tätä kaavaa, sarakkeet B ja C ovat kummankin vieressä Muuten emme voi yhdistää kahta saraketta yhdeksi aluepyynnöksi kaavan sisällä (kuten "B2:C16"). Tämä johtaa "#REF!" virhe, koska Excel ei ole varma kumman kentästä lajitella tai missä järjestyksessä.
Puhumattakaan siitä, että on täysin mahdollista, että lajiteltavat alueet ovat erotettu toisistaan (kuten esimerkiksi sarakkeet B ja D tässä), tai että haluat lajittele solut alueiden mukaan, jotka eivät ole järjestyksessä tiedoissasi (esimerkiksi jos haluat lajitella "State" -kohdan mukaan sarakkeessa B ja sitten "Nimi" sarakkeessa A, kuten ehdotetaan aikaisemmin).
Näin ollen nämä kaksi saraketta on lueteltava kaavan sisällä erillisinä alueina, jotta Excelille kerrotaan järjestykseen, johon haluamme lajitella taulukon – yllä olevassa esimerkissä ensin tilan mukaan, sitten numeron mukaan myynti.
The Lajittelujärjestys syntaksi voidaan määrittää kahteen suuntaan: "1" nousevaan järjestykseen (A-Z-järjestys tai pienimmät numerot ensin) tai "-1" laskevaan järjestykseen (Z-A-järjestys tai suurimmat numerot ensin). The Lajittelujärjestys kentät eivät voi olla muita numeroita kuin 1 tai -1, tai muuten "#ARVO!" virhe palautetaan, koska ei ole muita tapoja tilata tietoja.
Määritellään Lajittelujärjestys oli vain valinnainen kaavamme ensimmäisessä versiossa, koska oli heti selvää, minkä mukaan lajittelemme, ja lajittelimme jo nousevassa järjestyksessä.
Jos kuitenkin halusimme lajitella arvot laskevaan järjestykseen tai aina kun lajittelemme useiden ehtojen mukaan, se on pakollinen täytettävä syntaksi, koska lajittelujärjestys voidaan järjestää eri suuntiin eri alueille, kuten teimme tässä kaava.
Emme myöskään voi pyytää tätä kaavaa lajittelemaan taulukkoamme osittain – esimerkiksi lajittelemaan A1:D16 alueen B1:B10 mukaan. Jokaisen kaavan alueargumentin on katettava sama määrä soluja – jos siis alkuperäinen joukko arvossa on 15 solua, sitten kaikki by_array argumenttien, joiden mukaan kaavaa pyydämme lajittelemaan, on myös sisällettävä 15 solua. Muussa tapauksessa saamme "#ARVO!" virhe.
Nyt kun ymmärrämme tämän kaavan rakennuspalikoita, on helppo nähdä, kuinka SORTBY: n avulla järjestämme tietomme niin monen kriteerin mukaan kuin haluamme tai tarvitsemme. Syötä joukko ensin, kirjoita sitten by_array lajitella, sitten Lajittelujärjestys, sitten meidän seuraava by_array, meidän seuraava Lajittelujärjestysja niin edelleen, kuten kaavasyntaksissa:
=LAJITTELU(joukko, taulukon_1 mukaan, [lajittelujärjestyksen mukaan], [jonon_järjestyksen mukaan2, lajittelujärjestyksen mukaan2],...)SORTBY on jälleen yksi tehokas ja monipuolinen toiminto Excelissä
Microsoft Excelin SORTBY-toiminto helpottaa tiettyjen tietojen erittelyjen luomista ja on monipuolinen työkalu, joka järjestää sotkuisia tietojoukkoja vaivattomasti monimutkaisilla tavoilla tehdäksesi tiedoistasi selkeämpiä ja helpompia toimintakelpoinen.
Excelin lukuisten toimintojen, työkalujen ja ominaisuuksien avulla voit järjestellä laskentataulukoita ja käyttää aikaasi tehokkaammin ja tuottavammin.
