10 virhettä, jotka tekevät poissaolosähköpostistasi epäammattimaisen

Huomaat työskenteleväsi kelloa vastaan ​​ennen lomalle lähtöä. Kuten useimmat työntekijät, sinun on delegoitava toimeksiantoja, suoritettava vireillä olevat suoritukset ja järjestettävä kokouksia. Kaikki nämä velvoitteet voivat viedä kokonaisen viikon.

Hektisen aikataulusi huomioon ottaen saatat jättää huomioimatta näennäisesti pienet mutta kriittiset tehtävät, kuten poissaolosähköpostien (OOO) määrittäminen. Kyllä, sinulla on kiire, mutta älä kopioi ja liitä malleja. Säilytä ammattimainen, kunnioitettava imago jopa tauollasi välttämällä nämä 10 virhettä poissaolosähköpostissasi.

1. Lyhenne sanoista Out-of-Office OOO

Käytä lyhennettä OOO säästeliäästi. Vaikka useimmat ihmiset tietävät, mitä se tarkoittaa, "poissa toimiston" kirjoittaminen näyttää ammattimaisemmalta. Se säilyttää muodollisen sävyn. Konservatiiviset henkilöt saattavat jopa pitää lyhenteiden liiallista käyttöä liikeviestinnässä sopimattomana.

Sama sääntö koskee muitakin lyhenteitä. Kirjoita aina heidän ensimmäinen mainintansa – käytä ammattislangia vasta sen jälkeen, kun olet määritellyt ne. Tee sähköpostien ymmärtämisestä mahdollisimman helppoa.

Voit käyttää OOO: ta sähköpostin aiherivi jos koko lause on liian pitkä. Ihannetapauksessa pysy alle 60 merkin pituisena.

2. Vitsien ja sanapelien liikakäyttö

Monet työntekijät vitsailevat poissaolosähköpostissaan. Nokkelat huomautukset siitä, että he eivät vastaa, koska he siemailevat margaritaa tai uivat delfiinien kanssa, ovat yleisiä. Olet ehkä jopa saanut joitain aiemmin.

Vaikka huumori lisää moraalia ja edistää toveruutta, sinun on toimitettava se huolellisesti. Työpaikkavitseille on aika ja paikka. Ja sanapelien joukkolähetys poissaoloviestien kautta saattaa aiheuttaa väärinkäsityksiä varsinkin niiden keskuudessa, joita tuskin tunnet.

Vältä vitsien käyttämistä poissaolosähköposteissa. Voit lähettää ne läheisille kollegoille, mutta vältä loukkaavia vitsejä työnantajastasi ja työtovereistasi. Käytä työturvallisia vitsejä tai älä ollenkaan.

3. Ei ilmoita milloin palaat toimistoon

Vaikka se on harvinaista, jotkut ihmiset unohtavat mainita palautuspäivänsä poissaolosähköposteissa. He joko käyttävät yleisiä malleja tai keskittyvät tarpeettomaan tietoon. Se on epäammattimainen ja kallis virhe. Kollegasi saattavat jopa ajatella, että olet epäluotettava, jos unohdat niin tärkeitä yksityiskohtia.

Selvyyden varmistamiseksi erittele saatavuus. Ilmoita lomasi ja paluupäiväsi ja määritä sitten ajanjaksot, jolloin olet online-tilassa vastaamassa työviesteihin. Yksityiskohtaiset aikataulut minimoivat ei-toivottujen tai väärin ohjattujen sähköpostien riskin.

4. Hätätilanteen määrittäminen epäonnistui

Määritä selkeästi, mikä on hätätilanne, jos liität poissaolosähköpostiisi vaihtoehtoisia yhteysnumeroita. Sanomalla: "Lähetä tekstiviesti hätätilanteessa!" on epämääräinen. Jotkut vastaanottajat saattavat ylittää rajat ja pommittaa sinua työhön liittyvillä pyynnöillä, mikä keskeyttää tauosi.

Selvyyden vuoksi anna esimerkkejä tapahtumista, joita todennäköisesti tapahtuu. Määritä sopivat kanavat ei-kiireellisille huolenaiheille ja protokollille, kun lähetät sinulle suoraan viestin. Älä myöskään epäröi jättää huomiotta työtovereita, jotka eivät huomioi näitä ohjeita.

5. Kerro kaikille hätänumerostasi

Älä liitä yhteystietojasi kaikkiin poissaolosähköposteihisi. Jotkut ihmiset ylittävät silti rajat, vaikka asettaisit selkeät protokollat ​​ja ohjeet. Valitettavasti kaikki eivät kunnioita työtovereidensa taukoja.

Sen sijaan, että väittelet näiden henkilöiden kanssa, rajoita vuorovaikutustasi heidän kanssaan kokonaan. Älä anna heille yhteystietojasi. Luota numerosi muutamille valituille henkilöille, joiden kanssa tulet toimeen toimistossa ja sen ulkopuolella.

Määritä väliaikainen yhteyshenkilö sen sijaan, että lähetät henkilökohtaisia ​​yhteystietojasi joukkona. Pyydä heitä käsittelemään viestisi lomasi aikana. Heidän tulee järjestää vireillä olevat tehtävät, jotta voit aloittaa työskentelyn nopeasti palattuasi toimistoon.

Tällaisissa tapauksissa, henkilökohtaisen avustajan palkkaaminen on kätevä. Jos et saa sellaista, kysy työkavereiltasi, voisivatko he vastata työviesteihisi väliaikaisesti. Varmista vain, että noudatat oikeaa prosessia. Työtaakan pudottaminen satunnaisten alaisten päälle on loukkaavaa ja epäoikeudenmukaista.

7. Liian paljon yksityiskohtia siitä, miksi olet lomalla

Työpaikan läpinäkyvyys on ihailtavaa, mutta toimiston ulkopuolella olevien sähköpostien liiallinen jakaminen saa sinut näyttämään epäammattimaiselta. Pidä henkilökohtainen elämäsi yksityisenä. Suurin osa viestistäsi tulee sisältää paluupäiväsi ja tilapäinen yhteyshenkilösi, ei syysi lomalle.

Lisäksi et ole kollegoillesi selityksen velkaa. Pidä tauon syy salassa, ellei se vaikuta liiketoimintaan. Oletetaan, että kumppanisi on leikkauksessa. Sano vain, että sinulla on joitain henkilökohtaisia ​​asioita hoidettavana sen sijaan, että kerrot kaikille lääketieteellisestä hätätilanteesta.

8. Sanotaan, että tarkistat postilaatikkosi ajoittain

Vältä sanomasta, että tarkistat viestisi. Jatkuvan saatavuuden tarjoaminen harkitsematta kumoaa poissaolosähköpostien lähettämisen tarkoituksen. Vastaanottajat eivät ehkä edes kunnioita lomaasi. He ajattelevat, että on oikein soittaa ja lähettää sinulle viestejä, kuten he tekevät säännöllisesti.

Pidä kiinni määrittämästäsi palautuspäivästä. Voit tietysti tarkistaa postilaatikkosi, vastata kriittisiin viesteihin ja hallita tehtäviä, mutta et koskaan takaa saatavuuttasi. Työtoverisi eivät voi hallita henkilökohtaisia ​​asioitasi.

9. Samojen yleisten poissaolomallien kierrätys

Kiireiset työntekijät kierrättävät yleensä poissaolosähköpostinsa. He vain kopioivat ja muokkaavat vanhoja viestejään, mikä säästää heiltä kirjoittamisen vaivaa tyhjästä. Vaikka se on kätevä, se tuntuu laiskalta. Jotkut vastaanottajat saattavat jopa tuntea, että lähetit heille viestin jälkiajatuksena.

Sen sijaan osoita ammattimaisuuttasi kirjoittamalla uusia OOO-sähköposteja aina, kun menet lomalle. Kirjoittaminen ei ole niin aikaa vievää kuin saatat pelätä. Voit jopa saada inspiraatiota online-malleista tai ChatGPT kun kirjoitat vaikeita sähköposteja– älä kopioi ja liitä niitä.

10. Vain toimiston ulkopuolella olevien sähköpostien lähettäminen yhden viestintäalustan kautta

Määritä poissaoloviestit työympäristöillesi. Kun nykyaikaiset yritykset maksimoivat digitaalisia työkaluja, toimistotyöntekijät joutuvat käyttämään useita viestintäkanavia nykyään. He käyttävät erilaisia ​​sovelluksia sähköposteihin, pikaviesteihin ja videopuheluihin. Peitä kaikki nämä alustat viestiäksesi lomastasi tehokkaasti; Muuten jotkut eivät ehkä saa muistiota.

Vaihtele myös poissaoloviestejäsi. Sähköpostit vaativat muodollisen sanamuodon, mutta voit noudattaa rentoa lähestymistapaa pikaviestisovelluksissa. Oletetaan, että toimistosi käyttää Slackia. Sen sijaan, että liität saman poissaolosähköpostin, kirjoita lyhyt, rento viesti ja päivitä profiilisi tilaksi Poissa.

Useiden työsovellusten hallinta on tehotonta. Suurin osa työntekijät tuhlaavat tunteja vaihtaessaan alustojen välillä- virtaviivaistaa tehtävienhallintajärjestelmääsi.

Älä koskaan lähetä toista epäammattimaista toimiston ulkopuolista sähköpostia

Pyri henkilökohtaiseen poissa-sähköpostiin. Sen pitäisi vastata kysymyksiin, joita esimiehet, kumppanit ja vertaiset saattavat kysyä. Näin poissaolosi ei vaikuta liiketoimintaan.

Ja yritä käyttää uusia lopetusrivejä tehdäksesi poissaolosähköpostistasi entistä ammattimaisempia. Sanoen: "Odotan innolla kuulevani sinusta!" kuulostaa kaukaiselta. Sähköpostisi vastaanottajat arvostavat henkilökohtaista mutta työhön sopivaa poistumista.