Kenttien käytön perusteet Airtableissa

Monien tuottavuustyökalujen joukossa Airtable on jatkuvasti kasvattanut suosiotaan, ja hyvästä syystä.

Airtablen ainutlaatuinen yhdistelmä laskentataulukon toimivuudesta, tietokannan tietotiheydestä ja monien näkemysten monimuotoisuus on tehnyt siitä houkuttelevan monille olennaisena osana heidän tuottavuuttaan arsenaali.

Joten mistä aloitat, kun olet juuri perustanut ensimmäisen tukikohtasi? Käytä jonkin aikaa eri vaihtoehtojen tutkimiseen ja katso, kuinka ne voivat parhaiten palvella tarpeitasi.

Mitä ovat Airtable-kentät?

Halusitpa sitten Käytä Airtablea projektien hallintaan, järjestää tietoja tai seurata tehtäviä, sinun on tutustuttava Airtable-kenttiin saadaksesi kaiken irti Airtablesta.

Kentät ovat Airtablen tiedonhallinnan kulmakivi, ja ne toimivat tiedon, kaavojen ja muotoilun säilöinä. Jokaisella kentällä on oma sarakensa uuden perustasi oletusruudukkonäkymässä. Kentät koskevat samalla tavalla kaikkia taulukon tietueita. Et voi määrittää erilaisia ​​muotoilutyylejä solukohtaisesti, mikä saattaa vaikuttaa rajoittuvan pelkille laskentataulukon käyttäjille.

Sinulla voi kuitenkin olla useita ruudukkonäkymiä ja taulukoita missä tahansa pohjassa, piilottaa kenttiä tarvittaessa ja jopa linkittää tietoja taulukoiden välillä. Kompromissit saattavat aluksi tuntua rajoittavilta, mutta tilanne saattaa muuttua, kun olet tutustunut Airtableen.

Ensisijaisen kentän rooli Airtableissa

Kun aloitat uuden perustasi, huomaat, että jotkin kentät ovat jo ensimmäisessä taulukossasi. Vasemmalla oleva kenttä on erityisesti korostettu ja lukittu vasemmalle puolelle. Tämä on ensisijainen kenttä, ja sillä on tärkeä rooli tietueesi yksilöllisenä tunnisteena – melkein kuin otsikko, jonka alla kaikki muut tietosi sijaitsevat.

Ensisijaista kenttää käytetään tietueen otsikkona poikki Ilmastoitavissa olevat näkymät ja monissa muissa paikoissa, kuten kunkin kortin nimi Kanban-näkymässä tai viitenimi linkitetyissä tietueissa. Ensisijainen kenttä on oletuksena yksirivinen tekstikenttä. Silti mukaan Airtable-tukiasiakirjat, voit tarvittaessa vaihtaa ensisijaisen kentän useisiin muihin kenttätyyppeihin.

Uuden kentän lisääminen Airtable-sovellukseen

On kaksi tapaa lisätä kenttä Airtableen; ensimmäinen tapa on Airtablen ruudukkonäkymä. Olemassa olevien kentojesi otsikoiden vieressä näet otsikon, jossa on plusmerkki. Napsauttamalla plusmerkkiä avautuu valikko, joka näyttää kaikki käytettävissä olevat kentät. Valitse kentän tyyppi, määritä kenttä noudattamalla lisäohjeita ja napsauta Luo kenttä.

Toinen tapa lisätä kenttä on missä tahansa perustietosi tietueessa, johon pääsee useimmissa näkymissä napsauttamalla tietuetta. Napsauta tietueen alareunassa Lisää uusi kenttä tähän taulukkoon.

Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jonka avulla voit lisätä tietueeseen uuden yksirivisen tekstikentän. Anna kentälle nimi ja muuta kentän tyyppiä tarvittaessa avattavasta valintavalikosta. Noudata näyttöön tulevia lisäohjeita kentän määrittämiseksi ja napsauta Tallentaa.

Muista, että uuden kentän lisääminen lisää sen jokaiseen taulukkosi tietueeseen, joten löydät todennäköisesti sarakkeen, joka on täynnä tyhjiä välilyöntejä, kun seuraavan kerran siirryt kyseisen taulukon ruudukkonäkymään.

1. Tekstinsyöttökentät

Airtablessa on useita tekstimuotoja ja vastaavia kenttätyyppejä. Oletusarvoinen Yksirivinen tekstikenttä on yksinkertaisin kenttä ja sopii tiiviille kuvauksille. Jos sinun on kirjoitettava enemmän, harkitse Pitkä teksti -kenttää, joka sallii jopa 100 000 tekstimerkin syöttämisen, rivinvaihdon ja Rich Text -muotoilun, kun se vaihdetaan.

Päivämäärä-kenttä mahdollistaa manuaalisen tai kalenteripohjaisen päivämäärän ja kellonajan syöttämisen. Lisäksi on monia muita erikoistuneita kenttiä, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, URL-osoite, numero, valuutta, kesto ja prosentti. Jokainen kenttä on suunniteltu tallentamaan ja muotoilemaan vastaavat tietotyypit.

2. Valintaperusteiset kentät

Airtable tarjoaa useita kenttiä eri vaihtoehtojen valinnan perusteella. Nämä ovat hyödyllisiä tapoja luokitella tietueesi, seurata tehtäviä tai seurata prosessia.

Valintaruutu-kenttä lisää vain napsautettavan valintaruudun tietueihisi. Luokitus-kenttä lisää visuaalisen rankingjärjestelmän yhdestä kymmeneen pisteeseen, oletuksena viisi tähteä. Yksittäisvalinta- ja Multiple select -kentät mahdollistavat luokittelua varten avattavat valikot, joista jälkimmäinen mahdollistaa useita valintoja yhdelle tietueelle.

3. Haku- ja laskentakentät

Lookup- ja Count-kentät esittelevät Airtablen erottuvin toiminnallisuuden: sen tehokkaan kyvyn muodostaa yhteys ja olla vuorovaikutuksessa eri tietojoukkojen kanssa relaatiotietokantamallin avulla.

Linkki tietueeseen -kenttä yhdistää tietueet taulukoiden välillä ja luo runsaasti kerroksia niihin liittyvistä tiedoista. Tämän pohjalta Yhteenveto-kentän avulla voit luoda laskelmia ja yhteenvetoja linkitettyjen tietueiden kenttien perusteella.

Count-kentän avulla voit laskea Linkki tietueeseen -kenttään yhdistettyjen tietueiden määrän. Hakukenttä hakee tiedot linkitetyistä tietueista, mikä helpottaa tietojen jakamista taulukoiden välillä ilman redundanssia.

Airtable sisältää joukon kenttiä, jotka tallentavat metatietoja tietueistasi. Nämä kentät ovat korvaamattomia, kun käsittelet usein muuttuvaa big dataa.

Luotu aika- ja Viimeksi muokattu aika -kentät seuraavat tietueiden luonti- tai muokkausajankohtaa. Luonut ja viimeksi muokannut tunnistaa näistä toimista vastaavat käyttäjät. Voit valita tietyt ehdot, joilla tämä kenttä päivitetään tarvittaessa.

Automaattinen numerointi -kenttä määrittää tietueille järjestysnumeron, mikä tarjoaa johdonmukaisen numerointijärjestelmän koko taulukossasi. Vaikka Airtable itse numeroi tietueesi ruudukkonäkymän vasemmassa reunassa, tämä numerointi laskee vain näkyvien tietueiden määrän

5. Muut Airtable Fields

Yllä olevien kenttien lisäksi Airtable tarjoaa myös joitain omalaatuisia kenttiä, jotka toimivat omassa sarjassaan. Kaava-kenttä tuo tukikohtaasi yhden hyödyllisimmistä taulukkolaskentaominaisuuksista. Tämän kentän avulla voit suorittaa laskelmia, luoda yhdistelmätietoja ja rakentaa logiikkaan perustuvia toimintoja.

Jos olet tottunut käyttämään Microsoft Excelin kaltaisia ​​työkaluja, tiedät jo, miten Kaava-kenttä toimii, mutta saatat haluta lukea kuinka kaavoja käytetään Airtablessa varmistaaksesi, että saat kaiken irti tämän kentän kyvyistä.

Käyttäjä-kentässä voit lisätä jonkun muun Airtablea käyttävän tietueeseen valitsemalla hänen nimensä avattavasta luettelosta tai kutsumalla hänet tukikohtaan sähköpostitse. Jotkin tämän kentän toiminnot voivat vaatia jonkin Airtablen maksullisista sopimuksista.

Viivakoodikenttään tallennetaan Airtablen mobiilisovelluksilla skannatut viivakoodit ja QR-koodit. Lopuksi Painike-kentän avulla voit lisätä muokattavia painikkeita tietueihisi, jotka voivat esikatsella verkkosivuja, suorittaa komentosarjoja, ladata mukautettuja Airtable-laajennuksia ja paljon muuta.

Järjestä, merkitse ja ole tuottavampi Airtablen kenttien avulla

Kentät auttavat sinua saamaan kaiken irti Airtable-kantaasi tiedoista, ja ne ovat portti Airtablen täyden potentiaalin vapauttamiseen työnkulussasi. Olipa kyse tietojen tallentamisesta, uusien oivallusten hankkimisesta tai räätälöityjen työnkulkujen luomisesta, Airtable on monipuolinen työkalu, joka auttaa sinua työskentelemään älykkäämmin.

Jos kohtaat kenttätyypin, jota et ole aiemmin käyttänyt, älä epäröi kokeilla ja katsoa, ​​voiko se parantaa prosessejasi.