10 parempaa tapaa pyytää jatkotoimia kuin sanoa "en ole kuullut sinusta"

Ihmiset aloittavat usein seurantasähköpostit samalla aloitusrivillä: "En ole vielä kuullut sinusta." Vaikka se on suoraviivaista, se näyttää myös töykeältä. Sinun on valittava sanamuoto huolellisesti, jotta voit välittää itsevarman mutta kohteliaan sävyn lähettäessäsi työsähköposteja.

Vastaanottajat saavat todennäköisesti kymmeniä viestejä, jotka alkavat "En ole vielä lähettänyt sinulta", joten yritä käyttää toista aloitusriviä. Tässä on joitain ammattimaisia, työystävällisiä tapoja pyytää seurantaa.

1. "Seurataan vain, jos sinulla on ollut mahdollisuus [Lisää aiempi pyyntö]"

"Seuraa vain, jos sinulla on ollut mahdollisuus [pyytää]" on vaatimaton mutta ennakoiva seurantaviesti. Se kannustaa reagoimaan nopeasti ilman, että se kuulostaa passiivis-aggressiiviselta. Vastaanottajat pitävät mieluummin lempeistä nykäisyistä ja hienovaraisista viittauksista aikaisempiin pyyntöihin paremmin kuin syyllisyyttä herättävät avaukset.

Lisäksi tämä rivi viittaa siihen, että viivästynyt vastaus on tahaton. Empaattinen lähestymistapa rakentaa suhdetta – herätät todennäköisemmin positiivisen reaktion, jos otat huomioon toisen osapuolen tilanteen.

Ota esimerkkinä alla oleva sähköposti. Lähettäjä välttää myynti-y-äänen esittämällä harkitun mutta ennakoivan kysymyksen ennen lyhyen toimintakehotuksen (CTA) lisäämistä.

2. ”Oli hienoa nähdä sinut [tapahtumassa tai kokoontumisessa]”

Linja "Oli hienoa nähdä sinut [tapahtumassa tai kokoontumisessa]" on kätevä jäänmurtaja. Se osoittaa, että olet jo tavannut vastaanottajan henkilökohtaisesti, ja muistaa yhteiset hetket. Ihmiset asettavat etusijalle tuntemansa sähköpostit tuntemattomien ihmisten sijaan.

Aiempiin keskusteluihin viittaaminen auttaa myös sinua siirtymään tarjouksiin tai puheenvuoroihin ilman, että kuulostat myyvältä. CTA: n äkillinen pudottaminen vain työntää lukijat pois. Saadaksesi myönteisen vastauksen, luo ammatillinen suhde ja ansaitse ensin toisen osapuolen luottamus.

Verkostoituminen on muutakin kuin LinkedIn-kutsujen lähettämistä. Käytä tehokasta verkostoitumisvinkkejä uralla etenemiseen, kuten verkkonäkyvyyden rakentaminen ja selkeiden tavoitteiden määrittäminen.

3. "Tämä viesti vain saapuu postilaatikkosi alkuun"

Sano: "Tyhjentäkää tämä viesti postilaatikon yläosaan", niin avaat kevyesti mutta kiireellisesti. Se korostaa nopeiden vastausten tärkeyttä saamatta sinua näyttämään kärsimättömältä. Vastaanottajat arvostavat huomiosi kiireisten postilaatikoiden vuoksi.

Tämän linjan käyttäminen säästää myös viestien uudelleenlähettämisen vaivaa. Varmista vain, että vastaat oikeaan viestiketjuun, jotta vastaanottajat voivat viitata nopeasti keskustelun aikaisempiin osiin.

4. "Postilaatikkosi on ladattava juuri nyt. Haluaisitko keskustella [Insert Matterista] pikapuhelun kautta?"

Monimutkaisempien aiheiden seuranta vaatii erityisiä toimintasuunnitelmia. Sen sijaan, että lähettäisit vain toisen viestin, ehdota selkeää, suoraviivaista ratkaisua yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Oletetaan, että esität kriittistä projektia. Voit nopeuttaa prosessia sanomalla: "Postilaatikkosi on ladattava heti. Haluaisitko keskustella [asioista] pikapuhelun kautta?" Se on suora ja ennakoiva, mutta kunnioittava.

Käyttää kokousaikataulut kuten Calendly tai Rally, kun päätät puhelun kellonajasta ja päivämäärästä. Ne eliminoivat turhat edestakaiset sähköpostit ajanvarauksessa.

5. "Lähetämme vain lempeän muistutuksen [lisää tehtävästä], koska se on aikaherkkä"

Hallitse keskustelua sanomalla: "Lähetä vain lempeä muistutus [tehtävästä], koska se on aikaherkkä." Se on arvovaltainen mutta kunnioittava avaus, joka kiinnittää lukijan huomion. Ja selittämällä tilanteen kiireellisyyden he ymmärtävät paremmin, miksi lähetit seurantapyynnön.

Käytä tätä riviä säästeliäästi – jatkuvasti nalkuta ja tiimisi mikrojohtaminen heikentää tuottavuutta.

6. "Anteeksi haitasta, mutta [Lisää pyyntö]"

Rivi "Anteeksi vaivasta, mutta [pyyntö]." on nöyrä, kohtelias avaus jatkotoimille. Käytä sitä pyytäessäsi palveluksia tai apua. Vastaanottajat saattavat jättää sinut huomiotta, jos sähköpostisi vain pommittaa heitä pyynnöillä.

Vaikka kunnioitammekin, emme suosittele sanomaan sitä keskustelun alussa. Ihmiset, joilla on pahoja aikomuksia, käyttävät hyväkseen niitä, jotka ovat tarpeettomasti anteeksipyytäviä tai liian kohteliaita. Muista: kaikki eivät ansaitse ystävällisyyttäsi.

7. "Halusin vain tarkistaa, onko [Lisää kysymys]?"

"Halusin vain tarkistaa, onko [lisää kysymys]?" on neutraali. Toisin kuin muut avaukset, se ei oleta, että lukija olisi jättänyt huomioimatta aikaisemmat sähköpostisi. Se on yksinkertainen, suoraviivainen seuranta, jonka avulla toinen osapuoli voi pyytää anteeksi viivästystä tai selittää tilanteen.

Lyhyet avausrivit poistavat myös sotkua sähköposteistasi. Usein vastaanottajat viivyttelevät viestien lukemista ja niihin vastaamista pitkällä, tylsällä johdannossa. Lopeta pensaan hakkaaminen, tai muuten menetät heidän huomionsa.

8. "Voimmeko vielä auttaa [lisää projektia tai tehtävää] saadaksemme pallon pyörimään?"

Voit sanoa: "Voisimmeko vielä auttaa [lisää projekti tai tehtävä] saadaksemme pallon pyörimään?" aggressiivisempia, suoria kenttiä varten. Se kertoo vastaanottajille, että olet valmis sinetöimään sopimuksen milloin tahansa. Kun otetaan huomioon sen myynti-y-sävy, käytä sitä vain niille, jotka ovat jo kiinnostuneita asioimaan kanssasi.

9. "Halusin kysyä, oletko edelleen kiinnostunut [Lisää tarjous], ja tarkistaa sinulta ennen kuin viimeistelemme kaiken, mikä on meidän osaltamme"

"Halusin kysyä, oletko edelleen kiinnostunut [tarjouksesta] ja kysyä sinulta ennen kuin viimeistelemme kaiken meidän osaltamme." Tämä on ennakoiva mutta kohtelias tapa tehdä kaupat. Ensimmäinen osa pyytää suoraa vahvistusta. Se tarkoittaa, että otit yhteyttä, koska vastaanottaja on kiinnostunut tarjouksestasi.

Samaan aikaan toinen väite osoittaa asiakaslähtöisen ajattelutavan. Liiketoimesi luonteesta riippumatta liikekumppanit reagoivat todennäköisemmin myönteisesti, jos asetat heidän tarpeitaan tärkeysjärjestykseen.

Virtaviivaista sulkemisprosessia sopimustenhallintaohjelmistot. Se luo sopimuksesta suojattuja digitaalisia kopioita, jotka kaikki osapuolet voivat allekirjoittaa.

10. "Tämä viesti vain osui, jos se lipsahtaa verkon läpi"

Ilmaisu "koskee vain tätä viestiä, jos se lipsahti verkon läpi" kuulostaa lähestyttävältä. Se lähettää lempeän muistutuksen säilyttäen samalla positiivisen sävyn. Toinen osapuoli ei nolostu epäaikaisesta vastauksestaan, mikä edistää yhteistyökykyistä, ymmärtävää suhdetta.

Siitä huolimatta, valitse idioomisi huolellisesti. Vaikka ne lisäävät keskusteluun väriä, epätavalliset lauseet aiheuttavat väärinkäsityksiä. Käytä vain yhtä muutaman viestin välein ja varmista, että lukijat ymmärtävät sen kontekstin perusteella.

Lähetä kohteliaita, ammattimaisia ​​seurantasähköposteja

Työviestintään ei ole olemassa yhtä mallia, joka sopisi kaikille, joten muokkaa yllä olevia avausrivejä vastaavasti. Yleinen sävysi riippuu keskustelusi luonteesta. Voit esimerkiksi käyttää satunnaista ilmaisua kollegoidesi kanssa, mutta vakavat työsähköpostit vaativat virallista kieltä.

Ja älä lopeta muokkaamista aloitusriville. Sähköpostissasi on oltava vankka johdanto, mukaansatempaava runko ja vahva lopetusviiva, jotta se jättää vankan vaikutelman. Muuten vastaanottajat eivät ehkä ota sinua vakavasti. Muokkaa luonnosta useita kertoja sellaisten ongelmien varalta, jotka saavat sinut näyttämään epäammattimaiselta, kuten kirjoitusvirheet, pörröisyydet ja tarpeettomat liitteet.