6 sähköpostin tuottavuustyökalua, jotka säästävät tunteja

Sähköpostilla on edelleen olennainen paikka nykypäivän työpaikalla huolimatta kätevillä ominaisuuksilla varustettujen viestintätyökalujen lisääntymisestä. Luotettavana työkaluna sisäiseen viestintään, asiakkaiden tavoittamiseen ja rekisteröitymiseen käytettävä verkkotunnus eri palveluissa on erittäin tärkeää käyttää parhaita sähköpostin tuottavuustyökaluja tämän maksimoimiseksi teknologiaa.

Miksi tämä on tärkeää? Lisäämällä sähköpostisi tuottavuutta voit virtaviivaistaa viestintäprosessia, välttää sähköpostien tulvan, joka sotkee ​​postilaatikkoasi, ja vapauttaa enemmän aikaa keskittyä muihin tehtäviin. Alla esittelemme parhaat työkalut sähköpostisi tuottavuuden parantamiseen.

1. ChatGPT kirjoittaa sähköposteja

ChatGPT on tekoälyllä toimiva chatbot, joka voi simuloida ihmisen kaltaisia ​​keskusteluja ja luoda vastauksia, jotka kuulostavat luonnollisilta. Yksi uskomattomista tavoista, joilla voit parantaa työpäivääsi ChatGPT: n avulla, on käyttää sitä kirjoitusassistenttina tai tarkemmin sanottuna sähköpostien luonnosten tekemiseen.

Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä käytä ChatGPT: tä vaikeiden sähköpostien kirjoittamiseen työpaikalla on mennä OpenAI-verkkosivusto ja luo tili, jos sinulla ei ole sitä. Anna seuraavaksi konteksti sille, mitä haluat kirjoittaa sähköpostiisi.

Esimerkiksi roolisi, kenelle sähköposti lähetetään ja mitä haluat saavuttaa keskustelulla. Pyydä seuraavaksi ChatGPT: tä kirjoittamaan luonnos sähköpostista. Voit käyttää tätä luonnosta sellaisenaan tai tehdä muutoksia tarvittaessa.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää Microsoftin Bing Chatia, sisäänrakennettua keskustelubottia, joka toimii OpenAI: n luonnollisella GPT-kielijärjestelmällä, samalla tekniikalla kuin ChatGPT: llä.

Yksi Bing Chatin käytön eduista on, että se on sisäänrakennettu Microsoft Edge -selaimeen. Sinun tarvitsee vain rekisteröidy tekoälypohjaiseen Bing-hakuun Edgessä ja käytä sitä Säveltää sivupalkin ominaisuus kirjoittaaksesi sähköpostisi.

2. GrammarlyGO muokata ja kirjoittaa sähköposteja

Kun olet laatinut sähköpostisi, sinun tulee seuraavaksi muokata sitä kirjoitus- ja muiden virheiden varalta. GrammarlyGo on seuraava sähköpostin tuottavuustyökalu, jota kannattaa harkita. Niin, mikä on GrammarlyGO? Se on muokkaustyökalu generatiivisilla tekoälyominaisuuksilla, jotka voivat auttaa sinua parantamaan kirjoittamisen työnkulkua ja tuottavuutta.

GrammarlyGO: n avulla voit tarkistaa väli- ja kirjoitusvirheet, korjata kielioppivirheet ja parantaa kirjoitustasi. Lisäksi voit hyödyntää Grammarlyn luovia tekoälyominaisuuksia sähköpostisi kirjoittamiseen tai uudelleenkirjoittamiseen.

Sinun tarvitsee vain rekisteröityä ilmainen Grammarly-tili, joka antaa sinulle pääsyn peruskirjoitus- ja muokkausehdotuksiin sekä 100 kehotteeseen kuukaudessa. Lisäksi voit myös ladata Grammarlyn laajennuksen selaimeesi muokataksesi ja luodaksesi sisältöä suoraan selaimesta ilman, että sinun tarvitsee poistua sivulta.

3. Piikki yksinkertaistaa ja parantaa sähköpostikokemustasi

Jos etsit innovatiivista ratkaisua, joka menee pidemmälle kuin perinteiset sähköpostiohjelmat, Spike on innovatiivinen ratkaisu, joka voi parantaa sähköpostikokemustasi ja tuottavuus.

Aloitetaan joistakin tärkeimmistä ongelmista, jotka liittyvät usein moniin sähköpostiohjelmiin, kuten sotkuinen postilaatikko ja rajoitettu mahdollisuus lajitella sähköpostit automaattisesti.

Spiken sisäänrakennetun organisaatioominaisuuden ansiosta Tärkeät postit, voit helposti lajitella vähemmän tärkeät sähköpostisi, kuten mainossähköpostit ja ilmoitukset sosiaalisen median sovelluksista, toiseen postilaatikkoon nimeltä muu samalla kun se säilyttää tärkeät sähköpostit Tärkeät postit.

Seuraavaksi Spike-keskustelut muistuttavat viestiketjut, jotka ovat samankaltaisia ​​kuin viestisovelluksissa, antavat sinun seurata helposti keskusteluja kontaktiesi kanssa. Tämä keskustelullinen lähestymistapa yksinkertaistaa ja parantaa sähköpostikokemustasi, jolloin voit selata sähköpostejasi nopeasti.

Lisäksi voit käyttää Spikea yhdistämään kaikki sähköpostitilisi yhdeksi portaaliksi, jotta voit seurata eri tilien sähköposteja vaihtamatta niiden välillä. Vaikka sen Super haku ominaisuus helpottaa etsimäsi löytämistä.

4. Zapier automatisoidaksesi sähköpostisi työnkulkuja

Useimmiten käytettyjen työkalujen integroiminen tuottavuuspinoosi voi auttaa säästämään aikaa ja parantamaan tuottavuuttasi, koska sen avulla voit synkronoida tietoja eri sovellusten ja alustojen välillä. Ottaen huomioon, kuinka paljon aikaa vietät sähköpostilaatikossasi, sähköpostisi yhdistäminen muihin säännöllisesti käyttämiisi sovelluksiin ja palveluihin on järkevää.

Voit yhdistää sähköpostisi muihin suosittuihin tuottavuustyökaluihin työnkulun automatisointityökalun, kuten Zapierin, avulla. Voit esimerkiksi käyttää Sähköposti Zapierin integroimalla yhdistääksesi sähköpostisi Slackiin ja lähettääksesi kaikki saapuvat sähköpostit tiettyyn Slackin kanavaan. Oletko Google-kalenterin käyttäjä? Zapierin avulla voit luoda automaattisesti Google-kalenterin tapahtumia saapuvista sähköposteista.

Zapierin avulla voit myös luoda mukautettuja automatisoituja työnkulkuja, jotka käsittelevät sähköpostiisi ja muihin työkaluihisi liittyviä toistuvia tehtäviä. Nämä Zapier-integraatiot voivat parantaa merkittävästi sähköpostisi tuottavuutta.

5. SaneBox järjestää postilaatikkosi

On haastavaa saada mitään aikaan, kun postilaatikkosi on täynnä ja vietät suurimman osan ajasta sähköpostien lajitteluun. SaneBox on älykäs sähköpostiratkaisu, joka auttaa sinua järjestämään postilaatikkosi automaattisesti.

SaneBoxin avulla voit puhdistaa postilaatikkosi skannaamalla sähköpostisi löytääksesi tilaamasi sovellukset, verkkosivustot ja uutiskirjeet ja valitsemalla ne, jotka haluat siirtää roskakoriin.

Seuraavaksi SaneBox hyödyntää tekoälyä sähköpostisi lajitteluun tunnistamalla sähköpostit, jotka vaativat välitöntä huomiota, ja luokittelemalla vähemmän tärkeät sähköpostit @SaneLater kansio. Lisäksi voit myös kouluttaa SaneBoxin järjestämään sähköpostit lähettämällä sähköpostit manuaalisesti tiettyihin kansioihin.

Voit esimerkiksi lähettää roskapostiviestejä osoitteeseen @SaneBlackHole tai luo erillinen kansio perheenjäsenten sähköposteille. SaneBox muistaa ja lisää automaattisesti kaikki saapuvat sähköpostit asianmukaisiin kansioihin.

6. Todoist muuttaa sähköpostit tehtäviksi

Yksi parhaista tavoista parantaa sähköpostisi tuottavuutta on muuttaa sähköpostisi toimiviksi tehtäviksi, joita voit suorittaa. Todoist on tehokas tehtävälistasovellus, jonka avulla voit järjestää tehtäväsi ja saada enemmän aikaan.

Voit asentaa Todoist Gmailille tai Todoist for Outlook lisäosat, joilla voit muuttaa sähköpostit nopeasti suoraan postilaatikostasi tehtäviksi. Kun olet asentanut, avaa mikä tahansa sähköposti, jonka haluat muuttaa Todoist-tehtäväksi, napsauta Todoist -kuvake, nimeä projekti, aseta eräpäivä ja prioriteettitaso ja napsauta LISÄÄ TEHTÄVÄ.

Vietä vähemmän aikaa sähköpostiisi ja saat enemmän aikaan

Viestintävälineenä sähköpostisi pitäisi antaa sinulle tiedot, joita tarvitset päätöksentekoon ja toimiin. Jos vietät liian paljon aikaa postilaatikossasi, se estää kykyäsi suorittaa työsi tehokkaasti.

Joten on aika omaksua ennakoiva lähestymistapa käyttämällä yllä lueteltuja sähköpostin tuottavuustyökaluja. Tämä auttaa sinua järjestämään postilaatikkosi ja vähentämään sähköpostien ylikuormitusta, pysymään ajan tasalla tärkeimmistä sähköposteistasi, vastaamaan nopeammin ja vapauttamaan aikaasi keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.