Näin poistat paperisotkua ja järjestät elämäsi digitaalisesti

Paperisotku voi olla ärsyttävää päästä eroon, varsinkin kun kaikkialla on pinoja. Huolimatta siitä, kuinka huolellinen olet, paperi kasaantuu, ja suurten paperimäärien järjestäminen voi olla ylivoimaista.

Ympäristöystävällinen lähestymistapa paperin järjestämiseen ja digitaalisen järjestelmän käyttö pitävät tilasi kuitenkin sotkuttomana ja mukavana. Tässä on muutamia vaiheita, joiden avulla voit poistaa paperisotkua ja järjestää elämäsi digitaalisesti.

1. Arvioi nykyinen tilanteesi

Tilan purkaminen ja järjestäminen voi olla ylivoimainen ja stressaava prosessi. Aluksi saatat tuntea epävarmuutta siitä, miten ja mistä aloittaa siivousprosessi. Mutta muutaman minuutin käyttäminen nykyisen paperisotkutilanteen arvioimiseen ennen sukeltamista täydelliseen digitaaliseen muodonmuutokseen auttaa suuresti.

Voit aloittaa luokittelemalla paperisi sen mukaan, kuinka tärkeitä ne ovat. Määritä sitten, missä sinulla on eniten papereita, kuten toimiston laatikot, työpöytä tai kirjahyllyt. Määritä myös, mitä tallennuslaitteita ja resursseja tarvitset digitaaliseen organisaatioon, kuten a

ilmainen pilvitallennusratkaisu, kuvaskanneri ja mobiilisovellukset.

Tilasi arvioiminen helpottaa tilan purkamista ja mahdollistaa tehokkaan digitalisointistrategian suunnittelun. Voit jopa visualisoida digitaalisen järjestelmäsi ja uuden työtilan motivoidaksesi sinua tuleviin tehtäviin.

2. Digitalisoi olemassa olevat paperityöt

Voit etsiä tiettyä asiakirjaa, mutta et löydä sitä, koska työpöytäsi on peitetty pinoilla papereita, vanhoja laskuja, kuitteja ja painettuja sähköposteja. Paperityösi digitalisointi tarkoittaa, että sinun ei enää tarvitse säilyttää tai tallentaa pinoja asiakirjoja ja laskuja. Sinun ei tarvitse etsiä arkistokaappeja ja laatikoita löytääksesi tiettyjä tiedostoja.

Digitoi paperityösi skannaamalla ja tallentamalla ne, jolloin voit hakea tietoja aina tarvittaessa. Voit käyttää kuvaskanneria tai skannerisovellukset iPhonessa ja Android-älypuhelimessa tallentaaksesi asiakirjojasi. Sitten voit tallentaa skannaukset JPG- tai PDF-muodossa. Näin voit helposti jakaa tiedostojasi muiden kanssa, jolloin ei tarvitse koota ja lähettää papereita kuriirin välityksellä.

3. Ota verkkolaskutus ja tiliotteet käyttöön

Kuvittele, että saat kaikki laskusi, kuitisi ja tilinpäätöksesi sähköpostitse. Sinun ei tarvitse selata kuitti- ja laskupinoja etsiessäsi tiettyä kuittia, ja tilasi on paperiton.

Verkkolaskutuksen ja tiliotteiden avulla vähennät merkittävästi ympärilläsi olevaa paperisotkua. Näin voit harjoitella ympäristönsuojelua vähentämällä paperituotannon ympäristövaikutuksia.

Voit vastaanottaa kaikki laskusi ja kuitisi verkossa, joten ne ovat helposti saatavilla mobiililaitteellasi tai kannettavalla tietokoneellasi. Verkkolaskutus auttaa myös seuraamaan maksuhistoriaasi ja kirjaamaan tapahtumia ja kuluja.

Lisäksi lukuisia kuitinhallintasovellukset ja ilmaiset laskutussovellukset tarjoavat ominaisuuksia, kuten kulujen seurantaa ja maksumuistutuksia, joiden avulla pysyt ajan tasalla ja vältät maksujen jäämisen.

4. Automatisoi digitaalisten asiakirjojen allekirjoitus

Maailmasta on tullut niin digitaalinen, että asiakirjojen allekirjoittaminen kynällä paperille on helppoa. Kanssa online-asiakirjojen allekirjoitussovellukset, voit säästää aikaa ja poistaa paperisotkua, joka syntyy tulostamalla ja allekirjoittamalla asiakirjojen fyysisiä kopioita.

Jotkut digitaalisten asiakirjojen allekirjoitusalustat tarjoavat myös Tietojen salaus turvatoimenpiteenä, mikä vähentää asiakirjojen peukaloinnin riskiä.

Digitaalisten asiakirjojen allekirjoituskäytännön ottaminen käyttöön auttaa sinua kehittämään paperitonta ajattelutapaa, missä olet vastaanottavaisempia omaksumaan muita paperin tyhjennyskäytäntöjä ja järjestämään elämäntapasi digitaalisesti.

5. Tallenna asiakirjoja pilveen

Pilvitallennustilasta on tullut yksi maailman innovatiivisimmista tavoista tallentaa ja säilyttää arkaluonteisia tietoja. Se on loistava tapa pitää avaruuspaperisi sotkuttomana ja järjestyksessä. Sinun ei enää tarvitse säilyttää tai säilyttää monia fyysisiä paperikopioita, joten asiakirjoja ei tarvitse säilyttää kaapeissa, kansioissa ja hyllyissä.

Tiedostojesi tallentaminen pilveen auttaa sinua myös hallitsemaan ja järjestämään asiakirjojasi paremmin. Lukuisat pilvitallennusalustat tarjoavat työkaluja helppoa organisointia varten, mikä varmistaa tiedostojen helpon haun. Pilvitallennustekniikka tarjoaa myös korkealuokkaisia ​​tietoturvapalveluita, jotka suojaavat asiakirjaasi ja mahdollistavat tiedostojen jakamisen muiden kanssa turvallisesti.

Jos fyysisiä asiakirjoja ei säilytetä oikein, ne ovat alttiimpia vaurioille, katoamiselle ja varkaudelle. Tiedostojen säilyttäminen pilvessä varmistaa kuitenkin pitkäaikaisen säilyvyyden ja suojaa asiakirjojasi vaurioilta ja väärinsijoittelulta.

Lisäksi pilvitallennus tarjoaa runsaasti tilaa tallentaa niin monta dokumenttia kuin haluat ja siirtää ne muille mobiililaitteen tai kannettavan tietokoneen kautta.

6. Aseta tulostimen oletusasetuksiksi Kaksipuolinen

Kaksipuolinen tulostus tarkoittaa tulostimen mukauttamista tulostamaan automaattisesti paperin molemmille puolille. Tämä auttaa vähentämään paperisotkua tilassasi.

Kun tulostat vähemmän paperia, vähennät fyysisesti kaappeihin ja hyllyihin tallennettavien asiakirjojen määrää. Se kannustaa myös minimoimaan paperin käyttöä ja pyrkimään sotkumattomaan, järjestäytyneeseen ympäristöön ja elämäntyyliin.

Kaksipuolinen tulostus ei ainoastaan ​​auta sinua puolittamaan paperisotkua; Sen avulla voit myös säästää paperikustannuksia ja edistää ympäristönsuojelua vähentämällä paperin valmistukseen käytettävien puiden määrää.

7. Poista pöytäpaperi/kirjelokerot

Pöytäpaperialustasta tulee usein kätevä paikka pinota saapuvat paperit, mikä aiheuttaa paperisotkua. Voit aloittaa elämäsi järjestämisen digitaalisesti poistamalla paperilokerot. Kyllä, paperilokeroiden pitäminen voi olla houkuttelevaa, varsinkin kun haluat helpon pääsyn tiedostoihisi.

Jos kuitenkin haluat sotkuttoman ja organisoidun työtilan, sinun kannattaa valita digitaalinen lähestymistapa paperin järjestämiseen. Kun paperilokerot ovat poissa tieltä, voit käsitellä ja hallita saapuvia asiakirjoja nopeammin ja pitää pöytäsi siistinä.

Lisäksi käytät vähemmän aikaa työpöydän paperilokeroiden järjestämiseen ja puhdistamiseen, kun tallennat ja hallitset asiakirjojasi digitaalisesti. Paperilokeroiden poistaminen auttaa sinua myös kehittämään sotkuttoman ajattelutavan, mikä auttaa sinua omaksumaan organisoidumman elämäntavan.

Siirtyminen paperittomaan tilaan

On normaalia, että paperia kertyy ajan myötä työn aikana. Digitaalisen lähestymistavan omaksuminen asiakirjojen järjestämisessä ja paperittoman tilan ylläpitäminen on kuitenkin tehokkaampi ja kestävämpi tapa hallita liiketoimintaasi ja elämääsi.

Tulet huomaamaan, että paperin digitalisointi auttaa sinua järjestämään henkilökohtaisen ja työelämäsi tehokkaasti. Se myös priorisoi olennaiset asiakirjat, mikä tekee niistä helposti saatavilla ja paremmin säilytettäviä.