Etkö ole varma kuinka kirjoittaa surunvalittelusähköposti työtoverille? Näin voit ilmaista myötätuntosi harkitusti ja ammattimaisesti.
Kun työtoverisi kokee menetyksen, harkittu tuen osoituksesi voi olla hänelle suuren lohdutuksen tunne. Mutta surunvalittelun ilmaiseminen sähköpostitse voi olla melko vaikeaa. Sen sijaan, että lohduttaisit heitä, saatat aiheuttaa kollegallesi vielä enemmän ahdistusta sanomalla vahingossa jotain väärin.
Tästä syystä sinun pitäisi osata kirjoittaa ammattimainen surunvalittelusähköposti työpaikalla. Lue eteenpäin saadaksesi tietää, mitä tehdä ja kiellet tarjoamalla lohdutusta sähköpostitse. Olemme myös lisänneet erilaisia surunvalittelusähköpostimalleja, joiden avulla voit ilmaista myötätuntosi.
Mitä tehdä, kun kirjoitat surunvalittelusähköpostia
Tässä on joitain asioita, jotka sinun tulee tehdä, kun kirjoitat surunvalittelusähköpostia:
Sopiva aiherivi
Aloita sähköposti sopivalla aiherivillä. Voit käyttää ilmaisuja, kuten "Anteeksi menetyksestäsi", "Sananvalitteluni", "Syöttömyyteni" tai "Anteeksi, että kuulimme menetyksestäsi".
Tavoitteena on kirjoittaa jotain ytimekkäästi ja ytimekkäästi, jotta työtoverisi tietää välittömästi sähköpostin tarkoituksen. He voivat sitten päättää, haluavatko he avata sen vai eivät.
Mene suoraan asiaan
Mitä tulee ammattimaisiin asetuksiin, niitä on joitain yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää sähköpostin avausriveissä. Älä siis koskaan poikkea raiteilta ja puhu asiaan liittymättömistä asioista, etenkään kun kirjoitat ammattimaisia surunvalittelusähköposteja.
Sinun on ymmärrettävä, että työtoverisi suree, joten sinun ei pitäisi tuhlata heidän aikaansa tarpeettoman pitkiin sähköposteihin. Mene suoraan asiaan sanomalla jotain: "Kuulin menetyksestäsi ja esitän syvimmät osanottoni." tai vain: "Olen erittäin pahoillani menetyksestäsi."
Tee siitä yksilöllinen
Jos tiedät, millainen suhde työtoverillasi oli vainajaan, harkitse näiden tietojen sisällyttämistä, jotta sähköposti kuulostaa henkilökohtaisemmalta. Esimerkki voisi olla: "Olen todella pahoillani veljesi kuolemasta."
Jos tunnet menehtyneen henkilön henkilökohtaisesti, harkitse jaetun muiston sisällyttämistä surunvalittelusähköpostiin. Tämä ei ainoastaan kunnioita heidän muistoaan, vaan myös osoita tukesi sureville.
Tarjoa tukeasi
Varmista surunvalittelusähköpostisi viimeisessä osiossa, että tarjoat tukeasi työtoverille. Kerro heille, että olet aina heidän tukenaan, ja heillä on täysi tukesi tänä vaikeana aikana. Tällä tavalla työtoverisi ei tunne olevansa yksin suruprosessissaan.
Vielä tärkeämpää on, että olet valmis tarjoamaan tukeasi, jos työkaverisi pyytää sitä, olipa se sitten pikapuhelun tai henkilökohtaisen vierailun muodossa. Mutta vaikka he eivät juuri nyt tarvitsisi apua, kollegasi arvostaa elettä varmasti.
Voit sitten lopettaa sähköpostin käyttämällä ammattimaista allekirjoitusta, koska se on yksi huippusähköpostietiketti tehdä niin. Sen lisäksi, että näytät ammattimaisemmalta, se auttaa myös vastaanottajaa ottamaan sinuun yhteyttä tarvittaessa.
Vältettävät asiat, kun kirjoitat surunvalittelusähköpostia
Tässä on muutamia asioita, joita sinun tulee välttää hinnalla millä hyvänsä, kun kirjoitat surunvalittelusähköpostia ammattimaisessa ympäristössä:
Satunnainen tervehdys
Mitä tulee ammattisähköpostiin, nyrkkisääntönä on välttää satunnaisia tervehdyksiä. Tämä on erityisen tärkeää surunvalitteluja sisältävien sähköpostien osalta.
Voit käyttää sen sijaan erilaisia ammatillisia tervehdyksiä, kuten "Tervehdys", "Dear Mr/Mrs" tai yksinkertainen "Mr/Mrs" ennen työtoverisi nimeä. Voit käyttää "Hei" -merkkiä, jos menehtynyt on läheinen työystävä. Mutta mikä tahansa rennompi voi tuntua töykeältä.
Uskonnollisten vakaumusten olettaminen
Ei ole koskaan hyvä olettaa kollegasi uskonnollisia vakaumuksia ja sisällyttää uskonnolliset surunvalittelut sähköpostiisi näiden oletusten perusteella. Kollegasi saattaa pitää tätä sopimattomana tai suorastaan epäkunnioittavana.
Mutta jos olet lähellä surevaa ja aidosti uskot, että se lohduttaa heitä, jos mainitset tutun uskonnollisen sanonnan, voit tehdä niin. Varmista kuitenkin, että se on lyhyt ja että sanat on kehystetty oikein.
Pyytämättömien neuvojen antaminen ja heidän tappionsa vertaaminen omaan tappioon
Monet ihmiset tekevät sen virheen antamalla pyytämättömiä neuvoja surunvalitteluissa. Sinun on ymmärrettävä, että tarvittaessa ihminen kysyy neuvoa itse. Joten vältä sanomasta asioita, kuten "Yritä pysyä kiireisenä, jotta ajatuksesi pysyy poissa tästä tragediasta."
Lisäksi kukaan ei halua, että hänen suruaan mitätöidään tai verrataan jonkun toisen suruun. Vältä siis luomasta yhtäläisyyksiä työtovereiden menetyksen ja omasi välille.
Surunvalittelusähköpostimallit
Tässä on joitain surunvalittelusähköpostimalleja, joiden avulla voit osoittaa tukesi työtoverille. Voit myös luoda:
Malli 1:
Otsikkorivi: Osanottoni
Hei [työtoverin nimi],
Olen syvästi surullinen kuullessani menetyksestäsi. Haluan esittää syvimmät osanottoni. [Kuolleen nimi] oli hämmästyttävä henkilö, ja muistan heidät lämmöllä tapaamisajastamme [valtio, kun tapasit vainajan].
Haluan sinun tietävän, että olen täällä sinua varten, jos tarvitset jotain.
Vilpittömästi sinun,
[Sinun nimesi]
Lue lisää
Malli 2:
Otsikkorivi: Olen pahoillani menetyksestäsi.
Hei [työkaverin nimi],
Kuulin perheesi äskettäisestä menetyksestä. Ota vastaan syvimmät osanottoni. Toivon, että löydät lohtua hyvistä muistoista, jotka jaoit heidän kanssaan. [Lisää yhteinen hyvä muisti] on edelleen yksi rakkaimmista muistoistani heidän kanssaan, jota arvostan syvästi.
Jos tarvitset jotain tai haluat jonkun juttelevan, huomaa, että olen vain puhelun päässä.
Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimesi]
Lue lisää
Malli 3:
Otsikkorivi: Sympatiani.
Hyvä [työtoverin nimi],
Olen erittäin pahoillani kuullessani, että [kuolleen nimi] on kuollut. Toivon, että saat kaiken tarvitsemasi tuen selviytyäksesi tästä vaikeasta ajasta. Ota yhteyttä, jos tarvitset jotain.
Vilpittömästi sinun,
[Sinun nimesi]
Lue lisää
Ammattimaiset surunvalittelusähköpostit voivat vahvistaa työsuhteita
Nämä ovat ammattimaisen surunvalittelusähköpostin kirjoittamisen ohjeet ja kiellot sekä joitain malleja, jotka auttavat sinua. Aloita sähköpostisi tiiviillä aiherivillä ja tervehdi ammattimaisesti.
Älä unohda pitää sähköpostiviestiä lyhyenä, ilmaista surunvalittelusi ja tukea. Muista myös lukea sähköpostisi toisen kerran ennen kuin painat "Lähetä", jotta et vahingossa sano mitään, mikä pahentaa asioita.
