Haluatko saada kaiken irti muistiinpanosovelluksestasi? Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit tehdä parempia muistiinpanoja, järjestää ajatuksesi ja pysyä tuottavana.
Muistiinpanojen tekeminen on olennainen taito, joka auttaa järjestämään ajatuksiasi ja tehtäviäsi ja edistymään työssä tehokkaasti. Ja älypuhelimen tai kannettavan tietokoneen ollessa päivittäinen apuvälineesi, muistiinpanojen tekeminen tien päällä on helpompaa kuin koskaan.
Vaikka saatavilla on useita muistiinpanosovelluksia, joista jokainen tarjoaa ainutlaatuisia toimintoja, useimmilla näistä työkaluista on myös samanlaisia ominaisuuksia. Riippumatta käyttämästäsi muistiinpanosovelluksesta, tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla saat siitä kaiken irti.
Aina tulee aikoja, jolloin joudut nopeasti kirjoittamaan idean tai tärkeän tiedon. Muistiinpanosovelluksesi voi kuitenkin tulla nopeasti sotkuiseksi, jos sinulla ei ole tapaa järjestää muistiinpanojasi, ja mitä hyötyä siitä olisi, jos et löytäisi tietoja aina kun sitä tarvitsisit? Useimmat muistiinpanosovellukset tarjoavat useita tapoja järjestää muistiinpanojasi, mukaan lukien kansiot ja tunnisteet.
Kansiot sopivat mainiosti toisiinsa liittyvien muistiinpanojen tai aiheiden ryhmittelyyn ja niiden pitämiseen erillään muista muistiinpanoista. Voit esimerkiksi luoda kansioita työ-, koulu-, luku- tai elokuvia varten ja tallentaa kaikki asiaan liittyvät muistiinpanot kuhunkin kansioon. Jos käytät tiettyjä kansioita enemmän kuin muita, voit antaa niille eturivin paikan merkitsemällä ne suosikeiksi tai lisäämällä ne sovelluksen sivupalkkiin.
Tunnisteet ovat toinen hyödyllinen tapa järjestää muistiinpanojasi, sillä niiden avulla voit lisätä jokaiseen muistiinpanoon avainsanoja, joiden avulla voit myöhemmin etsiä ja lajitella muistiinpanojasi. Jos esimerkiksi merkitset useita muistiinpanoja tietyllä päivämäärällä, voit nopeasti hakea kaikki kyseiseen päivämäärään liittyvät muistiinpanot kansioista riippumatta.
2. Käytä johdonmukaista nimeämiskäytäntöä
On hyvä lajitella muistiinpanojasi kansioiden ja tunnisteiden avulla, mutta jos muistiinpanojen nimeäminen ei ole johdonmukaista, niitä on vaikea erottaa toisistaan.
Kuinka usein olet etsinyt muistiinpanoa sen perusteella, mitä luulit sen nimeävän, vain löytääksesi useita asiakirjoja, joilla on samanlainen otsikko tai ei mitään? Paras tapa välttää tämä on käyttää yksinkertaista ja johdonmukaista nimeämisjärjestelmää.
Joitakin parhaita käytäntöjä muistiinpanojen nimeämiseen ovat:
- Käytä yksinkertaista ja johdonmukaista muotoa (esimerkiksi VVVVKKPP_Title).
- Lisää otsikkoon lyhyitä ja merkityksellisiä avainsanoja, jotta niitä on helppo etsiä myöhemmin.
- Vältä erikoismerkkejä, kuten !, ?, tai * koska niiden etsiminen voi olla vaikeaa.
- Käytä yleistä, lyhennettyä versiota aiheesta/aiheesta, jos se on pitkä (esimerkiksi "Fin_Strat" tarkoittaa "Rahoitusstrategiat").
Seuraamalla näitä parhaita käytäntöjä tai luomalla omasi voit kehittää ennustettavan nimeämisjärjestelmän, jonka avulla on paljon helpompi löytää tarvitsemasi muistiinpanot, kun etsit niitä. Tärkeintä on olla johdonmukainen ja käyttää järjestelmää, joka toimii sinulle.
3. Hyödynnä äänen tallennus
Jotkut parhaat muistiinpanosovellukset tarjoavat äänentallennusominaisuuksia, joiden avulla voit tallentaa äänimuistiinpanoja, jolloin voit tallentaa ideoita, vaikka sinulla ei olisi aikaa kirjoittaa niitä muistiin. Tämä ominaisuus voi olla hyödyllinen kokouksissa tai luennoissa, joissa haluat tallentaa kaikki yksityiskohdat, mutta et voi kirjoittaa niin nopeasti kuin puhuja puhuu.
Vastaavasti, jos et jostain syystä voi kirjoittaa muistiinpanojasi, ehkä siksi, että kätesi ovat kiireisiä jollain muulla, sitten voit hyödyntää puhelimesi puhe tekstiksi -ominaisuutta ja sanella nopeasti ideoita muistiinpanoasi sovellus. Molemmat ominaisuudet voivat säästää aikaasi ja helpottaa ajatustesi vangitsemista liikkeellä ollessasi.
4. Suojaa muistiinpanosi pääsykoodilla
Muistiinpanot-sovelluksesi sisältää todennäköisesti arkaluontoisia henkilökohtaisia ja ammatillisia tietoja, kuten salasanoja, yhteystietoja tai taloustietoja. Jotta nämä tiedot pysyvät turvassa ja saisit kaiken hyödyn irti muistiinpanosovelluksestasi, on tärkeää suojata muistiinpanosi vahvalla pääsykoodilla.
Tällä tavalla, vaikka joku muu pääsisi käyttämään älypuhelintasi, he eivät pääse käsiksi näihin tietoihin. Tämän ominaisuuden pitäisi löytyä useimpien muistiinpanosovellusten asetuksista.
5. Synkronoi muistiinpanosi laitteiden välillä
Yksi tärkeimmistä muistiinpanosovelluksesi ominaisuuksista on kyky synkronoida muistiinpanosi useiden laitteiden ja alustojen välillä. Esimerkiksi aina, kun sinulla on idea, voit kirjoittaa sen nopeasti muistiinpanosovellukseen älypuhelimellasi ja sitten käyttää muistiinpanoa tai tehdä siihen muutoksia kannettavalla tietokoneella tai tabletilla.
Näin voit helposti pitää kirjaa kaikista ideoistasi ja tehtävistäsi ilman, että menetät hetkeäkään. Vaikka useimmat muistiinpanosovellukset tallentavat ja synkronoivat tiedot automaattisesti, saatat joskus haluta tehdä tämän manuaalisesti, jos et ollut yhteydessä Internetiin muistiinpanon luomisen yhteydessä.
Lisäksi ylimääräisen varotoimenpiteenä kannattaa ehkä viedä muistiinpanosi ja säilyttää kopio tietokoneestasi tai pilvitallennusratkaisusta. Tällä tavalla voit aina palauttaa muistiinpanosi ja varmistaa, että tärkeimmät muistiinpanosi pysyvät turvassa, jos laitteessasi tai sovelluksessa on ongelmia.
Muistiinpanosovelluksen yhdistäminen muihin työkalupakkiisi oleviin työkaluihin on loistava tapa säästää aikaa ja maksimoida tehokkuus. Esimerkiksi yksi parhaista temppuja saadaksesi kaikki irti Evernotesta on yhdistää se Google-kalenteri-tiliisi. Tämä antaa sinulle lintuperspektiivin muistiinpanoistasi ja kalenteritapahtumistasi, jolloin voit suunnitella päiväsi tehokkaammin.
Tämä on vain jäävuoren huippu, sillä voit ehkä yhdistää muistiinpanosovelluksesi Slackiin, Microsoft Teamsiin, Microsoft Outlookiin ja Gmailiin. Tämä on yksi niistä oleellisia asioita, jotka on otettava huomioon ennen seuraavan muistiinpanosovelluksen valintaa.
7. Käytä malleja
Mallit ovat kätevä ominaisuus, jonka monet muistiinpanosovellukset tarjoavat, koska ne auttavat säästämään aikaa. Ne ovat erityisen hyödyllisiä toistuvissa tehtävissä, jotka vaativat samanlaista panosta, kuten kokouksen esityslistan suunnittelussa, päiväkirjan pitämisessä tai muistiinpanojen tekemisessä aivoriihen aikana. Nämä mallit ovat yleensä muokattavissa, joten voit muokata niitä tarpeidesi mukaan.
8. Lisää muistutuksia muistiinpanoihisi
Yksi parhaista tavoista hyödyntää muistiinpanosovellusta on lisätä muistiinpanoihisi muistutuksia, koska se eliminoi tarpeen muistaa jokaisen tehtäväluettelosi kohteen. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos muistiinpanosovelluksesi toimii myös tehtävänhallinta- tai tehtävälistasovelluksena. Joten jos haluat varmistaa, että pysyt tehtävien tasalla tai muistat käydä läpi kirjoittamasi idean, muistutusten lisääminen on loistava tapa tehdä niin.
Paranna tuottavuuttasi näiden muistiinpanovinkkien avulla
Muistiinpanosovelluksesi on tärkeä osa tuottavuuspalapeliäsi, joka muistuttaa "toisia aivoja". Mainitsemiemme vihjeiden toteuttaminen auttaa sinua saamaan kaiken irti muistiinpanosovelluksistasi ja niihin tallentamastasi sisällöstä. Oikea työkalujen ja strategioiden yhdistelmä on avain toisten aivojen rakentamiseen ja digitaalisen toiminnan järjestämiseen.
