PowerPoint-diojen esittäminen Microsoft Teamsissa

Onnistunut PowerPoint-esitys ulottuu muutakin kuin pelkkä sisältö – sen toimittaminen on yhtä tärkeää, etenkin Microsoft Teamsin kaltaisessa virtuaalitilassa.

Microsoft Teamsissa voit esitellä diakannen jakamalla koko näytön, PowerPoint-ikkunan tai käyttämällä Microsoft Teamsin PowerPoint Live -ominaisuutta. Katsotaanpa, kuinka voit käyttää kutakin näistä kolmesta menetelmästä, ja keskustellaan niiden eduista ja haitoista.

Tapa 1: Jaa näyttö

Näytön jakaminen Microsoft Teamsissa on melko helppoa ja suoraviivaista. On parasta minimoida tai sulkea tarpeettomat välilehdet etukäteen Microsoft Teams -kokoukseen liittyminen arkaluonteisten tietojen paljastamisen välttämiseksi. Kun olet varma näytön sisällöstä, noudata seuraavia ohjeita:

1. Klikkaus Jaa kun on sinun vuorosi esittää.
2. ota käyttöön Sisältää tietokoneen äänen jos esityksesi sisältää ääntä tai videota, valitse Näyttö.
instagram viewer
3. Työpöydän ympärille ilmestyy punainen reunus, joka osoittaa, että jaat näytön.
4. Avaa PowerPoint-esitys ja käynnistä se diaesitystilassa – siirry kohtaan Diaesitys -välilehti ja valitse Alusta tai Nykyisestä diasta.
5. Pienennä pieni ikkuna oikeassa alakulmassa (tai sijoita se uudelleen tarpeen mukaan).
6. Esitä PowerPoint-diaesitys.
7. Kun olet lopettanut esityksen, avaa Microsoft Teams ja napsauta Lopeta jakaminen.

Näytön jakaminen on yksinkertainen tapa, varsinkin kun haluat esittää muita asiakirjoja PowerPoint-diaesityksen lisäksi. Huono puoli on kuitenkin se, että saatat vahingossa paljastaa arkaluontoisia tietoja.

Tapa 2: Jaa PowerPoint-ikkuna

Jos haluat vain esitellä PowerPoint-diapakan, on parasta jakaa vain tämä ikkuna. Näin:

1. Klikkaus Jaa ja valitse Ikkuna kun on sinun vuorosi esittää.
2. ota käyttöön Sisältää tietokoneen äänen jos sinulla on video tai haluat jakaa ja valita esityksesi luettelosta.
3. PowerPoint-ikkunan ympärille ilmestyy punainen reunus, joka osoittaa, että jaat vain kyseisen ikkunan.
4. Käynnistä diasi diaesitystilassa ja aloita esittäminen.
5. Avaa Microsoft Teams -ikkuna ja napsauta Lopeta jakaminen kun olet lopettanut esittelyn.

Pelkän PowerPoint-ikkunan jakaminen estää arkaluontoisen työpöytäsisällön näyttämisen vahingossa. Vaikka vaihdat ikkunoita, katsojat näkevät vain PowerPoint-esityksen.

Tällä menetelmällä on kuitenkin myös rajoituksensa. Yksi tärkeimmistä rajoituksista on, että et voi tarkastella PowerPoint-puhujan muistiinpanoja ilman, että myös yleisö näkee ne. Et myöskään voi käyttää Microsoft Teamsin ominaisuuksia, kuten keskustelua ja reaktioita esityksesi aikana.

Lisäksi, jos verkkoyhteytesi on alhainen kaistanleveys tai hidas latausnopeus, näytön jakaminen voi aiheuttaa epäselvän ja pätkivän esityksen yleisölle. Onneksi PowerPoint Live -ominaisuus tarjoaa ratkaisun näihin ongelmiin.

Tapa 3: Käytä PowerPoint Liveä

Esittäminen PowerPoint Live -ominaisuuden avulla on helppoa ja tarjoaa lisäetuja. Yleisösi näkee vain diat, kun taas sinä näet kaikki esittelijänäkymän mukana tulevat lisäsäätimet. Kun käytät esittelijänäkymää esityksessäsi, käytettävissäsi on muutamia hyödyllisiä työkaluja:

• Voit helposti säätää diamuistiinpanojesi fonttikokoa tehdäksesi niistä luettavampia.
• Voit siirtyä diojen välillä napsauttamalla vastaavaa pikkukuvaa.
• Voit käyttää laserosoitinta, kynää tai korostustyökalua kiinnittääksesi huomion dian tiettyihin alueisiin.
• Käytä Standout-asettelua asettaaksesi kamerasyötteen dialle ilman taustaa.
• Käytä Cameo-asettelua lisätäksesi itsesi diaan, jos olet määrittänyt Cameo tallentaa mukautettuja kamerasyötteitä.

Näin voit käyttää PowerPoint Liveä esityksesi jakamiseen:

1. Kun on sinun vuorosi esittää, napsauta Jaa.
2. Alla PowerPoint Live, valitse PowerPoint-tiedosto, jonka haluat esittää. Tiedosto avautuu esittäjänäkymään.
3. Jos tiedostoa ei ole luettelossa PowerPoint Livessä, valitse Selaa OneDrivea tai Selaa tietokonettani lisätäksesi tiedoston.
4. Valitse Layout muuttaaksesi dian oletusnäkymää.
5. Poistuaksesi esittäjänäkymästä, napsauta kolmen pisteen kuvake dian alla ja valitse Piilota esittäjänäkymä.
6. Kun olet valmis esittämään, napsauta Lopeta jakaminen ylätyökalupalkissa.

PowerPoint Live -ominaisuus korjaa koko näytön tai PowerPoint-ikkunan jakamisen rajoitukset. Siinä on myös todella hienoja ominaisuuksia, kuten yhteisesittäminen ja osallistujien mahdollisuus napsauttaa esityksessä olevia linkkejä.

Yleisösi näkymä PowerPoint Liveä käytettäessä

Päädianäkymän lisäksi yleisölläsi on pääsy myös dian navigointiin, ruudukkoon ja muihin asetussäätimiin (kolmen pisteen kuvake diojen alla).

Tämä tarkoittaa, että he voivat navigoida dioissa omaan tahtiinsa ja muuttaa tiettyjä dian asetuksia mieltymyksiensä mukaan vaikuttamatta sinun ja muiden näkymään. Jos tämä ei ole mielestäsi ihanteellinen pitämään mukaansatempaavan esityksen, voit poistaa yleisön navigoinnin ohjauksen käytöstä. Ota tämä käyttöön Yksityinen näkymä ylätyökalupalkissa.

Oletuksena jokainen kokouksen osallistuja liittyy esittelijäksi. Tämä tarkoittaa, että he voivat jakaa omaa sisältöään tai hallita jonkun toisen esitystä. Jos et halua sitä, voit muuttaa jokaisen henkilön kokousrooleja Microsoft Teamsissa sen estämiseksi.

Tarjoa saumaton esityskokemus Microsoft Teamsissa

PowerPoint-diojen esittäminen Microsoft Teamsissa saattaa aluksi tuntua hankalalta, mutta kun sen oppii, se on helppoa. Harjoitus tekee mestarin. Joten ennen seuraavaa Teams-esitystäsi tutustu valitsemaasi menetelmään tehokkaan toimituksen varmistamiseksi.