Monet meistä ovat käyttäneet Zoomia, mutta harvat tietävät sen tehokkaimmista ominaisuuksista. Näillä vinkeillä voit luoda parhaan Zoom-kokemuksen kaikille.
Key Takeaways
- Ajoita toistuvat kokoukset yhdellä linkillä säästääksesi aikaa ja antaaksesi osallistujille mahdollisuuden suunnitella etukäteen.
- Aloita tapaamiset osallistujien kanssa mykistettynä poistaaksesi häiriötekijät ja mahdollistaaksesi tehokkaan viestinnän.
- Poista automaattiset ohjelmistopäivitykset käytöstä välttääksesi viiveet puheluiden aikana ja varmistaaksesi ajantasaisen sovelluskokemuksen.
Koska virtuaalisesta työpaikasta on tullut yhä enemmän normi, yhä useammat ihmiset luottavat Zoomiin verkkopuheluissa. Zoom-puheluista on tullut etäkokousten ja -yhteistyön tosiasiallinen standardi.
Zoom on perustamisestaan lähtien tuonut jatkuvasti käyttöön uusia ominaisuuksia, joita kaltaiset käyttäjät voivat hyödyntää tehostaakseen kokouksiamme. Huolimatta sen suosion kasvusta monet meistä eivät osaa hyödyntää sovellusta parhaalla mahdollisella tavalla.
Tässä artikkelissa tarkastellaan vinkkejä ja temppuja, joilla voit tehdä Zoom-puheluistasi tehokkaampia.
Jos sinulla on kokouksia, jotka järjestetään säännöllisin väliajoin (päivittäin, viikoittain, kuukausittain jne.), toistuvien kokousten järjestäminen on ihanteellinen tapa edetä. Zoomin toistuvissa kokouksissa voit käyttää samaa kokoustunnusta ja asetuksia jokaisessa tapahtumassa.
Toistuvien kokousten ajoittaminen voi auttaa sinua varaamaan useita tapaamisia etukäteen, mikä vähentää joka kerta uusien kokousten perustamiseen kuluvaa aikaa. Sen avulla osallistujat voivat myös suunnitella tapahtumansa hyvissä ajoin, koska he voivat nähdä kaikki tulevat kokouksensa yhdistä kalenterinsa Zoomiin.
Voit ajoittaa toistuvia kokouksia napsauttamalla Varaa tapahtuma Zoom-asiakasohjelmassa.
2. Aloituskokoukset osallistujien kanssa mykistettynä
Häiritsevät puheet ja taustaäänet voivat helposti haitata muuten tuottavaa puheluasi. Kokouksen isäntänä voit valita, että kaikki puheluun osallistuvat aloittavat mykistyksen. Tämä varmistaa hiljaisen tilan, jossa osallistujat voivat vain poistaa mykistyksen, kun he haluavat puhua.
Voit joko pyytää kaikkia osallistujia poistamaan mykistyksen tarvittaessa, tai määrittää esihyväksyntäprosessin yksittäisten osallistujien mykistyksen poistamiseksi.
Voit ottaa tämän käyttöön menemällä osoitteeseen asetukset > Näytä lisää asetuksia > Aikatauluta kokous, ota sitten käyttöön Mykistä kaikki osallistujat, kun he liittyvät kokoukseen.
3. Poista automaattiset ohjelmistopäivitykset käytöstä
Zoom päivittää usein ohjelmistoaan korjatakseen vikoja ja lisätäkseen uusia ominaisuuksia, mikä on hienoa! Mutta päivitysten käynnistymisen odottaminen, kun joudut soittamaan, voi olla erittäin ärsyttävää. Voit välttää tämän ongelman poistamalla automaattiset päivitykset käytöstä.
Kun kokouksesi on ohi, voit tarkistaa ja asentaa saatavilla olevat päivitykset. Tämä vähentää puhelujen viiveitä ja varmistaa samalla, että saat viimeisimmän sovelluskokemuksen.
Voit poistaa automaattiset ohjelmistopäivitykset käytöstä siirtymällä osoitteeseen asetukset > Kenraali ja poista valinta kohdasta Pidä Zoom-työpöytäohjelma automaattisesti ajan tasalla.
4. Hallitse tilaasi odotushuoneilla
Zoomin odotushuone-ominaisuuden avulla isäntä voi määrittää, milloin vieras liittyy puheluun. Sinulla on mahdollisuus hyväksyä osallistujat yksitellen tai kaikki kerralla odotushuoneesta.
Jos olet määrittänyt odotushuoneen kokoukselle, osallistujat näkevät oletusnäytön, kun he liittyvät puheluun. Zoomin avulla voit myös mukauttaa tätä näyttöä. Voit lisätä yrityksesi logon, tekstiä ja esittelyvideon, jonka osallistujat voivat katsoa ennen liittymistä.
Ota odotushuoneet käyttöön siirtymällä kohtaan asetukset > Näytä lisää asetuksia > Turvallisuus, ja ota käyttöön vaihtopainike Odotushuone.
5. Hyödynnä Breakout-huoneiden potentiaali
Zoomin pienryhmähuonetoimintoa suositellaan kokouksiin, jotka saattavat edellyttää useiden pienempien ryhmien osallistumista ja yhteistyötä.
Tämä voi olla ihanteellinen aivoriihiin tai ryhmäprojekteihin. Zoom-kokous voidaan jakaa jopa 50 pienryhmähuoneeseen. Isäntä voi määrittää osallistujat automaattisesti tai manuaalisesti pienryhmähuoneisiin.
Ota pienryhmähuoneet käyttöön siirtymällä osoitteeseen asetukset > Näytä lisää asetuksia > Kokouksessa (edistynyt), ja ota käyttöön vaihtopainike Breakout Room - Huoneet.
6. Poista taustamelu
Online-kokoukset ovat erittäin herkkiä taustamelun häiriöille. Ulkopuolisen liikenteen melu, lasten itku toisessa huoneessa tai kodinkoneiden hälytykset voivat helposti heikentää puhelusi tehokkuutta.
Melunvaimennusominaisuuden käyttäminen Zoomissa voi auttaa parantaa Zoom-äänenlaatua vähentämällä taustamelua. Zoomin melunvaimennusominaisuus tarjoaa erilaisia melunvaimennustasoja, jotka voit valita käyttösi perusteella.
Jos haluat käyttää Zoomin sisäänrakennettua melunvaimennusta, siirry kohtaan asetukset > Audio > Taustamelun vaimennusja valitse asetuksellesi optimaalinen valintanappi (Auto, Low, Medium, High).
7. Hanki tekstitykset hyppysissäsi
Kokoustekstikirjoituksesta on tulossa yhä tärkeämpää saavutettavuuteen ja osallistamiseen pyrkivillä työpaikoilla. Litteraatit ovat myös erinomaisia muistiinpanojen, raporttien ja muun kirjallisen materiaalin luomiseen kokouksen jälkeen.
Transkriptiotyökalut, kuten Saukko tai sisäänrakennettu transkriptioominaisuus Krisp, käytä tekoälyä reaaliaikaiseen litterointiin, mikä tekee kokouksista helppoa kaikille osallistujille. Saudon kokousavustaja voi myös luoda sisältöä kokoustietojen perusteella ja vastata chatissa oleviin kyselyihin.
Ota pienryhmähuoneet käyttöön siirtymällä osoitteeseen asetukset > Näytä lisää asetuksia > Kokouksessa (edistynyt), ja ota käyttöön vaihtopainike Automaattiset tekstitykset.
8. Paranna käytettävyyttä Mouse Highlightilla
Jos pidät esitystä tai esittelyä ja haluat jakaa näyttösi, varmista, että hiiren valokeila on käytössä. Yleisö pystyy paremmin keskittymään näytön sisältöön ja noudattamaan ohjeitasi käyttämällä tarkennustilaa Zoomissa.
Kun hiiren kohdevalo on käytössä, värillinen ympyrä tai kohdevalo korostaa visuaalisesti osoittimen sijaintia ja liikkeitä. Voit myös käyttää "Katoava kynä" -ominaisuutta merkitäksesi ja tehdäksesi muistiinpanoja taululle tai jaetulle näytölle ilman, että sinun tarvitsee huolehtia kirjoitusten pyyhkimisestä tai kumoamisesta.
Kun jaat näyttöäsi kokouksen aikana, valokeilatoiminto on käytettävissä vain "Annotate"-työkalupalkissa, kun aloitat näytön jakamisen.
9. Paranna kokouskokemusta mukaansatempaavalla näkymällä
Mukaansatempaava näkymä voi auttaa tee Zoom-kokemuksestasi hauskempi. Tämä ominaisuus tarjoaa useita virtuaalisia taustoja, kuten auditorion, luokkahuoneen ja kahvilan, jossa kaikki osallistujat voidaan näyttää.
Jos osallistuja käyttää työpöytäohjelmaa, mobiilisovellusta tai Zoom Roomia, joka ei tue Immersive View -näkymää, hän näkee muut osallistujat oletusgallerianäkymässä tai kaiutinnäkymässä.
Immersive View -ominaisuus on käytettävissä, kun napsautat Näytä kokousnäytön oikeassa yläkulmassa.
10. Mestarikokoukset pikanäppäimillä
Saat paljon enemmän irti Zoomista, jos käytät aikaa erilaisten käytettävissä olevien pikanäppäinten oppimiseen ja käyttämiseen. Niiden avulla voit nopeasti mykistää äänen tai poistaa mykistyksen, siirtyä koko näytön tilaan, jakaa näytön ja paljon muuta.
Tässä on joitain käteviä pikanäppäimiä kokeiltavaksi:
- Alt + V aloittaaksesi/lopettaaksesi videon
- Alt + A mykistääksesi/poistaaksesi mykistyksen
- Alt + F koko näytön tilaan siirtymiseksi/poistumiseksi
- Alt + Vaihto + I kopioidaksesi kokouksen kutsulinkin
Voit tarkastella kaikkia pikanäppäimet ovat käytettävissä Zoomissa, mene asetukset > Pikanäppäimet.
Zoomaa tiesi online-puheluiden läpi
Näillä upeilla ominaisuuksilla Zoom on ihanteellinen työkalu yhteyksien ylläpitämiseen etätyö- tai oppimisympäristössä. Se on loistava tapa pitää yhteyttä ihmisiin etätyön ja sosiaalisen eristäytymisen aikakaudella, olitpa sitten tapaamassa työtovereita, puhumassa sukulaisten kanssa tai viettämässä virtuaalista syntymäpäivää juhla.
Tutustu yllä mainittuihin vinkkeihin ja ominaisuuksiin saadaksesi tehokkaampia Zoom-puheluita, jotka tekevät vaikutuksen kollegoisi ja ystäviisi.
