OneDriven käyttäminen Microsoft Excel -asiakirjojen luomiseen ja jakamiseen

Ne ajat ovat menneet, jolloin Microsoft Excel -dokumenttien muokkaaminen ja jakaminen vaati loputtomia sähköpostisäikeitä ja lukemattomia USB-tikuille tallennettuja dokumenttiversioita. Nykyään, kuten kaikkea muutakin verkossa, Microsoft Excel -dokumentteja voi käyttää, jakaa, muokata ja ladata kaikkien nähtäväksi yhdellä napsautuksella OneDriven ansiosta.

Mikä OneDrive on ja miten sitä käytetään

OneDrive on Microsoftin pilvipalvelu, jonka avulla voit tallentaa, käyttää, muokata ja jakaa tiedostojasi mistä tahansa laitteesta, jossa on Internet-yhteys ja oma Microsoft-tili.

Se on saatavana henkilökohtaiseen käyttöön ja työ-/koulukäyttöön, jota kutsutaan tässä tapauksessa OneDrive töihin tai kouluun.

OneDrive-tilin luomiseksi sinun tarvitsee vain luoda Microsoft-tili.

1. Suunnata Microsoftin verkkosivusto.
2. Paikanna Luo tili -painiketta ja napsauta sitä.
3. Luo joko uusi tili, joka luo uuden sähköpostiosoitteen, tai yhdistä olemassa oleva tili Microsoftiin.

Olet valmis! Olipa kyseessä vanha tai uusi, muista nämä aina turvallisuusvinkkejä Microsoft-tilillesi. Kun Microsoft-tilisi on luotu, kirjaudu sisään ja siirry omaan OneDrive pilvitallennus.

Kuinka luoda ja synkronoida Microsoft Excel -taulukko OneDrivesta

Excel-laskentataulukon luominen ja synkronointi verkossa on helppoa suoraan OneDrivesta. Näin:

1. Avaa OneDrive-tilisi.
2. Napsauta +Uusi > Excel-työkirja.
3. Syötä tiedot ja muokkaa laskentataulukkoa haluamallasi tavalla.
4. Palaa OneDrive-tilillesi löytääksesi juuri luomasi taulukko.
5. Nimeä tiedosto uudelleen valitsemalla tiedosto ja napsauttamalla Nimeä uudelleen.
6. Kirjoita uusi tiedostonimi ja napsauta sitten Nimeä uudelleen.
7. Tiedostosi on nimetty uudelleen, ja hallintapaneelin oikeassa yläkulmassa näkyy ilmoitus, joka vahvistaa muutoksen.
8. Avaa tiedosto joko Excel Webissä tai paikallisessa Excelissä napsauttamalla Avata > Avaa selaimessa tai Avata > Avaa Excelissä.
   • Avaa selaimessa: Tämä avaa Excel Webin selaimessasi (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), jolloin voit tehdä muokkauksia verkossa.
   • Avaa Excelissä: Tämä avaa tiedostosi paikallisessa Excel-ohjelmistossasi, jolloin voit tehdä muutoksia paikallisesti.

Molemmissa tapauksissa tiedostosi isännöi ja synkronoidaan pilvessä. Se on käytettävissä kaikilla laitteilla, muokattavissa milloin tahansa ja jaettavissa kenen tahansa kanssa, jolla on linkki. Tästä lisää alla.

Kuinka ladata ja synkronoida Microsoft Excel -taulukko OneDriveen

Jos sinun on lähetettävä Excel-laskentataulukko OneDriveen, toimi seuraavasti:

1. Avaa OneDrive-tilisi.
2. Klikkaa Lataa > Tiedostot.
3. Valitse ladattava tiedosto tietokoneeltasi.
4. Kun tiedostosi on ladattu onnistuneesti, se näkyy välittömästi hallintapaneelissasi. Ponnahdusikkuna näkyy myös näytön oikeassa yläkulmassa.
5. Avaa tiedosto uudelleen valitsemalla se ja napsauttamalla Avata > Avaa selaimessa tai Avata > Avaa Excelissä.
   • Avaa selaimessa: Tämä avaa Excel Webin selaimessasi (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), jolloin voit tehdä muokkauksia verkossa.
   • Avaa Excelissä: Tämä avaa tiedostosi paikallisessa Excel-ohjelmistossasi, jolloin voit tehdä muutoksia paikallisesti.

Kuten aiemmin mainittiin, tiedostosi isännöi ja synkronoidaan pilvessä. Se on käytettävissä kaikilla laitteilla, sitä voi muokata milloin tahansa ja jakaa kenelle tahansa, jolla on oikea linkkioikeus.

OneDrive Microsoft Excel -tiedoston jakaminen

Työtaulukkosi on nyt luotu ja isännöity OneDrivessa. Tämä tarkoittaa, että tiedostosi on jaettavissa ja synkronoitu: voit lisätä yhteiskäyttäjiä ja tehdä muutoksia tiedostoosi välittömästi ja samanaikaisesti.

Voit jakaa tiedostosi ja aloittaa yhteistyön seuraavasti:

1. Valitse tiedostosi ja napsauta Jaa.
2. Valitse kahdesta vaihtoehdosta: Lähetä linkki tai Kopioi linkki.Lähetä linkki: voit jakaa tiedoston kutsulla. Sinua pyydetään lisäämään joko yhteiskäyttäjien nimet (jos he ovat rekisteröityneet yhteystietoihisi), heidän ryhmänsä (ryhmät) tai heidän sähköpostiosoitteensa. Voit myös lisätä viestin, joka näytetään kutsusi mukana.Kopioi linkki: Tämän avulla voit kopioida pääsylinkin tiedostoosi napsauttamalla Kopio. Kopioitu linkki näkyy ponnahdusikkunassa. Voit sitten välittää sen yhteistyökumppaneille sähköpostitse tai millä tahansa muulla viestintätyökalulla. Nyt kun olet tutustunut jakamisvaihtoehtoihin, siirrytään käyttöoikeuksiin.
3. Päätä, minkä tyyppisen käyttöoikeuden myönnät yhteiskäyttäjille, ennen kuin lähetät heille käyttöoikeuslinkit napsauttamalla Kuka tahansa linkin saanut voi muokata.
4. Valitse yksi vaihtoehdoista: Kuka tahansa tai Tietyt ihmiset.
   • Kuka tahansa: Kaikki linkin saaneet henkilöt voivat käyttää tiedostoasi riippumatta siitä, ovatko he kirjautuneita sisään vai eivät. Jos yhteistyökumppanisi jakaa linkin kolmannen osapuolen kanssa, kyseisellä kolmannella osapuolella on pääsy tiedostoon.
   • Tietyt ihmiset: Ihmisten, joille olet lähettänyt linkin, on oltava kirjautuneena tililleen voidakseen käyttää tiedostoa. Jos he ovat kirjautuneena ulos tai sisään toiselta tililtä, ​​käyttöoikeutta ei myönnetä.
5. Valitse seuraavaksi käyttöoikeustyyppi napsauttamalla Voi muokata tai Saa katsella alla Lisää asetuksia.
   • Voi muokata: voi lisätä ja poistaa sisältöä, hallita käyttöoikeuksia ja jakaa tiedoston.
   • Saa katsella: voi vain tarkastella tiedoston sisältöä, mutta ei voi tehdä mitään muutoksia asiakirjaan.
6. Valinnaiset ominaisuudet:
   • Lisää viimeinen käyttöpäivä. Tämän päivämäärän jälkeen yhteiskäyttäjilläsi ei ole pääsyä tiedostoon.
   • Lisää salasana. Yhteistyökumppaneiden on lisättävä salasana päästäkseen tiedostoon.

Näiden käyttöoikeuksien hallitseminen on tärkeää, jotta tiedostosi pysyvät turvassa ja luottamuksellisina. Hyvä uutinen on, että voit aina muuttaa linkin käyttöoikeuksia OneDrivessa tarvittaessa.

OneDrive ylittää vain Microsoft Excelin

Kävimme läpi OneDriven käyttämisen Excel-tiedostojesi kanssa, mutta voit itse asiassa käyttää sitä paljon enemmän: tallennustila sähköpostiasiakirjoille, paikallisille kansioille, Word-asiakirjoille, PowerPoint-esityksille ja muille lisää. Kirjaudu tilillesi ja kokeile löytääksesi lisää tapoja työskennellä pilvessä.