Sinun ei tarvitse panikoida Word-asiakirjan edistymisen menettämisestä. Opi kääntämään aikaa taaksepäin versiohistorian avulla.
Microsoft Wordissa on sisäänrakennettu järjestelmä, jonka avulla voit tutkia asiakirjan kehitystä, viitata aikaisempiin kommentteihin ja palauttaa kadonneita töitä. Sinun tarvitsee vain tietää, mistä se löytää.
Versiohistoria on melko erillisessä paikassa yhdelle alustan hengenpelastusominaisuuksista. Tästä huolimatta ominaisuus on riittävän helppokäyttöinen – jos tiedät mistä etsiä.
Versiohistorian käyttäminen Wordissa
Tehokkaampi versiohistoriaominaisuus on yksi monista syitä käyttää Wordia verkossa. Ominaisuus toimii kuitenkin, jos käytät Wordia myös offline-tilassa.
Word-asiakirjan otsikko näkyy bannerissa sivun yläreunassa. Bannerin tarkka ulkoasu riippuu asetuksistasi ja käyttämästäsi versiosta. Tämän artikkelin kuvakaappaukset on otettu Word Onlinesta pimeässä tilassa, ja ne voivat näyttää hieman erilaisilta kuin Word-versiosi.
Katso Word Onlinessa asiakirjan nimen oikealta puolelta otsikkobannerissa. Täältä löydät kuvakkeen, joka osoittaa, onko tiedosto tallennettu automaattisesti viimeisen muokkauksen jälkeen, ja sen jälkeen alaspäin osoittavan nuolen. Sovelluksessa tämä rivi kertoo, milloin tiedostoa on viimeksi muokattu, ja sen jälkeen sama nuoli.
Kummassakin tapauksessa nuolen napsauttaminen avaa avattavan valikon, jossa on useita vaihtoehtoja: nimeä tiedosto uudelleen, tarkastele sen sijaintia, tarkastele sen viimeistä tallennuspäivää ja avaa versiohistoria. Napsauttamalla Versiohistoria avattavan valikon alareunassa avaa asiakirjan uudelle sivulle, jonka oikealla puolella on sarakevalikko.
Eri versiot näkyvät tässä sarakkeessa pinottuina nimikkeinä aikaleimoineen. Jokaisessa kohteessa on myös oikealle osoittava nuoli. Napsauta tätä vaihtoehtoa nähdäksesi yksityiskohtaisempia kuvauksia siitä, mikä muuttui asiakirjan kussakin versiossa.
Ylimääräiset yksityiskohdat voivat auttaa sinua löytämään etsimäsi version. Napsauta vain haluamaasi vaihtoehtoa avataksesi kyseisen version säilyttäen samalla nykyisen version. Vaihtoehtoisesti voit valita Palauttaa sivun yläpuolella palauttaaksesi tiedoston kyseiseen versioon.
Kun käsittelet pilvestä ladattuja asiakirjoja työpöytäsovelluksessa, kyseisen asiakirjan versiohistorian käyttäminen saattaa edellyttää sen lataamista uudelleen.
Kuinka käyttää Wordin versiohistoriaasetuksia
Versiohistoriaa ei voi poistaa käytöstä asetuksista. Ominaisuuden asetusten hyödyntäminen voi kuitenkin auttaa sinua saamaan siitä kaiken irti. loppujen lopuksi versiohistoria ei ole vain tarkoitettu poistetun työn palauttaminen. Esimerkiksi salliminen Jäljitä muutokset in Arvostelu työkalurivi auttaa sinua lajittelemaan eroja asiakirjan sisällä eri versioilla.
Lisäksi muutosten säilyttäminen yhdessä asiakirjassa sen sijaan, että tallennat useita versioita erikseen, tekee versiohistoriasta vankemman. Se tekee käytännössä saman kuin eri versioiden manuaalinen tallentaminen, mutta kaikki on helpompi löytää ja hallita.
Suojaa asiakirjojasi versiohistorialla
Microsoft Wordin versiohistoriatoiminto on hengenpelastaja. Työkalun avulla voit palauttaa kadonneita töitä, peruuttaa virheen jälkeen ja dokumentoida projektin kulkua.
Kun tiedät, mistä löytää ja miten tätä ominaisuutta käytetään, voit parantaa huomattavasti itseluottamustasi Wordin kanssa työskennellessäsi ja ehkäistä tietojen aiheuttamaa ahdistusta.
