Pika-analyysityökalun käyttäminen Excelissä

Excelin Quick Analysis -työkalun avulla voit nopeasti analysoida ja visualisoida tietoja laskentataulukossa. Sen avulla pääset käyttämään yleisiä data-analyysiominaisuuksia tarvitsematta monimutkaisia ​​kaavoja tai toimintoja.

Valitsemalla analysoitavat tiedot pääset pikaanalyysityökaluun joko napsauttamalla Quick-painiketta Analyysi-kuvake valinnan oikeassa alakulmassa tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikaanalyysi kontekstista valikosta.

Quick Analysis -työkalu tarjoaa viisi (5) luokkaa erilaisilla analyysivaihtoehdoilla. Tutustutaan jokaiseen kategoriaan.

1. Muotoilu

Tämä kategoria sisältää tietopalkit, väriasteikot ja kuvakejoukot. Voit soveltaa ehdollisia muotoilusääntöjä korostaaksesi soluja tiettyjen kriteerien perusteella. Voit esimerkiksi korostaa arvoja, jotka ylittävät tietyn kynnyksen, tunnistaa kaksoiskappaleet tai korostaa tietoja mukautettujen sääntöjen perusteella.

2. Kaaviot

Tämän avulla voit luoda erilaisia ​​kaavioita, kuten viivakaavioita, ympyräkaavioita, klusteroituja kaavioita ja paljon muuta. Se suosittelee erilaisia ​​kaaviotyyppejä tietojesi perusteella.

3. Yhteensä

Tämä luokka tarjoaa vaihtoehtoja laskea tiedoillesi yleisiä tilastollisia mittareita, kuten summa, keskiarvo, määrä, minimi, maksimi, prosenttiosuus ja paljon muuta.

4. Taulukot

Taulukot-välilehti tarjoaa useita vaihtoehtoja taulukoiden käsittelemiseen Excelissä. Se analysoi tietosi automaattisesti ja ehdottaa hyödyllisiä pivot-taulukkokokoonpanoja.

5. Sparklines

Pikaanalyysityökalun avulla voit luoda pieniä upotettuja kaavioita, joita kutsutaan sparklineiksi ja jotka edustavat visuaalisesti tietojesi trendejä ja kuvioita. Sparklines-kategoriassa on vaihtoehtoja luoda rivi-, sarake- tai voitto/tappio-sparklineja.

Tarkastellaan nyt joitain skenaarioita, joissa voit käyttää Excelin pikaanalyysityökalua.

Useiden sarakkeiden tai rivien summan saaminen

Oletetaan, että sinulla on budjettilaskentataulukko, jossa on erilaisia ​​kululuokkia, kuten vuokra, apuohjelmat, päivittäistavarat ja viihde. Jokaisella luokalla on kuukausittaiset menoarvot eri kuukausille. Haluat saada kunkin luokan kokonaiskulut. Noudata seuraavia ohjeita:

1. Valitse koko solualue.
2. Klikkaa Nopea analyysi -kuvaketta valitun alueen oikeassa alakulmassa.
3. Siirry Quick Analysis -valikossa kohtaan Yhteensä -välilehti.
4. Valitse ensimmäinen Summa vaihtoehto (sininen). Tämä lisää uuden rivin, joka näyttää kunkin luokan kokonaiskulut.
5. Jos haluat laskea kokonaiskulut kuukausittain, valitse toinen Summa vaihtoehto (keltainen). Näet uuden sarakkeen, joka näyttää kuukausikulut.

Rivien/sarakkeiden kokonaissumman prosenttiosuuden laskeminen

Oletetaan käyttämällä yllä olevan esimerkin budjettilaskentataulukkoa, että haluat saada kunkin kululuokan prosenttiosuuden. Toimi seuraavasti:

1. Valitse tietojoukko.
2. Klikkaa Nopea analyysi kuvake.
3. Siirry kohtaan Yhteensä -välilehti ja valitse ensimmäinen % Kaikki yhteensä vaihtoehto.
4. Jos haluat saada kunkin kuukauden kokonaissumman, valitse toinen % Kaikki yhteensä vaihtoehto (keltainen).

Tiettyä tekstiä sisältävien solujen muotoilu

Oletetaan, että sinulla on tietojoukko, joka sisältää luettelon työntekijöistä ja heidän osastoistaan. Haluat käyttää Quick Analysis -työkalua tunnistaaksesi suunnitteluosaston työntekijät.

1. Valitse solualue, jonka haluat analysoida.
2. Klikkaa Nopea analyysi kuvaketta tai paina Ctrl + Q näppäimistölläsi.
3. Vuonna Muotoilu ryhmä, valitse Teksti sisältää vaihtoehto.
4. Kirjoita näkyviin tulevaan valintaikkunaan Tekniikka tekstikenttään ja paina OK.

Tekstin sisältävät solut Tekniikka on nyt korostettu ennalta määritetyllä muotoilutyylillä.

Sellaisten solujen tunnistaminen, joiden arvot ovat suurempia kuin määritetty arvo

Oletetaan, että sinulla on luettelo opiskelijoista ja heidän vastaavat testitulokset. Haluat tunnistaa ja korostaa oppilaita, jotka saivat edellä pisteet 75. Noudata alla olevia ohjeita:

1. Valitse solualue, joka sisältää testitulokset.
2. Klikkaa Nopea analyysi kuvaketta tai paina Ctrl + Q näppäimistöltä avataksesi Pika-analyysityökalun.
3. Klikkaa Muotoilu -välilehti ja valitse Suurempi kuin vaihtoehto.
4. Kirjoita näkyviin tulevaan valintaikkunaan kynnysarvo (esim. 75) ja määritä muotoilu.
5. Klikkaus OK käyttääksesi muotoilua. Tämä korostaa kaikki solut, joilla on yllä olevat testitulokset 75.

Kaavion lisääminen (viiva-, klusteri-, pinottu- tai ympyräkaavio)

Tarkastellaan esimerkkiä, jossa sinulla on tietojoukko, joka sisältää kuukausittaiset verkkosivuston liikennetiedot eri markkinointikanaville. Pikaanalyysityökalun avulla voit luoda nopeasti kaavion, joka visualisoi verkkosivuston liikenteen trendejä ajan mittaan. Näin:

1. Valitse solualue, jolle haluat luoda kaavion.
2. Klikkaa Nopea analyysi kuvake.
3. Siirry kohtaan Kaaviot -välilehti. Näet tiedoillesi suositellut kaaviot.
4. Valitse Lisää Kaaviot nähdäksesi kaikki saatavilla olevat kaaviot.
5. Esikatsele kaaviota ja kun olet tyytyväinen, napsauta OK lisätäksesi valitun kaavion.

Päällekkäisen tai ainutlaatuisen tekstin korostaminen

Oletetaan, että sinulla on laskentataulukko, jossa on luettelo asiakkaiden sähköpostiosoitteista sarakkeessa A ja tilaussummat sarakkeessa B. Haluat tunnistaa päällekkäiset sähköpostiosoitteet tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Käytä alla olevia ohjeita:

1. Valitse sarake, joka sisältää analysoitavat tiedot (tässä tapauksessa Asiakkaan sähköposti sarake).
2. Klikkaa Nopea analyysi -kuvaketta valitun alueen oikeassa alakulmassa.
3. Siirry kohtaan Muotoilu -välilehti ja valitse Kopioi arvot vaihtoehto. Tämä korostaa kaikki sähköpostiosoitteet, jotka näkyvät useammin kuin kerran.
4. Korosta solut, joilla on yksilöllinen osoite, valitsemalla Ainutlaatuiset arvot vaihtoehto. Tämä korostaa kaikki sähköpostiosoitteet, jotka näkyvät vain kerran tietojoukossa.

Ehdollisen muotoilun kumoaminen tietojoukossa

Tässä on ohjeet poistamiseen ehdollinen muotoilu Excelissä käyttämällä Quick Analysis -työkalua:

1. Valitse solualue, jossa on käytetty ehdollista muotoilua.
2. Napsauta Pikaanalyysi-kuvaketta.
3. Klikkaa Muotoilu -välilehti.
4. Valitse Muotoilu-välilehdeltä Tyhjennä muoto vaihtoehto.

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä Excelin Quick Analysis -työkalun käyttötapauksista. Tutustu työkalun eri vaihtoehtoihin löytääksesi lisää tapoja järjestää laskentataulukoita Excelissä.

Quick Analysis -työkalu tarjoaa nopean ratkaisun tehokkaaseen tietojen analysointiin Excelissä. Sen intuitiivisen käyttöliittymän ja kattavien ominaisuuksien avulla voit nopeasti luoda kaavioita, soveltaa muotoiluja ja saada arvokkaita oivalluksia tiedoistasi. Noudattamalla yksinkertaisia ​​ohjeita ja tutkimalla Quick Analysis Toolin eri vaihtoehtoja voit säästää aikaa ja parantaa tuottavuutta.