Kuinka valita oikea projektinhallintatyökalu

Jos työskentelet tärkeän asian parissa pienen tiimin kanssa tai henkilökohtaisen projektin parissa, on tärkeää pysyä ajan tasalla ja organisoida työnkulkusi. Paras tapa tehdä niin on investoida projektinhallintatyökaluun. Erikoisohjelmistojen käyttö voi tehostaa työnkulkua ja pitää kaikki liikkuvat osat järjestyksessä.

Mutta koska vaihtoehtoja on niin paljon, miten valitset oikean? Ensimmäinen askel on tietää, mitä ominaisuuksia ja näkökohtia kannattaa etsiä. Keskity siihen, mikä on sinulle ja tiimillesi todella tärkeää. Ajattele toimivuutta, joustavuutta, käyttöliittymää, turvallisuutta ja tukea.

1. Ominaisuudet ja toiminnallisuus

Ennen kuin etsit projektinhallintatyökalua, sinun tulee selvittää ominaisuudet, jotka auttavat sinua saamaan asiat aikaan tehokkaasti. Kysy itseltäsi muutama kysymys ennen kuin jatkat eteenpäin. Työskenteletkö esimerkiksi yksin vai tiimissä? Jos se on jälkimmäinen, mikä on tiimisi koko ja laajuus? Mitä työkaluja tarvitset ja mitä ilman pärjää?

Yleensä haluat luoda vaihtoehtoja tehtävien, virstanpylväiden, aikataulujen ja aikataulujen luomiseen, jotta kaikki pysyvät oikeilla jäljillä. Mitä mukautetumpia ja joustavampia nämä työkalut ovat, sitä parempi. Joidenkin työkalujen avulla voit määrittää toistuvia tehtäviä, riippuvuuksia ja ilmoituksia, jotta projektit etenevät tehokkaasti.

Tietyt työkalut ovat monipuolisempia kuin toiset. Voit esimerkiksi Käytä ClickUpia henkilökohtaisen tuottavuuden työkaluna sekä pienille ryhmille. Joten ensimmäinen askel on arvioida työnkulkusi tarpeet ja valita sitten siihen parhaiten sopiva työkalu.

2. Käyttöliittymä, jota todella käytät

Monet projektinhallinnan työkalut ovat erittäin monipuolisia ja mukautuvat erilaisiin tilanteisiin. Esimerkiksi, Notionilla voit tehdä paljon, kuten muistiinpanojen tekeminen, tehtäväluetteloiden luominen tai jopa mukautetun CRM: n rakentaminen. Vaikka se on ehkä yksi parhaista tuottavuuden työkaluista, jotkut saattavat mieluummin jotain yksinkertaisempaa, johon he voivat nopeasti tottua.

Jos näin on, etsi yksinkertainen ja intuitiivinen muotoilu, jossa on helppo navigoida muutamalla napsautuksella. Ominaisuuksien tulee olla helposti saatavilla, eikä niitä saa piilottaa valikoiden alle. Luettelomerkit, numeroidut luettelot ja runsaasti tyhjää tilaa tekevät ohjeista ja tiedoista helppoa skannata.

Sovelluksessa tulisi myös olla kojelauta, joka antaa yhdellä silmäyksellä yleiskuvan tehtävistä, aikatauluista ja ilmoituksista, jotta pysyt ajan tasalla tehokkaasti. Muista, että käytät tätä työkalua melkein joka päivä, joten etsi jotain, jonka käyttämisestä saatat todella nauttia.

3. Mukauttamisasetukset

Ihanteellisen työkalun pitäisi antaa sinulle täydellinen hallinta siitä, mitkä ominaisuudet ja näkymät näkyvät sinulle tai tiimillesi. Jotkut teistä saattavat tarvita yksinkertaisen Kanban-taulun ja tehtäväluettelon, kun taas toiset pitävät parempana kaavioita, grafiikkaa ja aikaseurantalaitteita, jotka auttavat visualisoimaan kaiken tiedon. Joka tapauksessa osioiden tulee olla muokattavissa ja helppo ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä.

Sinun pitäisi myös pystyä lisäämään mukautettuja kenttiä, näkymiä ja suodattimia seurataksesi todella tärkeää edistystä. Voit esimerkiksi merkitä tietyt tehtävät asiakkaan nimellä tai prioriteettitasolla. Vastaavasti saatat haluta mukautetun näkymän, joka näyttää vain ryhmällesi määritetyt korkean prioriteetin tehtävät.

4. Yhteistyö ja viestintä

Yhteistyö on kaiken hyvän projektinhallintatyökalun avain. Haluat jotain, jonka avulla voit työskennellä helposti tiimin jäsenten ja asiakkaiden kanssa, jotta kaikki voivat seurata edistymistä ja pysyä ajan tasalla. Varmista, että voit lisätä käyttäjiä ja määrittää heidän käyttöoikeustasonsa.

Sinun pitäisi pystyä lisäämään järjestelmänvalvojia, tiimin jäseniä, joilla on erilaiset käyttöoikeudet, ja asiakkaita, joilla on rajoitettu käyttöoikeus. Tehtävien ja määräaikojen antamisen tulee myös olla yksinkertaista. Kun tehtävä on osoitettu, tehtävänsaajaa tulee välittömästi hälyttää ilmoituksella. Muuten tiimin jäsenten pitäisi pystyä kommentoimaan tehtäviä, jakamaan päivityksiä, esittämään kysymyksiä ja jakamaan tiedostoja helposti.

5. Joustavuus

Hyvä projektinhallintatyökalu on sellainen, joka mukautuu tarpeisiisi projektin laajuuden, monimutkaisuuden ja tietojen kasvaessa. Työkalun pitäisi pystyä käsittelemään tämä tiedon lisääntyminen ja monimutkaisuus vaarantamatta suorituskykyä tai yhteistyötä.

Kun laajennat projektia, tarvitset lopulta lisää työkaluja kaikkien prosessien hoitamiseen. Sellaisenaan on tärkeää, että työkalu integroituu hyvin muiden ohjelmistojen, kuten tiedostonjakosovellusten, sähköpostipalvelujen ja yritystyökalujen kanssa.

6. Mobiili käytettävyys

Jos tietyt tiimisi jäsenet työskentelevät etänä eivätkä he aina pääse käyttämään työtilaa, mobiilisovellus voi auttaa heitä pitämään yhteyttä melkein mistä tahansa. Tarkista, onko työkalussa erillinen iOS- tai Android-sovellus ja siirretäänkö ominaisuuksia koko työpöytäkokemuksesta.

Vähintäänkin käyttäjien pitäisi pystyä vastaamaan kommentteihin, tarkastamaan annettuja tehtäviä ja pysymään projektin edistymisessä mobiilisovellusta käyttäessään. Tämä on nykyään vähemmän ongelma kuin jotkut parhaat projektinhallintatyökalut on jo omat mobiilisovellukset, jotka tarjoavat tuottavan kokemuksen.

7. Tietoturva ja tietosuoja

Vaikka monet ihmiset saattavat jättää tietoturvanäkökohdan huomiotta, se on välttämätöntä, kun uskot työkaluun arkaluontoisia projekteihin liittyviä tietoja, asiakirjoja ja tietoja. Salaustyökalut, kuten SSL-sertifikaatit ovat erittäin tärkeitä. Tämä tarkoittaa, että tietosi ja asiakirjasi on koodattu luvattoman käytön estämiseksi.

Tärkeää on myös kaksivaiheinen todennus, joka vaatii salasanan lisäksi myös puhelimeen lähetettävän koodin tai todennussovelluksen. Tämä vaikeuttaa hakkereiden pääsyä tiliisi paljon.

Lopuksi ota huomioon tietojen varmuuskopiointi- ja palautustyökalut. On mahdollista, että ohjelmistopalvelimet voivat kaatua tai joutua kyberhyökkäysten uhriksi. Säännöllinen automaattinen varmuuskopiointi ja suunnitelma tietojen palauttamiseksi takaisin toimintaan ovat elintärkeitä näissä tilanteissa.

8. Hinnat ja suunnitelmat

Monet projektinhallintatyökalut ovat ilmaisia ​​käyttää, mutta useimmissa niistä on tilauksen taakse lukittuja ominaisuuksia. Saatat pystyä käyttämään tiettyä työkalua täysin ilmaiseksi, mutta sinulla on rajoitettu käyttöoikeus siihen henkilömäärään, jonka voit lisätä laivaan.

Varmista, että käyttämäsi työkalu on kohtuuhintainen niin, että se sopii täydellisesti projektibudjettiisi. Kun otat huomioon hinnan, tarkista arvostelut verkossa nähdäksesi, onko asiakastuki hyvää. Haluat helposti keskustella, soittaa tai lähettää sähköpostia yritykselle, jos jokin menee pieleen.

Projektinhallintatyökalu on erittäin tärkeä yrityksille tai ihmisille, jotka haluavat rakentaa jotain, jolla on kasvupotentiaalia tulevaisuudessa. Se ei ehkä ole yhtä tärkeä riippumattomille freelancereille, mutta se auttaa silti paljon virtaviivaistamaan työnkulkua ja varmistamaan, ettet menetä määräaikoja.

Parasta on, että monet näistä työkaluista ovat enemmän kuin vain projektinhallintaohjelmistoja. Voit käyttää niitä muistiinpanojen tekemiseen, tiekarttojen luomiseen tai jopa työkalenterina. Tämä all-in-one-toiminto tekee niistä suuren arvon, jos löydät kullekin ominaisuudelle oikeat käyttötapaukset.