Airtable-automaation käyttäminen vaivattomaan projektinhallintaan

Jos etsit jatkuvasti tehokasta projektinhallintatyökalua, etsi Airtable. Alusta tarjoaa lukuisia ominaisuuksia erinomaiseen tietojen visualisointiin ja yksinkertaistettuun muokkaamiseen. Näiden lisäksi Airtable voi myös automatisoida tehtäviä, mikä vähentää tiedonhallintaan kuluvaa aikaa ja vaivaa.

Airtable-automaatiot sopivat erinomaisesti toistuvien tehtävien suorittamiseen, kuten tietojen syöttämiseen ja sähköpostipäivityksiin. Katsotaanpa kaikkia automaatiotyyppejä, joita voit saavuttaa Airtablen ilmaisella versiolla.

Mitä ovat Airtable-automaatit?

Ilmastoitu automaatiot ovat ennalta määritettyjä sarjoja tai työnkulkuja, jotka voivat merkittävästi parantaa tuottavuuttasi toistuvien tehtävien automatisointi. Ne vähentävät manuaalisten prosessien virhetasoa ja säästävät aikaa ja vaivaa toistuvissa tehtävissä.

Airtable-automaatioissa on kolme pääelementtiä:

• Laukaista: Tämä määrittää tapahtuman, joka käynnistää automaatiosarjan.
instagram viewer
• Triggerin määritys: Tämä on tila, jossa liipaisin laukeaa. Tässä sinun tulee määrittää taulukon tiedot ja kenttätason ehdot, joita tietueen tulee vastata tapahtuman käynnistämiseksi.
• Toiminnot: Tämä määrittää toiminnon tai toimintosarjan, joka tulee suorittaa, kun automaatio laukeaa.

Kun Airtable-automaatio on kytketty päälle, se etsii tukikohtasi tapahtumia, jotka vastaavat liipaisimen konfiguraatiota. Automaatio laukeaa vain, kun kaikki laukaisun ehdot täyttyvät.

Kuinka luoda automaatio Airtableille

Luodaksesi automaation, sinun on määritettävä liipaisin ja liipaisinta seuraavat toiminnot. Näin asetat automaation Airtableille:

Vaihe 1: Lisää triggeri

Napsauta Automaatiot-välilehdessä Lisää laukaisin. Tämä näyttää luettelon triggereistä, joista voit valita. Luettelo sisältää Airtable-pohjasi triggerit ja ulkoiset integraatiot, jotka voivat käynnistää tapahtuman, esimerkiksi Google-kalenterissa luodun tapahtuman.

Vaihe 2: Määritä triggeri

Kun olet valinnut liipaisimen, voit tarkastella ja muuttaa liipaisimen ominaisuuksia. Voit myös muuttaa triggerin tyyppiä täällä.

Määrität triggeritapahtuman triggerin tyypin perusteella. Esimerkiksi jos laukaisintyyppi on Kun tietue vastaa ehtoja, sinun on määritettävä valvottava taulukko niiden ehtojen lisäksi, jotka tietueen on täytettävä tämän tapahtuman käynnistämiseksi.

Vaihe 3: Lisää toiminto

Seuraavaksi sinun on valittava toiminto, jonka haluat suorittaa. Sinulla on useita vaihtoehtoja, jotka vaihtelevat tietueiden luomisesta ja päivittämisestä sähköpostien tai ilmoitusten lähettämiseen ulkoisissa sovelluksissa. Esimerkiksi,

Vaihe 4: Määritä toiminto

Sinun on nyt määritettävä toiminto valitun toiminnon perusteella. Esimerkiksi jos toiminta on Lähetä sähköposti, sinun on määritettävä sähköpostin vastaanottajat, aihe, sisältö ja kaikki tiedot, jotka haluat sisällyttää sähköpostiin.

Vaihe 5: Lisää lisäehtoja tai -toimenpiteitä

Voit tuoda automaatioosi lisälogiikkaa ja -toimintoja aikaisempien toimien perusteella. Voit tehdä tämän toistamalla vaiheet 4 ja 5 tarpeen mukaan.

Vaihe 6: Testaa automaatio

Ennen kuin käynnistät juuri luomasi automaation, napsauta Testaa automaatiota tarkistaaksesi, onko liipaisin ja toiminnot asetettu tarkoitetulla tavalla.

Vaihe 7: Kytke automaatio päälle

Voit ottaa automaation käyttöön, kun olet varma asetuksistasi. Huomaa, että kun Airtable-automaatio on kytketty päälle, se ei koske olemassa olevia tietueita, jotka täyttävät liipaisinmääritykset.

Airtable-automaation integrointi

Airtable-automaatiot eivät rajoitu vain perustietueiden luomiseen/päivitykseen ja sähköpostien lähettämiseen. Voit myös integroida sen ulkoisiin sovelluksiin, kuten Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Sheets, Outlook-sähköposti, Outlook-kalenteri, GitHub-ongelmat, Facebook-sivut, Salesforce, Jira Cloud, Jira-palvelin/palvelinkeskus, Twilio ja Hootsuite.

Tässä on esimerkkejä Airtable-automaation ulkoisten integraatioiden käyttötapauksista:

1. Lähetä viestejä Slackin työtoverille kun ne on liitetty tietueeseen: Tämän automaation laukaisin on Kun tietue vastaa ehtoja, ja ehtona on, että tietueen saaja vaihtuu tietyksi käyttäjäksi. Siten Airtable ajaa Slack > Lähetä viesti toimia, jos kaikki laukaisimet ovat läsnä. Voit määrittää viestin tekstin ja vastaanottajat.
2. Lisää merkintä tehtäväluetteloon, kun tapahtuma luodaan Google-kalenteriin: Tässä, laukaisin on Google-kalenteri > Kun tapahtuma luotiin, ja toiminta on Luo tietue. Voit valita, minne uusi tietue viedään, ja täyttää sen tiedot.
3. Lisää valmiit tehtävät Google-taulukkoon: Liipaisin tässä on Kun tietue vastaa ehtoja että tietueen tilakenttä on muuttunut valmiiksi tai tietue on nyt suodatetussa näkymässä, joka näyttää vain suoritetut tehtävät. Toiminta on Google Sheets > Liitä rivi. Voit valita haluamasi päivitettävän Google Sheetin ja kentät, jotka siirretään pohjasta taulukkoon.

Airtable-automaatioiden rajoitukset

Vaikka Airtablen automaatiot voivat olla varsin käteviä, niillä on joitain rajoituksia. Jokaista Airtable-tukikohtaa kohti voi olla enintään 50 automaatiotyönkulkua riippumatta siitä, ovatko ne aktiivisia tai ei-aktiivisia. Voit kuitenkin kiertää tämän yhdistämällä useita toimintoja samaan automaatioon.

Jokaisessa Airtable-automaatiossa voi olla jopa 25 toimintoa. Tämä ei myöskään ole suuri este, koska yhden toiminnon tulos voi olla syöte toiselle samassa työnkulussa. Lisäksi Airtable-automaatioilla on vaihtelevat käyttörajoitukset suunnitelmastasi riippuen. Tämä sisältää sekä onnistuneet että epäonnistuneet ajot.

Airtable pitää automaation ajohistoriaa kunkin suoritetun automaation yksityiskohdilla. Tämän ominaisuuden laajuus riippuu myös työtilasuunnitelmastasi.

Airtablen ilmaisella versiolla voit vain lähettää automaattisia sähköposteja valitun tukikohdan yhteistyökumppaneille. Voit kuitenkin määrittää tämän ulkoisille sähköpostiosoitteille muissa työtilasuunnitelmissa.

Vain uudet muutokset voivat laukaista automaation. Lisäksi se kannattaa mainita integraatiot Google-dokumenttien kanssa, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center ja Twilio eivät ole saatavilla ilmaisessa paketissa.

Säästä aikaa Airtable-automaatioilla

Airtablen automaatio on tehokas tapa optimoida prosesseja ja vähentää manuaalista työtä. Oikealla työnkulkuasetuksella voit käyttää useita tunteja joka viikko projektinhallintarutiinissasi.

Joten, kun seuraavan kerran luot projektia, käytä aikaa ja vaivaa Airtable-automaatioiden määrittämiseen, jotta voit rentoutua ja antaa tehtävien hoitaa itsensä.