Haluatko saada enemmän aikaan projekteissasi? Opi käyttämään Airtablea tehokkaaseen projektinhallintaan.
Onko sinulla oikea työkalu projektinhallintaan? Suurten projektien johtaminen vaatii paljon vaivaa, jotta tieto on aina ajan tasalla ja kaikki ovat samalla sivulla. Jos haluat hallita ja valvoa projektiasi tehokkaasti, Airtable on loistava alusta harkittavaksi.
Airtable on erittäin monipuolinen ja käyttäjäystävällinen alusta, jossa yhdistyvät projektinhallintatyökalujen monimutkaisuus ja laskentataulukoiden yksinkertaisuus. Näin voit aloittaa Airtablen käytön tehokkaaseen projektinhallintaan.
Vaihe 1: Tukiaseman määrittäminen
Airtablessa voit saada erilliset työtilat eri projekteille ja useita tietokantoja jokaisessa työtilassa. Airtablen tietokannat ovat nimeltään Bases. Työtilan tukikohdat voivat myös olla yhteydessä toisiinsa tietojen yksinkertaistamiseksi kunkin tukikohdan sisällä.
Näin asetat Airtable-tukiasemasi:
- Kerran sinä kirjaudu sisään Airtable-tilillesi, voit joko aloittaa oletustyötilastasi tai luoda uuden työtilan, joka voidaan jakaa työtovereiden kanssa. Luo uusi työtila napsauttamalla Luo työtila ja nimeä työtilasi.
- Siirry haluamaasi työtilaan ja napsauta Luo pohja perustaaksesi uuden tietokannan.
- Napsauta pohjan otsikkoa (joka on oletuksena "Untitled Base") nimetä se uudelleen. Täällä voit myös muokata sivun ulkoasua.
- Voit nyt joko tuoda olemassa olevia tietoja taulukkoosi, käyttää Airtable-mallia tai luoda taulukon tyhjästä.
- Oletuksena Airtable lisää jo muutaman kentän, jotta pääset alkuun. Voit muokata näitä kenttiä kaksoisnapsauttamalla kentän nimeä. Tämän avulla voit muuttaa kentän nimeä ja kentän tyyppiä.
- Lisää kenttiä napsauttamalla + taulukon otsikossa. Valitse haluamasi kenttätyyppi, anna kentän nimi, määritä asetukset ja napsauta Luo kenttä.
- Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat kentät, tietokanta on valmis! Voit myös vetää ja pudottaa sarakkeita sen mukaan, miten haluat järjestää ne.
Jos käytät Airtablea ensimmäistä kertaa, työkalu antaa sinulle erinomaisen opastuksen ensimmäisen tukikohdan perustamiseen.
Vaihe 2: Näkymien luominen ja mukauttaminen
Airtable on todella mullistanut tietojen katselun helppouden. Näytä kokoonpanot, kuten ruudukko, kalenteri, galleria, lomake, kanban jne., tarjoavat ainutlaatuisia tapoja olla vuorovaikutuksessa tietojen kanssa. Airtable mahdollistaa jopa 1000 näkymän luomisen taulukkoa kohden.
Näin määrität Airtable-näkymän:
- Airtable luo oletusarvoisesti ruudukkonäkymän taulukollesi. Voit myös luoda lisää ruudukkonäkymiä tai muita näkymiä eri kokoonpanoilla.
- Alla Luoda... -valikosta, napsauta haluamaasi näkymätyyppiä luodaksesi uuden näkymän.
- Äskettäin luodussa näkymässä voit mukauttaa kenttiä, joita haluat tarkastella, suodattaa tietueita joidenkin kriteerien perusteella ja myös lajitella tietueita tarpeidesi mukaan.
Vaihe 3: Yhteiskäyttäjien lisääminen ja hallinta
Airtablessa voit lisätä tiimin jäseniä/yhteistyökumppaneita koko työtilaan sekä yksittäisiin tukikohtiin. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki projektissa työskentelevät ovat samalla sivulla ja saavat selkeän yleiskuvan jaetuista tiedoista, tehtävistä, aikatauluista jne.
Näin voit lisätä yhteiskäyttäjiä Airtable-työtilaan:
- Siirry Airtable-kotisivullesi ja valitse työtila.
- Klikkaa Jaa ja lisää yhteistyökumppaneitasi sähköpostitse.
- Yhteistyökumppanisi saavat sähköpostikutsun liittyä työtilaan. Kun he ovat hyväksyneet kutsun, he voivat käyttää kaikkia jaetun työtilan tukikohtia.
Näin voit lisätä yhteiskäyttäjiä Airtable-tukikohtaasi:
- Mene Airtable-tukikohtaasi.
- Klikkaa Jaa ja lisää yhteistyökumppaneitasi sähköpostitse.
- Yhteistyökumppanisi saavat sähköpostikutsun liittyä tukikohtaasi. Kun he hyväksyvät kutsun, he voivat käyttää vain jaetun tietokannan tietoja.
Kun yhteistyökumppanisi ovat liittyneet, voit napsauttaa Jaa uudelleen nähdäksesi yhteiskäyttäjien luettelon ja muokataksesi käyttöoikeuksia.
Kantaessa voit käyttää kenttätyyppiä "Käyttäjä" lisätäksesi yhteiskäyttäjiä yksittäisiin tietueisiin. Tässä on myös ilmoitusominaisuus, joka ilmoittaa yhteistyökumppaneille sähköpostitse aina, kun hänet on määrätty tietueeseen.
Muita Airtablen hyödyllisiä ominaisuuksia
Yllä mainittujen vaiheiden pitäisi riittää, jotta pääset alkuun projektinhallinnassa ja yhteistyössä Airtablen avulla. Jos haluat parantaa Airtable-peliäsi, voit myös tutustua seuraaviin ominaisuuksiin, jotka varmasti parantavat projektinhallintakokemustasi:
1. Liitännät
Airtablen Interface Designerin avulla voit luoda räätälöidyn kokemuksen sinulle ja tiimisi jäsenille. Työkalu mahdollistaa joustavuuden visualisoida ja muokata tietueita mukautetuilla tavoilla vaarantamatta perusnäkymien eheyttä.
Voit käyttää sitä luomiseen ainutlaatuiset projektin hallintapaneelit jotka näyttävät sinulle tarkalleen sen, mitä haluat nähdä, sillä tavalla kuin haluat nähdä sen.
2. Automaatiot
Airtable Automations auttaa automatisoimaan toistuvia tehtäviä, kuten sähköpostien lähettämistä, tietueiden päivittämistä jne. Tämän toiminnon avulla voit myös integroida tukiasemasi ulkoisiin sovelluksiin, kuten Outlookiin ja Google Sheetsiin, suorittamaan tiettyjä tehtäviä automaattisesti.
Airtableilla on myös ominaisuus, joka mahdollistaa linkitettyjen tietokantojen luomisen, eli emäkset, jotka toimivat yhdessä linkittämällä samanlaisia kenttiä taulukoiden välillä. Tämä auttaa varmistamaan, että tietosi päivitetään aina eri taulukoissa, mikä lisää selkeyttä ja läpinäkyvyyttä.
4. Vain luku -jakaminen
Airtablen vain luku -ominaisuuden avulla voit jakaa tietoja valituista näkymistä ulkoisten käyttäjien kanssa. Näitä käyttäjiä ei tarvitse lisätä tukikohtaasi yhteiskäyttäjiksi, ja he voivat nähdä tietueet vain sen perusteella, miten olet määrittänyt jaetun näkymän.
5. Kaavatoiminto
Kuten taulukkolaskentaohjelmistot, kuten Microsoft Excel ja Google Sheets, Airtable pystyy myös luomaan laskettuja tietoja. Voit luoda kentän, jonka tyyppi on "Formula" ja aseta haluamasi kaava ja muotoilusäännöt suorittamaan mitä tahansa yksinkertaisesta aritmeettisesta monimutkaiseen data-analyysiin.
Nosta projektinhallintaasi Airtablella
Nopeatempoisissa ympäristöissä on ratkaisevan tärkeää, että projektisi on selkeästi kulloinkin hetkessä. Tästä syystä tarvitset oikean työkalun asioiden yksinkertaistamiseen kaikille osapuolille, ja Airtable sopii ehdottomasti siihen.
Airtablen käyttäjäystävällinen, värikäs käyttöliittymä tekee projektitietokannan luomisesta helppoa muutamassa minuutissa. Airtablen kaltaiset alustat ovat välttämättömiä tuottavassa, yhteistyökykyisessä ja tehokkaassa työtilassa.