Tuottavuuden ylläpitäminen online-kokousten aikana voi olla melkoinen haaste. Tässä on joitain työkaluja, joiden avulla voit pitää kokouksesi järjestyksessä.

Key Takeaways

  • Käytä ajoitussovelluksia, kuten Calendly tai Cal, jotta voit helposti suunnitella ja ajoittaa kokouksia ottaen huomioon kaikkien saatavuus.
  • Käytä työkaluja, kuten sovelluksen sisäistä melunvaimennusta, tai sovelluksia, kuten Krisp ja Noise Blocker, varmistaaksesi kristallinkirkkaat puhelut ja minimoiksesi taustamelun.
  • Automatisoi kokousmuistiinpanot sovelluksilla, kuten Krisp, Magical tai Supernormal, jolloin tekoäly voi litteroida ja tehdä yhteenvedon puheluistasi, jotta voit keskittyä keskusteluun.

Vaikka kokoukset ovat ratkaisevan tärkeitä tiimien ja organisaatioiden sujuvalle toiminnalle, ne voivat joskus olla tehottomia ja haitata tuottavuutta. Verkkokokouksia vaivaavat usein lauseet, kuten "Anteeksi, että olen myöhässä", "En kuule sinua" ja "Voitko toistaa viimeisen osan?".

Oikeilla työkaluilla keskittyminen näistä häiriötekijöistä huolimatta ei ole kuitenkaan vaikeaa. Alla on parhaat työkalut verkkokokoustesi optimaalisen tehokkuuden varmistamiseksi.

instagram viewer

Aikataulu kuten ammattilainen

Kokousten suunnittelu ja ajoittaminen voi olla ylivoimaista, koska sinun on otettava huomioon kaikkien saatavuus. Parhaan ajan löytäminen kaikille on erityisen haastavaa etätyöntekijöiden kanssa ympäri maailmaa. Onneksi jotkut sovellukset voivat tehdä kokousten suunnittelusta vähemmän vaivaa:

Calendly on intuitiivinen aikataulusovellus, joka auttaa estämään kaksoisvaraukset. Sovelluksen avulla voit synkronoida useita kalentereita ja varmistaa, että ihmiset näkevät vain ilmaiset ja varattavissa olevat aikavälit. Tämän avulla voit paljastaa tavoitettavuuden ja pitää kokoustesi taustalla olevat tiedot yksityisinä.

Kuten Calendly, Cal harkitsee myös useita kalentereita näyttääkseen vapaita aikoja. Lisäksi Cal tarjoaa maksullisen Teams-vaihtoehdon, jossa voit lisätä muita jäseniä tiimiisi. Tämä on ihanteellinen ryhmäkokousten varaamiseen, koska siinä otetaan huomioon useiden ihmisten saatavuus.

Magical on Chrome-laajennus, joka ei vain voi synkronoida kalentereita, vaan on myös täysi virtuaalinen kokousavustaja. Magical voi suunnitella kokouksia, luoda varauslinkkejä ja varmistaa, että et koskaan menetä muita kokouksia. Magical-laajennus integroituu saumattomasti Google Chrome -selaimesi kanssa ja näyttää sinulle tarkalleen, milloin ja mikä on seuraava kokouksesi.

Soita kristallinkirkkaat puhelut

Virtuaalikokoukset ovat vahvasti riippuvaisia ​​äänen selkeydestä. Koteissamme kuuluu väistämättä melua, kuten lapsista, lemmikeistä, laitteista ja liikenteestä. Mutta on joitain menetelmiä, joilla voit yrittää vähentää näitä ääniä puhelujen aikana:

4. Sovelluksen sisäinen melunvaimennus

Monet suosittuja online-kokoussovellukset kuten Zoom, Microsoft Teams ja Discord sisältävät sisäänrakennetut kohinanvaimennusominaisuudet. Tämän avulla sinun pitäisi pystyä vaimentamaan suurin osa taustamelusta ilman lisäsovelluksia.

Krisp on yksi suosituimmista melunvaimennussovelluksista. Se vähentää taustamelua ja parantaa kuulemaasi ääntä suodattamalla muiden kokouksen osallistujien taustamelun. Krisp on helppo ottaa käyttöön useimmissa laitteissa ja integroituu saumattomasti useimpiin kokousohjelmistoihin.

Noise Blocker on toinen erinomainen sovellus melun vaimentamiseen. Tämän sovelluksen avulla voit säätää melun vaimennuksen voimakkuutta ja kynnystä, mikä on täydellinen, jos haluat pitää jonkin verran ympäristön melua. Ainoa haittapuoli on, että Noise Blocker on saatavilla vain Windows 10:lle ja uudemmille.

Automatisoi kokousmuistiinpanosi

Kokouksen osien tallentaminen tai tärkeiden yksityiskohtien huomioiminen puhelun aikana voi olla työlästä. Saatat myös jäädä paitsi käsillä olevasta keskustelusta muistiinpanoja tehdessäsi. Tässä on muutamia sovelluksia, jotka voivat ulkoista muistiinpanosi tekoälyllä, jolloin voit olla täysin läsnä kokouksissasi:

Huippuluokan melunvaimennusominaisuuden lisäksi Krisp voi myös tarjota erinomaisia ​​kokousten transkriptioita. Jos olet jo määrittänyt Krisp-äänen, se luo automaattisesti kokouspöytäkirjat ja muistiinpanot ja tekee puhelustasi yhteenvedon puolestasi.

Vaikka Magical sisältää kokouskalenterin, siinä ei ole kaikki. Magical voi liittyä puheluihisi virtuaalisena avustajana, joka tekee muistiinpanoja ja auttaa luomaan esityslistoja aiempien kokousten perusteella. AI Notetaker litteroi puhelut reaaliajassa ja luo nopeasti kokousyhteenvedot ja seuraavat vaiheet.

Tekoälyn avulla Supernormal voi tallentaa ja litteroida kokouksia, jotta voit keskittyä keskusteluun. Se voi luoda yksityiskohtaisia ​​muistiinpanoja, korostaa keskeisiä päätöksiä ja dokumentoida kokouksen aikana käsiteltyjä toimia.

Ota kaikki irti kokouksistasi

Yllä mainitut työkalut voivat parantaa merkittävästi kokoustesi tehokkuutta. Käyttämällä asianmukaisia ​​sovelluksia ja työkaluja huomaat, että tarpeitasi vastaavan työnkulun ja kokousympäristön luominen on suhteellisen helppoa. Loppujen lopuksi, ei väliä mitä tarvitset, siihen on sovellus!

Nämä sovellukset saattavat pystyä poistamaan ohjelmistoon liittyviä esteitä, mutta sinun tulee myös harkita, kuinka voit hyödyntää näitä puheluita luomalla tukevan ympäristön keskustelua varten.