Kuinka sisällyttää Zen to Done -tuottavuusmenetelmä jokapäiväiseen elämääsi

Zen To Done (ZTD) on tehtävienhallintajärjestelmä, joka perustuu Getting Things Done -lähestymistapaan. Se seuraa sarjaa käytäntöjä, jotka auttavat tehokkaassa ajanhallinnassa ja auttavat sinua keskittymään pitkän aikavälin tavoitteisiin, jotka ovat sinulle aidosti tärkeitä.

ZTD: n 10 tavan ymmärtäminen

Zen Habitsin Leo Babautan mukaan, ZTD: n luoja, tämän järjestelmän tarkoituksena on pysyä tuottavana ja pitää asiat mahdollisimman yksinkertaisina. Hän sanoo:

ZTD vangitsee uuden järjestelmän oleellisen hengen: yksinkertaisuuden, keskittymisen tekemiseen, tässä ja nyt, suunnittelun ja järjestelmän sijaan.

ZTD-tavat on parasta oppia ja harjoitella yksi kerrallaan. Voit omaksua tavat missä tahansa sinulle parhaiten sopivassa järjestyksessä, etkä välttämättä edes tarvitse omaksua niitä kaikkia.

1. Kerätä

Kirjoita ideasi paperille kirjoittamalla muistiin kaikki mieleesi tulevat tehtävät, ideat, projektit tai muut ajatukset. Voit käyttää yksinkertaista muistikirjaa tai arkistokortteja ideoiden keräämiseen tien päällä. Mitä vähemmän monimutkaiset työkalut, sitä helpompi sinun on kuljettaa niitä mukanasi. Jopa muistiinpanojen kirjoittaminen Google Keepin tai Notesin kautta riittää.

2. Käsitellä asiaa

Tämä tapa on yksi vinkkejä laiskuuden lopettamiseen ja viivyttely. Tee rutiinista tehdä päätöksen nopeasti ja vältä tärkeiden päätösten viivyttämistä. Käsittele kaikki postilaatikkosi – mukaan lukien sähköpostit, muistikirjat, vastaaja ja fyysinen posti – vähintään kerran päivässä. Päätä, mitä teet kullekin kohteelle ja tee se valmiiksi, jos se ei vie paljon aikaa, tai ajoita se myöhempään ajankohtaan.

3. Suunnitelma

Aseta tärkeimmät tehtäväsi (MIT) viikolle ja päivälle. Tee lisäksi päivittäinen luettelo yhdestä kolmeen MIT: stä ja täytä ne päivittäin. On hieno idea suorittaa tärkeimmät tehtäväsi aikaisemmin päivällä, jotta saat ne valmiiksi ja pois tieltä.

4. Tehdä

Tämä on yksi tärkeimmistä tavoista kehittää osana ZTD: tä ja keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan. Poista ensin kaikki häiriötekijät, jotka voivat häiritä keskittymistäsi – voit käyttää niitä Chrome-laajennukset, jotka auttavat sinua välttämään online-häiriöitä.

Voit myös asettaa tehtävälle ajastimen ja keskittyä vain tähän yhteen asiaan sinä aikana. Jos jokin keskeyttää sinut, kirjoita pyynnöt, uudet tehtävät tai tiedot muistikirjaasi ja jatka toimintaasi.

5. Yksinkertainen luotettava järjestelmä

Osana ZTD: tä on tärkeää ylläpitää yksinkertaisia ​​luetteloita ja välttää monimutkaisia ​​työkaluja tai järjestelmiä, mukaan lukien Outlook, suunnittelijat tai tagijärjestelmät. Käytä puhtaimmat ja yksinkertaisimmat muistiinpanosovellukset voit etsiä tai tallentaa luettelosi arkistokortteihin, pieneen muistikirjaan tai molempiin. Pidä vain yksi luettelo kullekin kontekstille ja projektiluettelo ja arvioi sitä päivittäin tai viikoittain.

6. Järjestää

Määritä jokaiselle esineelle paikka. Sijoita tuotteet heti niiden menemiseen sen sijaan, että kasaisit ne kasaan lajitellaksesi niitä myöhemmin. Näin voit keskittyä työhön selkeällä pöydällä.

7. Arvostelu

ZTD painottaa voimakkaasti tavoitteidesi arvioimista joka viikko. Sinun tulisi määrittää vuositavoitteesi viikoittaisen tarkastelun aikana nähdäksesi, kuinka pitkälle olet päässyt edellisestä viikosta. Tämän jälkeen voit päättää seuraavista vaiheistasi niiden edistämiseksi.

8. Yksinkertaistaa

Rajoita tavoitteidesi ja työsi laajuutta. On tärkeää poistaa sotku, jotta voit keskittyä olennaisiin toimiin ja projekteihin. Yritä löytää tapoja yksinkertaistaa sitoumuksiasi ja saapuvaa tietoa.

9. Rutiini

Sinä pystyt virtaviivaista aamurutiiniasi Alexan kaltaisella tekniikalla, mukaan lukien aikataulusi tarkistaminen, kontekstiluettelojesi tarkistaminen ja päivän MIT-arvojen määrittäminen. Voit myös tehdä viikoittaisia ​​rutiineja, joihin kuuluu viikon tarkistaminen, asioiden hoitaminen, pyykinpesu ja ajan viettäminen rakkaimpien kanssa.

10. Löydä intohimosi

Etsi työ, josta olet innostunut. Harjoittele etsimään asioita, joita rakastat, ja kun löydät ne, katso, voitko tehdä siitä uran.

Kuinka ottaa ZTD käyttöön jokapäiväisessä elämässäsi

Minkä tahansa uuden käytännön omaksuminen voi olla aluksi haastavaa, mutta se voi olla uskomattoman palkitsevaa, kun sen omaksut.

Aloita pienestä ja rakenna vauhtia

ZTD keskittyy kehittämään helppoja, stressittömiä tapoja elää parempaa elämää. Aloita pienestä valitsemalla tapa, joka saattaa olla sinulle helpoin omaksua, ja työskentele sen kanssa päivittäin jonkin aikaa ennen kuin siirryt toiseen tapaan. Aloittaminen jostain hallittavasta lisää menestymismahdollisuuksiasi ja luo vankan perustan.

Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit tehdä tämän:

• Tunnista yksi tapa: Se voi olla jotain niin yksinkertaista kuin meditoimalla viisi minuuttia joka aamu tai puhdistamalla yksi kotisi alue.
• Aseta saavutettavissa olevia tavoitteita: Jaa valitsemasi tapa pienempiin, saavutettavissa oleviin tavoitteisiin, mikä helpottaa edistymisen seurantaa ja pienten voittojen juhlimista.
• Luo muistutuksia: Käytä puhelimessasi visuaalisia muistutuksia, kuten muistilappuja, digitaalisia muistutuksia tai hälytyksiä, jotka kehottavat sinua ryhtymään toimiin.
• Seuraa edistymistäsi: Käytä päiväkirjaa, tapaseurantasovellusta tai yksinkertaista kalenteria merkitäksesi jokainen päivä, jolloin suoritat tavan.
• Lisää vaikeutta vähitellen: Harkitse vaikeuden tai keston asteittaista lisäämistä, kun alkuperäinen tapasi juurtuu rutiinisi.

Keskity yhteen tapaan kerrallaan

Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua säilyttämään keskittymisen ja edistymään:

• Valitse ensisijainen tapa: Tunnista tärkein tapa, jota haluat kehittää tai muuttaa. Mieti tavoitteitasi, arvojasi ja alueitasi, joilla haluat parantaa.
• Riko se: Pura ensisijainen tapasi pienempiin, hallittavissa oleviin vaiheisiin. Sitoudu esimerkiksi lukemaan 10 sivua päivittäin, jos haluat lukea lisää.
• Poista häiriötekijät: Tämä voi sisältää oman työtilan luomisen, puhelimen ilmoitusten poistamisen tai rajojen asettamisen muiden kanssa.
• Harjoittele mindfulnessia: Ole täysin läsnä ja tietoinen siitä, mitä olet tekemässä. Tämä syventää yhteyttäsi tapaan ja parantaa yleistä kokemustasi.
• Arvioi ja säädä: Arvioi edistymistäsi säännöllisesti ja tee tarvittavat muutokset. Jos huomaat, että tapa ei toimi hyvin tai olet hallinnut sen, harkitse, onko aika ottaa käyttöön uusi tapa vai muokata olemassa olevaa.

Integroi ZTD päivittäiseen rutiinisi

Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit sisällyttää ZTD-periaatteet saumattomasti jokapäiväiseen elämääsi:

• Määrittele MIT: si: Tunnista kolme parasta MIT: täsi, jotka vastaavat pitkän aikavälin tavoitteitasi ja arvojasi. Keskittymällä näihin olennaisiin tehtäviin varmistat, että edistyt tärkeimmissä asioissa.
• Luo yksinkertainen järjestelmä: Löydä järjestelmä, joka resonoi kanssasi ja jonka avulla on helppo seurata, priorisoida ja hallita tehtäviäsi tehokkaasti.
• Harjoittele yksittäistehtävää: Syleile yhden tehtävän tehoa oikealla tekniikalla. Keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan lisää tuottavuutta ja vähentää henkistä sotkua.
• Luo rutiineja ja rituaaleja: Näiden rutiinien johdonmukaisuus auttaa luomaan vakauden tunteen ja antaa sinun aloittaa päiväsi tarkoituksella.

Yleisiä ZTD: n toteuttamisen esteitä

Kuten kaikki muutkin käytännöt, myös ZTD: n käyttöönotto tuo mukanaan haasteita. Tässä on joitain yleisimmistä ZTD: n toteuttamisen esteistä.

Motivaation puute

Motivaation puute voi estää sinua aloittamasta etsimällä tekosyytä tai lykkäämällä aloituspäivää. Voit ratkaista tämän esteen seuraavasti:

• Yhdistä uudelleen miksi: Suuremman kuvan muistuttaminen voi herättää motivaatiosi uudelleen ja antaa tarkoituksen tunteen.
• Löydä inspiraatiota ja vastuullisuutta: Ympäröi itsesi inspiraation lähteillä, kuten kirjoilla, podcasteilla tai videoilla, jotka liittyvät henkilökohtaiseen kehitykseen ja tuottavuuteen.
• Juhli pieniä voittoja: Tunnusta ja juhli saavutuksiasi, olivatpa ne kuinka pieniltä tahansa.

Vaikeus pysyä rutiinissa

Rutiinin rakentaminen vaatii kurinalaisuutta ja voi viedä aikaa. Tästä syystä monien ihmisten, jotka aloittavat uuden tavan, on vaikea pysyä rutiineissa ja pysyä mukana.

Joidenkin strategioiden ja säätöjen avulla voit kuitenkin voittaa tämän esteen. Näin:

• Suunnittele ympäristösi: Määritä fyysiset ja digitaaliset ympäristösi tukemaan ZTD-rutiiniasi. Tee haluamiisi tapoihin sitoutumisesta mahdollisimman helppoa.
• Luo laukaisimia ja muistutuksia: Jos esimerkiksi haluat aloittaa päivittäisen meditaatioharjoituksen, aseta meditaatiotyyny näkyvälle paikalle visuaalisena laukaisimena.
• Hyväksy joustavuus: Salli itsesi olla epätäydellinen ja keskity edistymiseen rutiinin tiukan noudattamisen sijaan.

Tuntuu tehtävien hukkumisesta

Saatat kokea tehtäviesi hoitamisen haastavana, kun rakennat uutta tapaa käsitellä niitä. Se voi saada sinut tuntemaan olosi ylivoimaiseksi ja luopumaan uuden tavan muodostamisesta.

Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua navigoimaan ylivoimaisten tehtävien läpi:

• Käytä 2 minuutin sääntöä: Jos tehtävän suorittaminen kestää alle kaksi minuuttia, tartu siihen välittömästi. Käsittelemällä nopeasti pieniä tehtäviä estät niitä kerääntymästä ja aiheuttamasta ylikuormitusta.
• Harjoittele ajan estämistä: Keskitä aikaa tärkeiden toimintojen tekemiseen. Voit esimerkiksi käyttää aikaa estäviä sovelluksia estää syvälle työlle ja keskeytymättömälle keskittymiselle varatut ajanjaksot.
• Pyydä apua tai valtuuta: Älä epäröi ottaa yhteyttä työtovereihin, ystäviin tai perheenjäseniin, jotka voivat auttaa sinua tietyissä tehtävissä.

Aloita ZTD: n käyttö

Vaikka se olisi vain yksi tapa kymmenestä, Zen to Donen käyttöönotto voi auttaa sinua parantamaan suorituskykyä merkittävästi. Ota asiat hitaasti, astu askel kerrallaan ja kestä tarpeeksi kauan nähdäksesi edistymisen.