Kuinka käyttää kaavoja Airtableissa

Airtable on monipuolinen tuottavuustyökalu, joka yhdistää tietokannan tehon laskentataulukon joustavuuteen ja tehostaa tapaa, jolla tallennat ja käytät tietojasi.

Yksi laskentataulukon perusominaisuuksista on kaavat, ja saatat miettiä, kuinka voit sisällyttää ne Airtablen tukikohtiisi. Näin pääset alkuun Airtablen Formula-kentän kanssa.

Kaavakentän lisääminen taulukkoon

Jotta voit aloittaa kaavojen käytön Airtablessa, sinun on ensin lisättävä Kaava kenttä pöytään.

Napsauta taulukon ruudukkonäkymässä plusmerkkipainiketta ("+"), joka sijaitsee taulukon yläosassa olevan kenttäotsikoiden rivin lopussa. Jos sinulla on paljon kenttiä, saatat joutua vierittämään oikealle, kunnes näet sen. Valitse Kaava kenttävaihtoehtojen luettelosta. Sitten näet Muokkaa kenttää valikosta syöttääksesi kaavan.

Riippuen siitä, mitä laitat kaavaan, Airtable tunnistaa automaattisesti tietynlaisia ​​arvoja, kuten numerot, prosentit ja päivämäärät, ja jos on, voit muuttaa niiden näyttötapaa kentässäsi napsauttamalla

Muotoilu -välilehti.

Kun olet syöttänyt kaavan, napsauta Luo kenttä -painiketta lisätäksesi kentän taulukkoosi. Jos sinulla on kokemusta funktioiden ja kaavojen työstämisestä Microsoft Excelissä, sinulla on todennäköisesti jonkinlainen käsitys siitä, miten Kaava-kenttä toimii Airtablessa.

Joitakin eroja kuitenkin on: monet erikoistuneemmista toiminnoista, kuten rahoituksesta tai suunnittelusta, eivät ole käytettävissä. Ja mikä vielä tärkeämpää, Kaava-kenttä soveltaa samaa kaavaa jokaiseen taulukon tietueeseen; et voi säätää kaavaa tai käyttää toista kaavaa kokonaan vain tietyille soluille.

Soluviittausten tekeminen Airtablen kaavakentässä

Excelin vertailun mukaisesti saatat miettiä, kuinka kaavoissasi viitataan tiettyihin arvoihin, jotka sijaitsevat muualla taulukossasi. Airtable ei sisällä soluja, kuten A1 tai C5, joten miten viittaat muihin kentän arvoihin?

Airtableissa voit tehdä viittauksia muihin kenttiin kirjoittamalla niiden nimet. Jos sinulla on esimerkiksi kenttä nimeltä "Hinta", kirjoitat vain:

Price

Jos kentän nimessä, johon haluat viitata, on useita sanoja, sinun on kirjoitettava kentän nimi hakasulkeisiin ( { ja } suluissa) viittaamaan niihin. Joten jos sinulla olisi kenttä nimeltä "Tilausmäärä", kirjoitat:

{Order quantity}

Voit myös käyttää kihareita hakasulkuja yksisanaisten kenttien nimissä, mutta niitä ei vaadita samalla tavalla kuin pitemmillä nimillä.

Tällä tavalla Airtablen soluviittaukset ovat samanlaisia käyttämällä nimettyjä alueita Excelissä, vaikkakin kätevästi, nimet asetetaan sinulle, välilyönnit ovat sallittuja, ja voit viitata niihin heti ilman, että sinun tarvitsee määrittää niitä ensin.

Operaattoreiden käyttäminen kaavakentässä

Airtable tukee useita symboleja, joiden avulla voit suorittaa nopeasti useita loogisia, teksti- ja numeerisia toimintoja. Näitä kutsutaan kollektiivisesti "operaattoreiksi".

Operaattoreita, jotka saatat helposti tunnistaa, ovat yleisten matemaattisten yhtälöiden operaattoreita. Voit käyttää plusnäppäintä ( + ) lisäystä varten yhdysviiva, viiva tai miinuspainike ( - ) vähennyslaskua varten tähtinäppäintä ( * ) kertolaskua varten ja vinoviiva ( / ) jakamista varten. Voit myös käyttää sulkeita ( ( ja ) ) yhtälöiden ympärillä jakaaksesi monimutkaisemmat yhtälöt pienempiin osiin tarpeen mukaan.

et-avain ( & ) on hyödyllinen tekstin nopeaan yhdistämiseen, kuten CONCAT-funktio Excelissä— vaikka Airtablella on oma versio kyseisestä funktiosta, CONCATENATE(), jolla on samat toiminnot.

Jos sinulla on lisätekstiä, jonka haluat lisätä kentän tulosteeseen jommallakummalla funktiolla, sinun on laitettava se lainausmerkkeihin ( " " ), mukaan lukien välilyönnit tai muut erikoismerkit. Jos haluat lisätä itse lainausmerkit tulosteen näyttöön, sinun on lisättävä kenoviiva ja sitten lainausmerkki lainausmerkkien sisään. sen pitäisi lukea "\"" kaavan sisällä.

Airtable sisältää myös joukon loogisia operaattoreita. Nämä palauttavat "TRUE", jos niiden ehdot täyttyvät, ja "FALSE", jos ne eivät täyty. Nämä ovat "suurempia kuin" ( > ), "vähemmän kuin" ( < ), "suurempi tai yhtä suuri kuin" ( >= ), "Pienempi kuin tai yhtä suuri kuin" ( <= ), "yhtä kuin" ( = ), ja "ei yhtä suuri" ( != ).

Joitakin perustoimintoja, joita voit käyttää Airtableissa

Jos etsit helppoja tapoja päästä alkuun kaavojen kanssa, tässä on joitain Airtablen perustoimintoja, joiden avulla pääset alkuun.

Tämä tuskin naarmuta käytettävissä olevien ominaisuuksien pintaa; Airtablen dokumentaatio tarjoaa täydellisen luettelon toiminnoista. He ovat jopa rakentaneet pohja, joka sisältää esimerkkitulosteita jonka voit kopioida työtilaan ja muokata.

IF-toiminto

IF-toiminto on yksi laskentataulukoiden perustoiminnoista, ja sen toteutus Airtableissa on olennaisesti sama kuin miten IF-funktio toimii Excelissä.

IF(expression, value1, value2)

Funktio testaa sisään syötettyä logiikkaa ilmaisu kenttään, niin se palaa arvo1 jos tuo logiikka on totta, tai arvo2 jos se on väärä. Kuten Excelissä, voit luoda sisäkkäisiä IF-lauseita ja lisätä muita toimintoja IF-kaavaan.

Erityisen monimutkaisia ​​IF-lauseita voi olla helpompi visualisoida hyödyntämällä Airtablen "monirivistä muokkaustoimintoa", jonka avulla voit kirjoittaa kaavosi muistuttaa enemmän koodin kirjoittamista, jolloin sisennykset edustavat sisäkkäisiä lauseita ja useat värit edustavat koodin eri osia. syntaksi.

Huomattava ero on se, että vastaavaa ei ole Excelin ISBLANK-funktio; sen sijaan sinun on kysyttävä, onko arvo yhtä suuri kuin TYHJÄ().

SUM-funktio

Samoin yhtä yleinen kuin IF, SUMMA-funktio toimii aivan kuten missä tahansa muussa laskentataulukossa, joka laskee yhteen kaikki funktion sisältämistä arvoista (olivatpa ne kenttäarvoja tai suoraan funktiossa määritettyjä numeroita kaava).

SUM(number1, [number2, ...])

DATEADD-funktio

Jos haluat käyttää toimintoa, joka on hieman epätavallinen, mutta saatat löytää vaikuttavan hyödyllisen, voit käyttää DATEADD-toimintoa lisätäksesi tietyn pituuden päivämääriin ja kelloihin.

DATEADD([date or date and time], [#], 'units')

Syntaksin ensimmäisessä segmentissä määrität joko pelkän päivämäärän tai sekä päivämäärän että kellonajan, joko rivissä tai "Päivämäärä ja aika" -kentästä. (Et voi lisätä aikaa tähän kaavaan sellaisenaan ilman päivämäärää; se näyttää virheilmoituksen, ja sinun on muokattava kaavaasi uudelleen).

Määritä sitten numeerinen arvo ja aikayksikkö seuraavista: 'millisekuntia', 'sekuntia', 'minuuttia', 'tuntia', 'päivää', 'viikkoa', 'kuukautta', 'kvartaalia' (vuoden ), tai "vuodet".

Tarvittaessa toimintoja, kuten TODAY() (joka näyttää nykyisen päivämäärän) tai NOW() (joka palauttaa nykyisen päivämäärän ja aika, päivitetään 15 minuutin välein ja aina kun perus lasketaan uudelleen) toimivat myös DATEADD: n kanssa kentän tai tietyn arvo.

Täytetty DATEADD-funktio saattaa näyttää tältä:

DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes")

Nopeuta työnkulkuasi Airtablessa

Kaava-kenttä lisää tehokkaan tavan analysoida ja olla vuorovaikutuksessa Airtable-tietojesi kanssa. Yksinkertaisista lausunnoista monimutkaisiin luomuksiin, joissa on useita toimintoja, kaavojen monipuolisuus tuo joitain taulukkolaskentatyökalun hyödyllisimmistä toiminnoista tietokantaan.

Jos olet jo perehtynyt laskentataulukoihin, voit nopeasti mukauttaa taitojasi saadaksesi uusia oivalluksia hyödyntäen samalla Airtablen tietokantamallin mukavuuksia. Tämä on vain yksi monista ainutlaatuisista ominaisuuksista, jotka tekevät Airtablesta niin houkuttelevan suositun työkalun tuottavuuden parantamiseen.