Eisenhower Matrix vs. Tehtävälista: kumpi on parempi ajanhallintaan?

Työsähköpostien hallinnan, kotitöiden jongleerauksen ja perhesitoumuksiin varaamisen välillä voi olla haastavaa pysyä henkilökohtaisen ja työelämän vaatimuksissa. Ajanhallintastrategia voi auttaa sinua palauttamaan enemmän tunteja vuorokaudessa.

Jatka lukemista saadaksesi selville, kuinka Eisenhower Matrix eroaa tehtävälistamenetelmästä, kunkin lähestymistavan vahvuudet ja heikkoudet ja mikä menetelmä sopii parhaiten tarpeisiisi ja tavoitteisiisi.

Eisenhower-matriisin perusteet ja tehtävälistat

Yksi suosittu tapa ajanhallintaan on perinteinen tehtävälista. Tämä edellyttää tehtävien luettelon kirjoittamista tärkeysjärjestykseen ja niiden käsittelyä yksitellen. Vaikka tämä lähestymistapa voi olla hyödyllinen, se ei aina ota huomioon kiireellisyyttä.

Toisaalta Eisenhower Matrix auttaa priorisoimaan tehtäviä niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Tämä menetelmä voi auttaa sinua lisäämään tuottavuutta ja tehokkuutta keskittymällä tärkeimpiin tehtäviin ja auttaa sinua tunnistamaan vähemmän kriittiset tehtävät, jotka voit siirtää tai lykätä.

Tässä on neljä asiaa, jotka on otettava huomioon valittaessa näiden kahden välillä.

1. Priorisointi

Priorisointi tehtävälistaa laadittaessa tarkoittaa yleensä kaikkien tehtävien kirjaamista tärkeysjärjestykseen ja niiden käsittelyä tässä järjestyksessä. Tämä menetelmä voi olla tehokas yksinkertaisissa tehtävissä tai projekteissa, joissa on lyhyt aika. Monimutkaisemmille tai pitkäaikaisemmille projekteille se ei kuitenkaan välttämättä ole tehokkain lähestymistapa.

Eisenhower Matrix käyttää erilaista lähestymistapaa priorisointiin. Se sisältää tehtävien luokittelun neljään eri neljännekseen niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella:

1. Tehtävät ovat molemmat kiireellinen ja tärkeä, kuten projekti, jolla on tiukka määräaika.
2. Tehtävät jotka ovat tärkeä mutta ei kiireellinen, kuten pitkän aikavälin suunnittelu tai taitojen kehittäminen.
3. Tehtävät jotka ovat kiireellinen mutta ei tärkeä, kuten tehtävät tai kokoukset, jotka voidaan siirtää tai lykätä.
4. Tehtävät jotka ovat ei kiireellinen eikä tärkeä, kuten matalan prioriteetin tehtävät.

Luokittelemalla tehtävät tällä tavalla Eisenhower Matrix voi auttaa sinua keskittymään ja keskittymään tärkeimpiin tehtäviin ensin ja välttämään vähemmän kriittisten tehtävien hidastamista.

2. Kiire vs. Merkitys

Ennen kuin luokittelet tehtäväsi, sinun on ymmärrettävä ja eriteltävä ne niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Analysoi jokainen tehtäväsi sen mukaan, kenen on tehtävä ja milloin se on tehtävä. Kysymys "kuka" auttaisi sinua ymmärtämään, kuinka tärkeä se on. Jos se vaatii henkilökohtaista huomiotasi, pidä sitä erittäin tärkeänä.

Kysymys "milloin" auttaisi sinua määrittämään, kuinka kiireellinen tehtävä on, joten voit päättää, kuinka kauan sinulla on aikaa ennen määräaikaa. Toinen asia on oppia erottamaan ja erottamaan kiireelliset ja tärkeät tehtävät tapa lisätä tuottavuutta tekemällä enemmän lyhyemmässä ajassa.

Vaikka tehtävälista toimii ensisijaisesti muistutuksena tehtävistä, Eisenhower Matrix tarjoaa puitteet tehtävien priorisoimiseksi niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Muista, että se ei luonnostaan ​​sisällä parametreja, joiden avulla voidaan päättää tehtävien "kuka" ja "milloin" matriisissa. Sitä voidaan kuitenkin käyttää tehokkaasti tällaisten päätösten tekemiseen.

Esimerkiksi arvioimalla tehtävän kiireellisyyttä voit määrittää, vaatiiko se välitöntä huomiota vai voidaanko se ajoittaa myöhempään ajankohtaan. Samoin ottamalla huomioon tehtävän tärkeyden voit päättää, tuleeko se hoitaa henkilökohtaisesti vai delegoida se jollekin toiselle.

Vaikka Eisenhower Matrix ei eksplisiittisesti kata näitä näkökohtia, se tarjoaa käytännön menetelmän niiden sisällyttämiseksi tehtävien hallintaan. Siksi Eisenhower Matrixin käyttötapaa voidaan laajentaa pelkän priorisoinnin ja myöhemmän avun lisäksi tehtävien delegointia ja aikataulutusta koskeva päätöksenteko, alue, jolle perinteiset tehtävälistat voivat pudota lyhyt.

3. Joustavuus

Kun käytät tehtävälistaa, sinulla on jatkuvasti paineita tehdä kaikki tulevat tehtävät tietyssä järjestyksessä. Tehtävälistan järjestäminen toimintokohteiden avulla tarkoittaa myös sen jatkuvaa päivittämistä ja tehtävien uudelleenjärjestelyä muuttuvan kiireellisyyden tai tärkeyden mukaan.

Lisäksi, kun sinulla on tiukka määräaika, sinulla ei ole aikaa analysoida tehtäviäsi tällä tavalla ja saatat päätyä työskentelemään niiden kaikkien parissa kerralla ottamatta huomioon tehtävälistan etuja.

Kun priorisoit tehtäviä tuottavuuden kannalta Eisenhower Matrixin avulla, se antaa sinulle joustavuutta valita niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Kun sinulla on vapaus valita kiireellisesti tehtävät asiat, saat joustavuutta tehdä muita ei-kiireellisiä tehtäviä omilla ehdoillasi.

Luokittelemalla tehtäväsi erilaisiin kiireellisyyden ja tärkeyden nelikulmioihin voit suunnitella kaikki tehtäväsi etukäteen. Se auttaa myös varaamaan aikaa kaikkiin tehtäviisi ja varmistamaan, että mikään tärkeä ei lipsu halkeamien läpi.

4. Aikasitoumus

Tehtävälistalla voit tarkistaa tehtävät luettelosta, kun suoritat ne. Vaikka mielessäsi saattaa edelleen olla muita tärkeämpiä tehtäviä (jotka voivat aiheuttaa keskittymiskyvyn puutetta), tällä hetkellä työskentelevä tehtävä vaatii täyden huomiosi.

Eisenhower Matrix -järjestelmän avulla voit keskittää aikasi ja huomiosi tehtäviin, jotka kuuluvat ensimmäisen nelikulmion alle. Tämä auttaa ratkaisemaan kriittiset ja lisäarvoa tuottavat tehtävät työnkulussasi ja suorittamaan ne ajoissa, mikä auttaa sinua välttää ajanhallinnan virheitä yhtä hyvin.

Oikean ajanhallintamenetelmän valinta

Otetaan esimerkkinä projektin toteuttaminen tiukassa määräajassa. Tehtäväluettelossa tehtäväsi järjestetään yksinkertaiseen kronologiseen järjestykseen. Eisenhower-matriisin kanssa kiireellisimmät ja tärkeimmät tehtävät putosivat kuitenkin ensimmäiseen neljännekseen, mikä osoittaa niiden kiireellisyyden ja tärkeyden.

Sitten sinulla on toinen neljännes, jossa sinulla voi olla pitkän aikavälin suunnittelua tai taitojen kehittämistä. Nämä tehtävät voidaan tehdä asteittain, koska ne vievät enemmän aikaa. Vaikka näillä tehtävillä ei välttämättä ole välitöntä määräaikaa, ne ovat kriittisiä ja välttämättömiä menestymisen kannalta pitkällä aikavälillä.

Kolmanteen neljännekseen kuuluvat tehtävät voidaan delegoida alaisillesi varmistaaksesi, että ne suoritetaan määräajassa. Voit esimerkiksi haluta, että jotkin asiakirjat toimitetaan asiakkaallesi ennen päivän loppua. Voit delegoida tehtävän kuriirille varmistaen, että tehtävä on tehty ajoissa ilman sinun aktiivista osallistumistasi.

Neljännen neljänneksen piiriin kuuluvat tehtävät voidaan sekä delegoida että viivästyttää, koska se ei ole prioriteetti eikä tärkeä tehtävä. Esimerkiksi uusien toimistotarvikkeiden ostaminen. Vaikka perinteinen tehtävälista vain muistuttaa sinua kaikista tehtävistäsi, Eisenhower Matrix -järjestelmä auttaa sinua keskittymään tärkeisiin ja kiireellisiin tehtäviin ensin.

Suorita kiireelliset tehtäväsi Eisenhower Matrixin avulla

Tehtävälista voi auttaa sinua säästämään aikaa lyhytaikaisissa tehtävissä, jotka eivät toistu, kuten tarkistuslista tai päivittäistavarakauppa. Eisenhower Matrix -järjestelmä kuitenkin auttaa sinua tehtävissä, jotka toistuvat tai jatkuvat asteittain.

Voit valita ja päättää mitä, milloin ja miten teet tehtävät ja varmistat, että tehtävät tehdään ajoissa ja viivytyksettä.