Google Keep on enemmän kuin pelkkä muistiinpanosovellus. Näin voit käyttää sitä tehostaaksesi toimintaasi.
Google Keep on suosittu muistiinpanosovellus, jonka voit asentaa puhelimeesi tai käyttää verkkosovelluksena. Mutta tiesitkö, että se voi tehdä muutakin kuin vain tehdä muistiinpanoja?
Muistiinpanosovelluksessa on useita ominaisuuksia, jotka tekevät siitä tehokkaan työkalun tuottavuuden parantamiseen ja järjestyksessä pitämiseen. Tässä on neljä tapaa, joilla voit tehostaa työnkulkuasi Google Keepin avulla.
Google Keepin avulla voit helposti tallentaa tehtäviä ja ideoita sen intuitiivisen käyttöliittymän avulla, mikä auttaa sinua luomaan ja järjestämään muistiinpanoja vaivattomasti. Jos sinun on lisättävä URL-osoite viittausta varten, Google Keepin avulla voit lisätä hyperlinkkejä suoraan muistiinpanoihisi. Voit myös lisätä valintaruutuja Google Keep -muistiinpanoosi – yksi niistä tapoja tehdä parempi luettelo Google Keepissä.
Voit myös lisätä äänimuistiinpanoja Google Keepiin saadaksesi nopeita tai yksityiskohtaisia ohjeita. Voit myös lisätä kuvia, olipa kyseessä tilannekuva taulun aivoriihistä tai visuaalinen inspiraatio projektiisi.
2. Hyödynnä muistutuksia ja aikaperusteisia ilmoituksia
Google Keepissä on kaksi suosittua muistutustyyliä. Toinen on aikaperusteiset muistutukset ja seuraava toistuvat muistutukset. Näin voit asettaa ja käyttää molempia hyödyksesi.
Aikaperusteiset muistutukset
Google Keepin avulla voit asettaa muistutuksia ja aikaperusteisia ilmoituksia. Olipa kyseessä projektin, kokouksen tai tärkeän tapahtuman määräaika, Google Keepin avulla voit antaa sinulle oikea-aikaisen muistutuksen.
Luo vain muistiinpano, lisää asiaankuuluvat tiedot ja aseta muistutus tai eräpäivä. Voit vastaanottaa ilmoituksia tiettyinä aikoina tai jopa määrittää sijaintiin perustuvia muistutuksia, jotta et koskaan menetä tärkeää tehtävää.
Toistuvat muistutukset
Voit myös asettaa toistuvia muistutuksia toistuviin tehtäviin. Olipa kyseessä viikoittainen kokous, kuukausiraportti tai päivittäinen harjoitusrutiini; Voit luoda toistuvia muistutuksia varmistaaksesi, että mikään ei jää huomiotta.
Aseta vain tiheys, kuten päivittäin, viikoittain tai kuukausittain (tarpeesi mukaan), ja Google Keep antaa sinulle asianmukaiset muistutukset määritetyin väliajoin. Tämä ominaisuus säästää vaivatta asettaa muistutuksia manuaalisesti joka kerta, mikä tarjoaa kätevän tavan hallita toistuvia tehtäviä ja luoda tuottavia rutiineja.
3. Lisää yhteistyökumppaneita ja jaa tehtäviä muiden kanssa
Google Keep tarjoaa tehokkaita yhteistyöominaisuuksia, joiden avulla voit jakaa saumattomasti tehtäviä, ideoita ja muistiinpanoja tiimin jäsenten kanssa. Lisäämällä yhteiskäyttäjiä muistiinpanoon tai tehtävään voit kutsua muita osallistumaan, muokkaamaan, tekemään yhteistyötä ja ideoimaan reaaliajassa etätyöskentelyn aikana. Jos etsit kestävämpää työkalua, tutustu näihin aivoriihityökalut reaaliaikaiseen etäyhteistyöhön.
Jaetut muistiinpanot tarjoavat keskitetyn tilan aivoriihille, kokousten esityslistoille tai projektien luonnoksille, joissa tiimin jäsenet voivat yhdessä lisätä, muokata ja tarkastella tietoja. Lisäksi tarkistuslistojen jakaminen varmistaa, että kaikki tietävät, mitä on tehtävä, ja edistymistä voidaan helposti seurata.
4. Käytä tarroja ja arkistoja organisoinnin parantamiseen
Kun järjestät tehtäviä ja tiedostoja, tarrat ja arkistot voivat vaikuttaa merkittävästi. Tehokkaiden merkintä- ja värikoodaustekniikoiden käyttöönotto Google Keepissä voi parantaa organisaatiosi järjestelmää entisestään.
Merkinnät ja värikoodaus
Voit käyttää tarroja ja värikoodeja organisoidaksesi paremmin ja parantaaksesi tehtävien ja muistiinpanojen nopeaa näkyvyyttä. Tunnisteet toimivat tunnisteina, jotka voit määrittää tehtävillesi, jolloin voit luokitella ja ryhmitellä ne teemojen, projektien tai prioriteettitasojen perusteella.
Voit myös luoda mukautettuja tarroja, jotka sopivat tarpeisiisi, mikä helpottaa tehtävien paikantamista ja suodatusta. Lisäksi eri värien määrittäminen muistiinpanoihisi ja tehtäviisi tarjoaa visuaalisen vihjeen, joka auttaa erottamaan eri luokkia tai tärkeystasoja.
Arkistot
Google Keepin arkistojen avulla voit tallentaa tärkeitä tehtäviä tai muistiinpanoja, joita et halua nähdä väliaikaisesti tai poistaa pysyvästi. Arkistointi auttaa pitämään aktiivisen työtilan sotkuttomana, kun se siirtää arkistoidut kohteet pois näytöltäsi.
Tällaiset tiedostot kuitenkin säilytetään arkistoissa. Kun haluat käyttää arkistoituja tehtäviä tai muistiinpanoja, voit helposti hakea ne Arkisto-osiosta. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun haluat pitää tehtäväluettelosi virtaviivaisena ja keskittyä nykyisiin prioriteetteihin ja säilyttää samalla arvokasta tietoa tulevaa käyttöä varten.
Tee Googlesta tuottavuuden voimanlähde
Vaikka Google Keep on monipuolinen työkalu tehtävien hallintaan ja jakamiseen, se on yhtä yksinkertainen ja helppokäyttöinen. Hyödynnä Google Keep -tiliäsi ja nosta tuottavuutesi uudelle tasolle.