Tarvitsetko lomaa? Näin kirjoitat ammattimaisen lomapyyntösähköpostin, joka hyväksytään.
Loma-ajan hyväksyminen on vaikeaa. Mutta vankka lomapyyntösähköposti voi auttaa sinua turvaamaan kaivattua vapaa-aikaa. Ammattimainen lomapyyntösähköposti edellyttää, että tutustut yrityksen lomapolitiikkaan etukäteen.
Sinun on myös kirjoitettava muistiin kaikki tarvittavat tiedot, mukaan lukien lomapäivät, strategiasi ja mahdolliset toissijaiset yhteydenottotavat. Tässä on yksityiskohtainen opas ammattimaisen lomapyyntösähköpostin kirjoittamiseen sekä malleja, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun.
Mitä tehdä ennen lomapyyntösähköpostin kirjoittamista
Tässä on joitain asioita, jotka sinun on tehtävä ennen lomapyyntösähköpostin kirjoittamista:
Tutustu yhtiön lomapolitiikkaan
Eri yrityksillä on erilaiset menettelytavat ja ohjeet lomahakemuksiin liittyen. Näiden standardien noudattaminen on välttämätöntä, jos haluat, että lomapyyntösi hyväksytään. Joten sinun on tutkittava yrityksesi lomapolitiikka etukäteen.
Tämä kertoo, kuinka aikaisin sinun tulee ilmoittaa lomapäiviä haettaessa. Se auttaa myös sinua selvittämään, kuinka monta lomapäivää sinulla on olosuhteiden perusteella.
Kysy työtovereitasi
On erittäin tärkeää keskustella työtovereiden kanssa ennen loman hakemista. Keskustele niiden saatavuudesta päivinä, jolloin olet poissa, jotta työnkulun mahdolliset pullonkaulat eivät pääse syntymään.
On myös hyvä jutella yrityksen politiikasta ja johdon asenteesta lomatoiveita kohtaan. Kuka tietää, työtoveri, jolla on aiempaa kokemusta lomapyyntöjen laatimisesta, voi auttaa sinua voittajan valituksen kirjoittamisessa.
Mainitse se rennosti etukäteen
Ei ole hyvä idea hämätä pomoasi sähköpostilla, jossa pyydetään vapaata. Harkitse siis suunnitelmistasi kertomista heille etukäteen.
Tämä voi olla suoraviivaista tai hienovaraisempaa pomosi valitsemasta viestintätyylistä riippuen. Tällaisten pienten asioiden tunteminen esimiehestäsi on välttämätöntä, jos haluat parantaa suhdettasi pomosi kanssa.
Mainitsemalla rennosti suunnitelmasi lomalle, pomosi ehtii mukauttaa työnkulkua. He voivat myös tarvittaessa varata lisävuoroja poissaolosi korvaamiseksi.
Kuinka kirjoittaa ammattimainen lomapyyntösähköposti
Tässä on vaiheittainen opas loma-aikaa pyytävän ammattisähköpostin kirjoittamiseen:
1. Aloita oikealla aiherivillä
Valitse sähköpostillesi selkeä ja ytimekäs aiherivi. Aiherivin tarkoitus on saada selville sähköpostisi tarkoitus, joka tässä tapauksessa on pyytää loma-aikaa. Joten voit valita esimerkiksi "lomapäivien pyynnön" tai "lomapyynnön". Näin pomosi tietää yhdellä silmäyksellä, mistä sähköpostistasi on kyse.
2. Mene suoraan asiaan
Sinun on mentävä suoraan asiaan kirjoittaessasi lomapyyntösähköpostin ensimmäisiä rivejä. Kirjoita kohteliaasti ja kerro pomollesi, että tarvitset loma-aikaa.
Vaikka sinun ei tarvitse paljastaa syitä vapaan pyytämiseen, voit kirjoittaa ne muistiin, jos sinulla on läheinen suhde pomosi kanssa. Mutta jos annat pomollesi vain lyhyen varoitusajan, on hyvä idea paljastaa olosuhteet riippumatta siitä, kuinka lähellä olet esimiehesi kanssa.
3. Älä unohda päivämääriä
Seuraavaksi sinun tulee ilmoittaa tarkat päivämäärät, jolloin olet poissa töistä. Jos mainitsit lomapäiväsi aiherivillä, tarkista, että ne vastaavat sähköpostin tekstiosassa olevia päivämääriä. Jos yritykselläsi on palkallinen vapaa-aika, muista mainita, kuinka monta tuntia olet lähdössä.
4. Tarkenna strategiaasi
Sähköpostisi strategiaosiossa kerrot pomollesi, kuinka työsi hoidetaan, kun olet poissa. Sinun tulisi kertoa, mitä projekteja työskentelet parhaillaan ja mitä vastuita näihin projekteihin liittyy.
On hyvä idea luetella kaikki työtehtävät sähköpostin laatimisen yhteydessä. Mainitse sitten, mitkä tehtävät voit ja et voi suorittaa ennen pyytämääsi vapaata.
Kerro heille lisäksi, mitä tehtäviä siirrät ja mitkä heidän määräajat ovat poissaolosi aikana. Näihin tietoihin tulee sisältyä vastuusi hoitavan kollegan tai tiimin nimi ja yhteystiedot.
Irtisanoutuminen töistä ennen lomaa on hyvä idea. Mutta jos haluat, että organisaatiosi voi ottaa sinuun yhteyttä loma-aikasi aikana, harkitse valitsemaasi yhteydenottotapaa koskevan osion lisäämistä.
Listaa aika, jonka olet tavoitettavissa tässä yhteydenottotilassa. Halutessasi voit liittää mukaan myös hätänumeron siltä varalta, että yrityksen on otettava yhteyttä niinä aikoina, jolloin et ole tavoitettavissa haluamallasi yhteydenottotavalla.
6. Välitä kiitos ja avoimuus kaikkiin kysymyksiin
On yleistä kohteliaisuutta lopettaa sähköposti kertomalla pomollesi, että olet avoin kaikille kysymyksille. Tämän helpottamiseksi voit lisätä haluamasi työyhteystietosi, kuten työsähköpostiosoitteesi. Voit jopa kertoa pomollesi, että olet valmis keskustelemaan kasvokkain tarvittaessa.
Kun lopetat lomapyyntösähköpostin, älä unohda kiittää pomoasi ajastaan. Yksinkertainen "Kiitos". riittää.
Lomapyyntösähköpostimallit
Tässä on joitain lomapyyntösähköpostimalleja, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun oman valituksen tekemisessä:
Malli 1:
Aihe: [Nimesi] Lomapyyntö
Hyvä [Bossin nimi],
Toivottavasti tämä sähköposti löytää sinut hyvin.
Haluaisin pyytää loma-aikaa [lisää päivämäärä] - [lisää päivämäärä]. Saan kaikki projektini valmiiksi ennen toivotun loma-ajan alkamispäivää. Lisäksi [lisää työtoverin nimi] on suostunut ottamaan vastaan työni poissaolon aikana.
Jos haluat ottaa yhteyttä hätätilanteeseen lomani aikana, voit soittaa minulle matkapuhelinnumerooni [insert phone number]. Jos sinulla on kysyttävää, ota minuun yhteyttä käyttämällä työsähköpostiani: [lisää sähköpostiosoite].
Kiitos ajastasi.
[Sinun nimesi]
Lue lisää
Malli 2:
Aihe: [Nimesi] Loma-aikaa pyytävä sähköposti
Hyvä [Bossin nimi],
Päivän tervehdykset!
Lähetän sähköpostia pyytääkseni loma-aikaa [lisää päivämäärä] - [lisää päivämäärä]. Tarvitsen tämän vapaa-ajan, koska [lisää syy]. Olen osoittanut keskeneräiset projektini ja tehtäväni [lisää työtoverin nimi], joka on suostunut ottamaan projektini poissa ollessani.
Tiimini on myös luvannut kattaa työni lomapäivinäni. En ole tavoitettavissa tänä vapaa-aikana, mutta jos tarvitset minua kiireellisesti, voit soittaa minulle numeroon [insert phone number].
Jos sinulla on kysyttävää, voit ottaa minuun yhteyttä osoitteessa [insert email address].
Kiitos ajastasi.
[Sinun nimesi]
Lue lisää
Malli 3:
Aihe: [Nimesi] Loma-ajan pyytäminen [Päivämäärä] - [Päiväys]
Hyvä [Bossin nimi],
Toivottavasti voit hyvin.
Kuten aiemmin keskustelimme, haluaisin pyytää loma-aikaa [lisää päivämäärä] - [lisää päivämäärä]. Saavutan erääntyneet projektini loppuun palattuani lomalta. Samaan aikaan tiimini on suostunut ottamaan vastaan työni poissaolon aikana.
Jos sinulla on kysyttävää pyynnöstäni, lähetä minulle sähköpostia osoitteeseen [insert email]. Jos haluat ottaa minuun yhteyttä ollessani poissa, voit soittaa minulle matkapuhelinnumerooni [insert phone number].
Odotan vastaustasi lähipäivinä.
Kiitos ajastasi.
[Sinun nimesi]
Lue lisää
Loma-ajan pyytämisen ei pitäisi olla haaste
Varmistaaksesi, että lomapyyntösi hyväksytään, muista tutustua yrityksesi vapaa-aikakäytäntöihin. Kun kirjoitat sähköpostia, pidä kiinni asiasta ja kerro, kuinka työsi käsitellään poissa ollessasi.
Kerro myös pomollesi, kuinka he voivat ottaa sinuun yhteyttä hätätilanteessa. On myös hyvä idea ilmoittaa esimiehellesi ennen lomapyyntösähköpostin lähettämistä. Tämä estää heitä joutumasta sokeiksi tai jättämästä sähköpostia vahingossa huomiotta.
