Sano hyvästit muistiinpanojen tekemisen vaivalloille ja tervetuloa parantuneelle tuottavuudelle.
Jos olet vastuussa kokousmuistiinpanojen tekemisestä ja niiden jakamisesta tiimisi kanssa, tiedät kuinka vaikeaa voi olla seurata kaikkea kokouksen edetessä. Sinun on pysyttävä järjestyksessä, kirjattava muistiin avainkohdat, tarkennettava yksityiskohtia ja määritettävä osallistujille toimintokohteita osallistuessasi kokoukseen.
Onneksi Google Docsin kokousmuistiinpanomalli yksinkertaistaa tätä prosessia. Tämä ominaisuus on yksinkertainen, mutta se voi parantaa merkittävästi kokouksen tuottavuutta.
Kokousmuistiinpanojen luominen ja jakaminen Google-dokumenteissa
Mallit ovat tuottavuuden leipää ja voita. Sen sijaan, että viettäisit arvokasta aikaa luodaksesi yhtenäisen rakenteen muistiinpanoillesi, voit käyttää Google Docs -mallit ja keskittyä tärkeisiin asioihin. Tämä malli saa kokouksen tiedot sinulta kokouksen esityslista Google-kalenterissa– Voit tehdä muistiinpanoja nopeasti ja jakaa ne työtovereiden kanssa.
Kokousmuistiinpanojen luominen ja jakaminen Google Docsin sisäänrakennetun mallin avulla on melko yksinkertaista. Tässä on mitä sinun tulee tehdä:
- Avaa Google Docs -tiedostosi.
- Tyyppi @ asiakirjassa ja valitse Kokousmuistiinpanot (sijaitsee alla Rakennuspalikoita) avattavasta valikosta.
- Näkyviin tulee valikko, joka sisältää kaikki Google-kalenterisi tapahtumat. Valitse sopiva kokous tai tapahtuma.
- Lisää osallistujat ja ala kirjoittaa muistiinpanojasi.
Liitä kokousmuistiinpanot kalenteritapahtumaan napsauttamalla Liittää painiketta oikealla. Tämä antaa osallistujille mahdollisuuden käyttää kokouksen muistiinpanoja Google-kalenterissaan.
Vaihtoehtoisesti voit lähettää kokouksen muistiinpanot osallistujille sähköpostitse. Voit tehdä sen napsauttamalla kirjekuoren kuvake vasemmalla.
Voit myös liittää muita Drive-tiedostoja kokousmuistiinpanoihisi. Napsauta kolmea pistettä vasemmalla ja napsauta Liitä Drive-tiedostoja.
Toimintokohteiden luominen ja määrittäminen Google-dokumenteissa
Kokouksen aikana tiimisi todennäköisesti sopii tietyistä asioista toimintaesineet jotka on saatava päätökseen. Google Docs tarjoaa yksinkertaisen tavan tallentaa nämä toimintokohteet ja määrittää ne tietyille tiimisi jäsenille, mikä mahdollistaa helpon seurannan. Näin voit tehdä sen:
- Listaa alle tehtävät, jotka on suoritettava Toimintaesineet.
- Korosta tehtävä kaksoisnapsauttamalla sitä.
- Klikkaa Lisää kommentti -kuvaketta ja kirjoita kommenttisi.
- Kirjoita samaan tekstiruutuun at-merkki (@) ja sen jälkeen tehtävästä vastaavan henkilön nimi.
- Määritä tehtävä rastittamalla valintaruutu kommenttiruudussa. Sinun on valittava tämä valintaruutu, jotta henkilö saa ilmoituksen toimintokohteesta.
- Napsauta lopuksi Määritä.
Google-dokumenttien käytön edut muistiinpanojen tekemiseen
Google Docsin muistiinpanomallin käyttäminen voi parantaa kokouksen tuottavuutta ja lisätä yhteistyötä. Google-dokumenttien käytön tärkein etu muihin verrattuna muistiinpanovälineet kokouksiin on, että työskentelet tutussa työtilassa, eikä sinun tarvitse asentaa mitään uutta.
Tässä on muita syitä, miksi sinun pitäisi alkaa käyttää Google-dokumentteja tärkeiden muistiinpanojen ja toimintokohteiden tallentamiseen:
1. Reaaliaikainen yhteistyö
Google Docsin reaaliaikaiset yhteistyötyökalut antaa kaikille kokouksen osallistujille mahdollisuuden nähdä päivitykset, määrätyt tehtävät ja valmiit kohteet niiden tapahtuessa.
2. Parempi vastuullisuus
Toimintojen määrittäminen valintaruuduilla asianmukaisille tiimin jäsenille varmistaa vastuullisuuden ja voi kannustaa tiimiäsi suorittamaan tehtävät ajoissa.
3. Etäkäyttö
Koska Google-dokumentit on pilvipohjainen, kokousmuistiinpanosi ovat käytettävissä missä tahansa internetyhteydellä. Tiimin jäsenet voivat tarkastella, muokata ja seurata muistiinpanoja ja tehtäviä fyysisestä sijainnistaan riippumatta.
4. Aikatehokkuus
Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja sisäänrakennettu muistiinpanomalli vapauttavat sinut muistiinpanojen järjestämisestä kokouksen aikana. Näin voit osallistua aktiivisesti kokoukseen muistiinpanojen tekemiseen ja järjestämiseen juuttumisen sijaan.
Virtaviivaista kokousmuistiinpanot Google-dokumenttien avulla
Kokousmuistiinpanojen luominen Google-dokumenttien avulla on niin helppoa kuin mahdollista. Tämän hienon ominaisuuden avulla voit kirjoittaa muistiinpanoja nopeammin ja tehokkaammin kuin ennen.
Lisäksi saumaton integrointi Google-kalenteriin varmistaa, että sinä ja kaikki muut osallistujat voitte tarkastella, tehdä yhteistyötä ja seurata tehtäviä reaaliajassa. Omaksumalla tämän mallin voit lisätä tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä tiimisi sisällä.