6 strategiaa, joita voidaan käyttää Ivy Lee -menetelmän kanssa tuottavuuden parantamiseksi

Ivy Lee -menetelmä on ollut käytössä yli vuosisadan ja se on edelleen tehokas työkalu tuottavuuden parantamiseen. Menetelmää, joka sisältää priorisoinnin ja keskittymisen pieniin tehtäviin päivittäin, voidaan edelleen optimoida lisästrategioilla.

Kun sisällytät nämä strategiat rutiinisi, voit lisätä tuottavuuttasi ja saada enemmän aikaan Ivy Lee -menetelmällä.

1. Aamurutiinien hallinta

Aloita päiväsi hyvin suunnitellulla aamurutiinilla, joka antaa sävyn tuottavuudelle. Tämä voi sisältää harjoittelua, meditaatiota ja tulevan päivän suunnittelua.

Luomalla jäsennellyn ja tietoisen alun aamullesi, olet paremmin valmistautunut käsittelemään kuusi tehtävää, joihin päätät keskittyä Ivy Lee -menetelmällä.

Pikavinkkejä saadaksesi kaiken irti aamustasi:

• Herätä aikaisin: Aikaisin herääjät hyötyvät siitä, että he saavat riittävästi aikaa rentoutua päivään ja välttää kiirettä. Tämä antaa sinulle myös enemmän "minä-aikaa" ennen kuin aloitat tehtäviesi.
instagram viewer
• Harjoittele ja meditoi: Harkitse käyttöä sovelluksia, kuten Headspace meditaatioon tai tutustumiseen YouTube ohjatuille harjoituksille.
• Suunnittele päiväsi: Käytä muutama minuutti hahmotellaksesi päivän tärkeimmät prioriteetit varmistaaksesi, että olet linjassa Ivy Lee -menetelmän kanssa. Työkalut, kuten Todoist tai Notion, voivat auttaa sinua järjestämään ja suunnittelemaan tehtäviäsi tehokkaasti.

2. Power Hourin hallitseminen

Määritä tietty tunti päivällesi, joka tunnetaan yleisesti nimellä "tehotunti". Keskity tänä aikana poistamaan kaikki häiriötekijäsi ja keskittymään puhtaasti käsilläsi olevaan tehtävään. Sitoutumalla keskeytymättömään tuntiin keskittynyttä työtä edistyt merkittävästi tärkeimpien prioriteettien suhteen.

Pikavinkkejä Power Hourille:

• Poista häiriötekijät: Poista ilmoitukset käytöstä, pidä puhelin äänettömänä ja sulje tietokoneesi tarpeettomat välilehdet minimoiksesi häiriöt. Käytä työkaluja, kuten Focus@Will tai selainlaajennuksia, kuten StayFocusd estääksesi häiritsevät verkkosivustot.
• Aseta erityisiä tavoitteita: Määrittele selkeästi, mitä pyrit saavuttamaan tehotuntisi aikana, jakamalla tehtäväsi pienempiin, toteutettavissa oleviin vaiheisiin. Projektinhallintatyökalut, kuten ClickUp tai Trello voi auttaa sinua hajottamaan ja järjestämään tavoitteesi.
• Seuraa edistymistäsi: Pidä kirjaa saavutuksistasi jokaisen tehotunnin aikana pysyäksesi motivoituneena ja arvioidaksesi tuottavuuttasi. Käytä ajanseurantasovelluksia, kuten Toggl tai RescueTime, seurataksesi tuottavuuttasi ja tunnistaaksesi parannettavaa.

3. Ajan eston hyväksyminen

Varaa aikaa keskittyneeseen työhön, kokouksiin, sähköposteihin ja tauoihin. Järjestämällä päiväsi sisäänrakennetuilla aikalohkoilla varmistat, että kiinnität tehtäviisi niiden ansaitseman huomion ja vältät liiallisen moniajon ansa.

Pikavinkkejä tehokkaaseen ajan estämiseen:

• Priorisoi tehtäväsi: Tunnista tärkeimmät tehtäväsi ja varaa niille tietyt aikalohkot Ivy Lee -menetelmän periaatteen mukaisesti keskittyä pieneen joukkoon tehtäviä.
• Ole realistinen: Jätä puskuriaika tehtävien väliin odottamattomien keskeytysten tai viivästysten huomioon ottamiseksi. Muista ottaa huomioon tauot ja siirtymäajat toimintojen välillä.
• Suojaa aikalohkojasi: Käsittele ajoitettuja aikalohkojasi tapaamisina, joista ei voida neuvotella, ja vältä ristiriitaisten toimintojen ajoittamista näinä ajanjaksoina. Voit käyttää työkaluja, kuten Calendly, ilmoittaaksesi saatavuudestasi kollegoille vastaavasti.

4. Pomodoro-tekniikan hyödyntäminen

Pomodoro-tekniikkaan kuuluu syvällinen työskentely 25 minuutin ajan yhden tehtävän parissa intensiivisesti keskittyen, kunnes ajastin sammuu. Pidä sitten lyhyt tauko ja toista prosessi. Jakamalla työsi hallittaviin osiin, säilytät korkean keskittymistason ja estät loppuun palamisen.

Pikavinkkejä tehokkaisiin pomodorosiin:

• Käytä sovellusta: Käytä Pomodoro-ajastinsovellusta tehdä määräaikaista työtä säilyttäen kiireellisyyden tunteen ja kannustaen keskittyneeseen työhön.
• Älä aliarvioi taukoja: Ota jokaisen Pomodoron jälkeen kaikki irti tauostasi latautuaksesi ja levätäksesi mielesi. Käytä tätä aikaa venyttelyyn, lyhyeen kävelyyn tai nopeaan rentoutusharjoitukseen.
• Tarkista ja säädä: Kun olet suorittanut muutaman Pomodoron, arvioi edistymistäsi ja säädä työ- ja taukojaksojen pituutta tuottavuutesi ja energiatasosi perusteella. Kokeile eri aikavälejä löytääksesi sinulle parhaiten sopivan.

5. Yksittäinen ja syvä keskittyminen

Sen sijaan, että jakaisit huomiosi useisiin tehtäviin, voit käyttää yksittäistä tehtävää ja sitoutua suorittamaan yksi kerrallaan. Tämä auttaa sanomaan hyvästit häiriötekijöille ja luomaan ympäristön, joka edistää syvää keskittymistä.

Pikavinkkejä tehokkaaseen yhden tehtävän suorittamiseen:

• Tyhjennä työtilasi: Hävitä ja luo ympäristö, joka tukee keskittymistä ja keskittymistä. Pidä vain välttämättömät työkalut ja materiaalit käden ulottuvilla.
• Käytä "kahden minuutin sääntöä": Jos tehtävän suorittaminen kestää alle kaksi minuuttia, tee se välittömästi sen sijaan, että lisäät sen tehtäväluetteloosi. Tämä auttaa estämään pienten tehtävien kasaantumista ja häiriötekijöitä.
• Harjoittele mindfulnessia: Harjoittele mielesi kiinnittämään huomiosi takaisin käsillä olevaan tehtävään aina, kun se harhailee. Sovellukset, kuten Calm, Headspace tai jopa YouTube tarjoavat ohjattuja mindfulness-harjoituksia keskittymisen ja huomion parantamiseksi.

6. Tuottavuutta lisäävän teknologian integrointi

Käytä sinulle parhaiten sopivia tuottavuustyökaluja ja tekniikkaa tehokkuutesi parantamiseksi. Voit esimerkiksi käyttää tehtävienhallintasovelluksia tehtäväluetteloiden tallentamiseen ja järjestämiseen, projektinhallintatyökaluja tehdäksesi yhteistyötä etätiimien kanssa ja automaatiotyökaluja virtaviivaistaaksesi toistuvia tehtäviä.

Muista kuitenkin, ettet hukku teknologiaan, johon luotat, vaan käytä sitä vain tukijärjestelmänä eikä häiriötekijänä. Liiallinen riippuvuus tällaisista työkaluista voi myös vaikuttaa päinvastaiseen tuottavuuteen.

• Tutustu tuottavuussovelluksiin: Tehtävienhallintasovellukset, kuten Todoist, Notion tai Evernote, ovat hyödyllisiä sekä päivittäisten että suurempien tehtäviesi tallentamisessa. Saatavilla on myös pelillisiä tuottavuussovelluksia, jos se on enemmän tyyliisi.
• Automatisoi toistuvia tehtäviä: Tunnista toistuvat tehtävät, jotka voidaan automatisoida Zapierin tai IFTTT: n kaltaisilla työkaluilla säästääksesi aikaa ja vähentääksesi manuaalista työtä. Jos sinulla on esimerkiksi paljon järjestelmänvalvojaa, sähköpostivastausten automatisointi, tietojen syöttäminen tai julkaiseminen sosiaalisessa mediassa voi vapauttaa arvokasta aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
• Rajoita häiriötekijöitä: Rajojen asettaminen teknologian käytölle voi viedä pitkälle. Tutustu verkkosivustojen estäjiin, kuten Freedom, keskittyneen työskentelyn aikana. Voit myös käyttää verkkosivustojen käyttösovelluksia saadaksesi tietoa verkkotottumuksistasi ja tehdäksesi tietoisia muutoksia.

Saat enemmän aikaan Ivy Lee -menetelmällä

Loppujen lopuksi on tärkeää muistaa, että tuottavuus ei ole vain tehtävien tarkistamista – se on täyttävän ja tarkoituksenmukaisen elämän luomista. Hyväksy nämä strategiat, kokeile niitä ja löydä ainutlaatuinen sekoitus, joka toimii sinulle parhaiten.