Kuinka saada eniten irti ajasta Google-kalenterissa

Jos käytät Google-kalenteria usein koulussa tai töissä, voit käyttää sen Time Insights -ominaisuutta parhaan hyödyn saamiseksi. Tämä ominaisuus, joka on saatavilla Business Plus-, Enterprise-, Education Standard-, Education Plus-, Education Fundamental- ja Nonprofit Google Workspace -tileille, näyttää, kuinka vietät aikaasi päivän aikana.

Tämä toiminto voi näyttää sinulle, missä voit olla tuottavampi, millä on huomattavia vaikutuksia ajanhallintaan. Joten ilman pitkiä puheita opetellaan hyödyntämään Time Insightsia täysimääräisesti.

Time Insightsin käyttäminen Google-kalenterissa

Sinä pystyt luoda ja muokata tavoitteita Google-kalenterissa hallita tehokkaasti aikaa ja tehtäviä. Samoin Google-kalenterin Time Insights voi auttaa sinua tavoitteiden asettamisessa seuraamalla aikaasi tapahtumien kautta kalenterisi ja näyttää eri tehtäviin käytetyn ajan, mukaan lukien kokoukset, ryhmäprojektit ja henkilökohtaiset työt kokouksia. Voit käyttää ominaisuutta seuraavasti:

1. Avaa Google-kalenteri tietokoneellasi.
2. Napsauta kalenterinäytön vasemmassa reunassa Time Insights.
3. Näet kolme paneelia: Aika jakautuminen, Aika kokouksissa, ja Ihmiset, joiden kanssa tapaat.

The Ajan jakautuminen -osio näyttää, kuinka käytät aikaasi viikon aikana, eriteltynä päivien ja tuntien mukaan. Aikaerittely sisältää suunnitellun keskittymisajan, 1:1-kokoukset, tapaamiset 3+ vieraan kanssa (mukaan lukien sinä), kokoukset odottavilla vastauksilla ja työaikasi ilman tapaamisia tai poissaoloa aika.

The Aika kokouksissa -osiosta näet, kuinka paljon aikaa kokouksiin kuluu ja kenen kanssa. Tämä näkemys lasketaan keskiarvona. Jos käytät Google-kalenteria päivä-, viikko- tai viiden päivän näkymässä, keskiarvo lasketaan kolmen edellisen viikon tietojen perusteella. Kuukausinäkymän keskiarvo on johdettu kolmen viime kuukauden kokoustoimintojen perusteella.

The Ihmiset, joiden kanssa tapaat -osiossa voit tarkastella ihmisiä, joiden kanssa tapaat useimmin, viisi parasta ihmistä, joiden kanssa vietät aikaa, ja voit jopa kiinnittää 10 tärkeää yhteystietoa seurataksesi yhdessä vietettyä kokousaikaa. Time Insights laskee kokoukset, joissa on jopa 15 osallistujaa, pois lukien hylkäämisesi ja ei-kyllä-vastaukset.

Sen lisäksi, että annat sinulle aseta työajat Google-kalenterissa, tämä työkalu auttaa myös paljastamaan kokousdynamiasi tiettyjen ihmisten kanssa Time Insightsin avulla. Time Insights antaa sinun myös muuttaa kalenterinäkymääsi tarkastellaksesi aikajakaumaa eri ajanjaksoilla. Voit ottaa Time Insightsin käyttöön ja poistaa sen käytöstä tietokoneellasi.

Keskittymisajan ajoittaminen Google-kalenterin Time Insightsin avulla

Vaikka aikataulusi seuraaminen on välttämätöntä, keskittymisajan osoittaminen on yhtä tärkeää. Onneksi voit ajoittaa Keskittymisaika Time Insightsin kanssa. Näin:

1. Siirry Google-kalenteriin ja napsauta Lisää näkemyksiä Time Insights -välilehden alla.

2. Klikkaa Aikatauluta keskittymisaika -painiketta Tarkennusaika-osiossa.

3. Valitse Päivämäärä ajoittaaksesi keskittymisaikasi.

4. Valitse oikea aika.

5. Anna halutessasi kuvaus tarkennusajasta.
6. Klikkaa Tallentaa -painiketta.
7. Tarkista, näkyykö ajoitettu tarkennusaika kalenterissasi.

Jos olet vahvistanut läsnäolosi vähintään yhdelle vieraalle, merkinnyt tapahtuman kalenterissasi varatuksi tai se on alle kahdeksan tuntia, Time Insights arvioi sen analysointia varten. Toisaalta tapahtumia, joihin olet ainoa kutsuttu tai joihin et ole lähettänyt "Kyllä"-vastausta, ei oteta huomioon Time Insights -laskelmissa.

Hanki tuottavuustietoja Google-kalenterin Time Insights -palvelun avulla

Google-kalenterin Time Insights on hyödyllinen ihmisille, jotka yrittävät selvittää, kuinka heidän aikansa jakautuu kokouksissa. Tämän työkalun avulla voit optimoida aikasi oikein antamalla visuaalisen erittelyn ja analyysin ajasta.

Time Insights voi antaa sinulle uuden näkökulman siihen, kuinka paljon aikaa käytät, olitpa utelias ajanhallinta tai vain utelias päivittäisten kokoustesi dynamiikasta. Tutustu siis Google-kalenterisi asetuksiin ja lue lisää kokousasetuksistasi.