Outlook-kalenterin mukauttaminen Windowsissa

Outlook-kalenteri on olennainen osa työelämäämme; se auttaa pitämään kirjaa lukemattomista kokouksista, määräajoista, tapahtumista, zoomauspuheluista ja paljon muusta. Aiemmin Outlookin sisäänrakennetussa kalenterissa oli rajalliset mukautusvaihtoehdot, mutta uusi Outlookin esikatselusovellus muuttaa tätä parempaan suuntaan.

Lue, kun keskustelemme Outlook-kalenterin mukauttamisesta tarpeisiisi.

Mikä on Outlook for Windows -esikatselusovellus?

Microsoft Outlook, joka on nyt osa Microsoft 365 Suitea, on ollut suosituin työpöytäsähköpostiohjelma yli kahden vuosikymmenen ajan. Sen menestys johtuu mielestäni sen yleisestä yksinkertaisuudesta ja intuitiivisista sähköposti-/kalenteriominaisuuksista, jotka ovat lisänneet tuottavuutta.

Ei ole yllättävää, että Microsoft pyrkii säilyttämään seuraavan aallon käyttäjiä varmistamalla, että heidän ohjelmistonsa ottavat jatkuvasti käyttöönsä. Outlook for Windows -esikatselusovelluksen avulla Microsoft 365:n kehittäjät pyrkivät omaksumaan nykyaikaisuuden ja parantamaan Outlookin ydinominaisuuksien kekseliäisyyttä. Uusi Outlookin esikatselusovellus on tyylikäs, toimiva ja tekee siitä todella helppoa

mukauta Outlook-kokemustasi. Siinä on myös ainutlaatuisia ominaisuuksia, kuten Gmail-tilin integrointi Outlookiin, ja käyttäjät voivat jopa integroida Skypen ja Microsoft Teamsin suoraan.

Microsoft Outlookin esikatselusovellus on Microsoft 365 Insider -ohjelman osallistujien käytettävissä. Käyttäjät, jotka ovat rekisteröityneet "Insideriksi", saavat ensimmäisinä uusimmat päivitykset suosikki Office-sovelluksistaan. Microsoft luottaa Insider-yhteisöltä kerättyyn palautteeseen parantaakseen ominaisuuksia, ratkaistakseen ohjelmistovirheitä ja parantaakseen käyttökokemusta.

Kun olet määrittänyt Microsoft 365:n Windows-tietokoneellesi, voit ottaa Outlook for Windows -esikatselun käyttöön liu'uttamalla Kokeile uutta Outlookia vaihtopainike Microsoft Outlook -asiakasohjelman oikeassa yläkulmassa.

Onneksi voit käyttää Outlook for Windows Preview -sovellusta ilmaiseksi Windows 10- ja 11-käyttöjärjestelmissä, vaikka sinulla ei olisikaan voimassa olevaa Microsoft 365 -lisenssiä. Näin saat nopeasti Outlook for Windows -esikatselusovelluksen:

1. alkaen alkaa valikko, käynnistä Microsoft Store.
2. Etsiä Mail ja asenna sovellus, jos sinulla ei vielä ole sitä.
3. Käynnistä Mail sovellus ja määritä se sähköpostitilillä.
4. Ota käyttöön oikeassa yläkulmassa oleva Kokeile uutta Outlookia vaihtopainike.
5. Sovellus käynnistyy sitten uudelleen uudella Outlook-esikatselusovelluksella.

Kalenterin asettelun määrittäminen Outlookissa

Outlook-kalenteria on helppo muokata ja muokata haluamasi tyylin mukaan. Aiemmin Kalenterin järjestämiseen oli rajoitetusti vaihtoehtoja, mutta nyt on paljon tilaa mukauttamiselle.

Outlookin kalenterin asettelu tarjoaa erilaisia ​​mukautusvaihtoehtoja, joiden avulla voit vaihtaa päivittäisen, viikoittaisen, kuukausittaisen tai jaetun näkymän välillä. Näiden eri näkemysten avulla voit tarkastella tarkasti päivittäistä tai viikoittaista aikatauluasi ja saada samalla laajemman yleiskuvan tulevasta kuukaudesta.

Voit muuttaa Outlook-kalenterin asettelua seuraavasti:

1. Valitse ensin Kalenteri -kuvaketta vasemmasta sivupalkista.
2. Valitse Näytä -välilehti nauhasta.
3. Valitse väliltä Päivä, työviikko, viikko, tai Kuukausi säätääksesi näkymää vastaavasti.
4. Voit myös valita Jaettu näkymä näyttääksesi eri sähköpostitileihin liittyvät kalenterit erikseen.
5. Jos haluat tarkastella tulevia tapahtumia tarkemmin, voit suurentaa Aikaskaala jotta yksityiskohdalle jää enemmän tilaa.
6. Kun olet järjestänyt näkymän haluamallasi tavalla, voit tallentaa sen oletusnäkymäksi seuraavan kerran. Voit tehdä tämän valitsemalla Tallennetut näkymät ja sitten Tallenna nykyinen näkymä.

Kokousten ja tapahtumien suodattaminen Outlook-kalenterissa

Voit järjestää vaivattomasti kokouksia ja tapahtumia järjestääksesi aikataulusi paremmin, jos kalenterisi tulee liian täynnä. Sinulla on mahdollisuus suodattaa kalenteritapahtumia seuraavilla tavoilla:

• Kuka on kokouksen järjestäjä
• Onko tapahtuma peruttu vai luonnos
• Mihin kategoriaan kokous kuuluu
• Olipa tapahtuma toistuva tai asetettu yksityiseksi

Voit käyttää Outlook-kalenterisi suodatinasetuksia valitsemalla Kalenteri -kuvaketta vasemmasta sivupalkista ja napsauta sitten Näytä -välilehti nauhasta. Valitse Suodattaa -painiketta ja valitse haluamasi suodatusehdot avattavasta valikosta.

Kalenterin aika-asetusten hallinta Outlookissa

Voit mukauttaa erilaisia ​​päivämäärä- ja aika-asetuksia Outlookin esikatselukalenterissa parantaaksesi kalenterin optimointia. Tämän mukautuksen avulla voit määrittää työviikkosi, määrittää haluamasi kokousajat ja valita, näytetäänkö viikkonumerot vai ei.

Kalenterissa näkyvät kokousajat ovat oletusarvoisesti klo 8.00–17.00. Tämä ei aseta tavoitettavuustilaasi, mutta on kalenterisi oletusaikataulu.

Voit muuttaa kalenteriviikon ja kokoustuntien asetuksia seuraavasti:

1. Siirry Outlook-kalenteriin valitsemalla Kalenteri -kuvaketta sivupalkissa.
2. Valitse Näytä -välilehti Ribbonista ja napsauta sitten Kalenterin asetukset.
3. Valitse asetusvalikosta Kalenteri ja sitten Näytä.
4. Alla Kalenterin ulkonäkö -osiossa voit muuttaa työviikkoasi, muuttaa kokousaikoja ja paljon muuta.
5. Valitse lopuksi Tallentaa -painiketta vahvistaaksesi muutokset.

Aikavyöhykkeiden lisääminen Outlook-kalenteriin

Jos joudut usein olemaan tekemisissä eri aikavyöhykkeellä olevien asiakkaiden ja kollegoiden kanssa, voit helposti lisätä useita aikavyöhykkeitä kalenteriisi. Näin varmistat, että pysyt ajan tasalla etkä koskaan menetä mitään merkittävää hämmentävän aikavyöhykekonversion vuoksi.

Lisäaikavyöhykkeen lisääminen Outlook-kalenteriin:

1. Avaa Outlook-kalenteri napsauttamalla Kalenteri -kuvaketta sivupalkissa.
2. Siirry kohtaan Näytä -välilehti nauhassa ja napsauta Kalenterin asetukset.
3. Valitse asetusvalikosta Kalenteri ja sitten Näytä.
4. Vieritä löytääksesi Aikavyöhykkeet osio.
5. Voit päivittää nykyisen aikavyöhykkeesi valitsemalla haluamasi aikavyöhykkeen Näytä kalenterini aikavyöhykkeellä pudotusvalikosta vaihtoehto.
6. Lisää uusi aikavyöhyke napsauttamalla Lisää aikavyöhyke -painiketta ja etsimällä sopivaa kaupunkia/aikavyöhykettä.
7. Voit myös lisätä tunnisteen helpottaaksesi juuri lisätyn aikavyöhykkeen tunnistamista.
8. Valitse lopuksi Tallentaa -painiketta vahvistaaksesi muutokset.

Jaettujen kalentereiden lisääminen Outlookissa

Outlookin esikatselu sallii jakaa koko Outlook-kalenterisi muiden ihmisten kanssa ja antaa heille katselu- tai muokkausoikeudet. Siitä voi olla hyötyä pienille tiimeille, jotka työskentelevät tiiviisti.

Kalenterin jakaminen Outlookissa:

1. Navigoida johonkin Kalenteri > Näytä > Kalenterin asetukset.
2. Valitse asetusvalikosta Kalenteri ja sitten Jaetut kalenterit.
3. Alla Jaa, kalenteri -osiossa, valitse jaettava kalenteri.
4. Vuonna Jakaminen ja käyttöoikeudet -ikkunaan, kirjoita kutsuttavan käyttäjän sähköpostiosoite ja paina Tulla sisään.
5. Valitse haluamasi käyttöoikeustaso ja napsauta Jaa.

Tee kalenteristasi älykkäämpi

Outlookin esikatselun uskomattomien mukautusvaihtoehtojen ansiosta voit olla organisoituneempi ja tuottavampi. Microsoft on lisännyt paljon jännittäviä ominaisuuksia uuteen Outlook-esikatselusovellukseen ja antanut käyttäjilleen jotain jännittävää odotettavaa.