Kuinka tehdä muutosten seurannasta helpompi käyttää Microsoft Wordissa

Track Changes on yksi parhaista työkaluista Word-asiakirjojen muokkaamiseen ja yhteistyöhön muiden kanssa, mutta sen käyttäminen voi olla monimutkaista ja sotkuista. Jos olet uusi Microsoft Wordin ominaisuudessa tai et kestä punaisia ​​merkintöjä ja outoja asetuksia, älä vielä luovu Track Changes -toiminnosta.

Kun ymmärrät eri komponenttien toiminnan, toimintoa on helpompi käyttää. Voit mukauttaa ominaisuutta saadaksesi siistimmän järjestelmän, kun tarkistat asiakirjaa tai tarkastelet jonkun muun muokkauksia. Tässä muutamia ideoita.

1. Näytä versiot ilmapalloissa

Seuraa muutoksia ei ole vain päälle-pois-kytkin. Kun olet oppinut perusasiat käyttämällä MS Wordin Track Changes -toimintoa, voit tutkia sen ominaisuuksia ja muokata käyttökokemustasi entistä enemmän.

Yksi tärkeimmistä osista, joita voit muuttaa, on merkintänäyttö. Kun menet Tarkista > Näytä merkinnät > Ilmapallot, sinulla on kolme vaihtoehtoa:

• Näytä versiot ilmapalloissa
• Näytä kaikki versiot rivissä
• Näytä vain muotoilu ilmapalloissa

Track Changes käyttää oletusarvoisesti upotettuja versioita, mikä tarkoittaa poistettujen sanojen raaputtamista pois ja muokkausten lisäämistä itse tekstiin. Muutamat tällaiset versiot ovat hallittavissa, mutta kokonainen kirja niistä voi olla silmiinpistävä. Tämä asetus ei myöskään korosta muotoilua – näiden muokkausten löytäminen on vaivalloista.

Ilmapallojen käyttäminen vain muotoiluun on askel eteenpäin tekstin sisäisistä versioista. Poistot ja lisäykset näkyvät edelleen päätekstissä, mutta kaikki muotomuutokset on lueteltu ilmapalloissa tekstin oikealla puolella olevassa paneelissa.

Jos upotettu muokkaus ei ole ollenkaan suosikkisi, vaihda versioihin ilmapalloissa. Voit sitten poistaa, lisätä ja muotoilla kaiken haluamasi, ja luettelo muutoksista tulee näkyviin oikeanpuoleiseen paneeliin. Siellä on edelleen punaista, mutta muokkauksesi ovat paljon siistimpiä ja helpompia hallita.

2. Käytä Ei merkintää tai yksinkertaista merkintää häiriötekijöiden välttämiseksi

Muokkaustyylistäsi riippuen saatat mieluummin lukea asiakirjan läpi ennen sen muokkaamista saadaksesi käsityksen sen kulusta, luettavuudesta ja mahdollisista aukoista. Tekstin täyttäminen merkinnöillä alusta alkaen voi olla haitallista.

Track Changes tarjoaa kaksi ratkaisua Näyttö tarkistettavaksi pudotusvalikosta. Yksinkertainen merkintä piilottaa ilmapallot ja upotetut versiot ja näyttää vain pystysuuntaiset punaiset viivat osoittamaan, missä muutoksia on tehty. Napsauta mitä tahansa näistä riveistä paljastaaksesi muutokset nopeasti. Napsauta uudelleen piilottaaksesi ne.

Ei merkintää poistaa myös pystyviivat. Voit lukea ja muokata rauhassa, kunnes valitset toisin. Työskentely jommallakummalla näistä asetuksista varmistaa selkeän asiakirjan ja mahdollisimman vähän häiriötekijöitä. Jos työskentelet joukkueen kanssa, luo parhaita tapoja tehdä yhteistyötä reaaliajassa Wordissa, ja määritä Seuraa muutoksia -säännöt, jotta kaikki voivat työskennellä mukavasti.

3. Käytä kaikkia merkintöjä tai alkuperäistä säästeliäästi

Sinun ei tarvitse näyttää Word-asiakirjan täyttä merkintää, ellet erityisesti halua tarkistaa tiettyä versiota tai integroida muutoksia.

Alkuperäisen tekstin katsominen on vielä vähemmän tarpeellista. Voit tarkastella alkuperäistä tekstiä ja verrata lyhyesti kahta versiota esimerkiksi tyylin tai pituuden suhteen, mutta siinä se. Joten sinun ei tarvitse aktivoida kumpaakaan näistä asetuksista ennen kuin tarvitset niitä. Tämä voi auttaa minimoimaan turhautumistasi Seuraa muutoksia.

4. Mukauta värejä ja merkintöjä

Kun useat käyttäjät työskentelevät Word-asiakirjan parissa ja tekevät muutoksia, Seuraa muutoksia -ominaisuus korostaa heidän muokkauksensa eri väreillä. Jälkimuutosten ärsyttävin ongelma on usein sen merkintöjen punainen oletusväri, varsinkin kun se hallitsee tekstejä, joissa on paljon versioita.

Hyvä uutinen on, että voit vaihtaa tämän värin. Itse asiassa voit värikoodata jokaisen käsittelemäsi asiakirjan.

Vuonna Seuranta -osiosta, napsauta Muuta seurantaasetuksia nuoli. Näet joitain perusasetuksia, joita voit muokata, mutta saat lisävaihtoehtoja napsauttamalla Edistyneet asetukset. Tämä avaa ikkunan, joka tarjoaa lisää tapoja tehdä muutoksia seurantaan.

Voit valita parempia värejä lisäyksiin, poistoihin, muotoiluun ja muuhun. Voit jopa muuttaa kunkin funktion merkintätapaa lihavoidusta kaksinkertaiseen yliviivaukseen ja symboleihin. Lisäksi voit jopa säätää ilmapallojen ulkonäköä. Ota inspiraatiota tuottavuussovelluksia tehokkaalla värikoodauksella tai valitse vain värit, jotka miellyttävät silmiä, kun käytät Seuraa muutoksia.

Kommenttien jättäminen on seuraavaksi paras tapa antaa palautetta Microsoft Wordista Track Changes lisäksi. Kommenttien liiallinen käyttö voi kuitenkin tehdä editoinnista ja lukukokemuksesta yhtä ylivoimaisen.

Kommenttien käyttäminen Track Changes -toiminnon rinnalla helpottaa sitä, että päätät etukäteen, kuinka aiot käyttää kutakin ominaisuutta. Kommenttien osalta voit varata ne kysymyksille kirjoittajalle tai ideoita tekstin parantamiseksi – asioita, joita et voi sanoa Track Changes -toiminnolla lisäämättä punaista.

Lisäksi on parasta korostaa vain kommentteihin liittyvät sanat, ei kokonaisia ​​kappaleita. Voit jopa laittaa kommenttisi vain luvun alkuun tai loppuun.

Jos sinulla on ongelmia asiakirjan kanssa, joka on täynnä muistiinpanoja ja kommentteja, kokeile tutkia vaihtoehtoja Näytä kommentit pudotusvalikosta. Tämä ominaisuus voi auttaa sinua järjestämään kommentit sinulle järkevällä tavalla riippumatta siitä, luetko tai muokkaat tekstiä.

Vaihtoehtoisesti, jos muokkaamasi asiakirja on pieni, mutta sinulla on paljon sanottavaa, harkitse tyhjä sivu asiakirjan alussa tai lopussa ja luetellaan palaute, jonka olisit kirjoittanut kommentteihin siellä. Voit tehdä tämän myös yksittäisille luvuille. Kommenttityökalu on käytännöllisempi, mutta voit vapaasti käyttää sitä milloin haluat.

Älä epäröi olla luova käytettävissäsi olevilla ominaisuuksilla, kuten lisäämällä Microsoft Wordin rivinumerot tekstiin ja viittaa sitten palautteesi tiettyihin riveihin. Käytä aikaa oppiaksesi kaiken, mitä tällä tekstinkäsittelyohjelmistolla on tarjota, ja mukauta jokaista Track Changes -työtä vastaavasti.

7. Hyväksy tai hylkää versioryhmät

Kirjoittajana, joka tarkistaa toimittajan versioita, on tärkeää harkita huolellisesti useimpia muutoksia, jopa tehdessäsi omia muokkauksiasi.

Pienissä korjauksissa, kuten muotoilun tai oikeinkirjoituksen korjauksissa, on kuitenkin nopeampi tapa integroida muutokset tai päästä eroon niistä. Valitse vain koko kappale, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse jompikumpi Hyväksy muutos tai Hylkää muutos. Valintasi vaikuttaa kaikkiin kyseisen kappaleen tarkistuksiin.

Voit mennä pidemmälle ja integroida koko asiakirjan versiot. Voit tehdä tämän napsauttamalla korostettua kappaletta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla alaspäin osoittavan nuolen Hyväksyä työkalupalkissa ja sitten Hyväksy kaikki muutokset. Juuri tämän alapuolella sinulla on myös mahdollisuus pysäyttää muutokset automaattisesti.

8. Säädä tarkistusruutuasi

Kuten aiemmin mainittiin, voit hyödyntää mitä tahansa, mikä parantaa käyttökokemustasi Track Changes -toiminnolla, mukaan lukien tuottavuuden lisäosat Microsoft Wordiin. Kuitenkin jopa pelkkä digitaalisen työtilan asettelun uudelleenjärjestely voi hyödyttää työnkulkuasi.

Seuraa muutoksia -kohdan tarkistusruutu on toinen tapa nähdä kaikki versiot ilman, että ne sotkevat näyttöäsi. Voit muokata asiakirjaa ilman merkintöjä ja antaa ruudun luoda yksinkertaisen luettelon muutoksista. Napsauta vieressä olevaa nuolta Tarkastellaan ruutua, voit vaihtaa sen pystyasennosta vaakasuoraan ja takaisin.

Tee muutosten seuranta sinulle

Se voi tuntua ensi silmäyksellä monimutkaiselta, mutta Microsoftin Track Changes -ohjelma on itse asiassa hyvin yksinkertainen ja hyödyllinen, kun olet oppinut läpikotaisin. Olitpa tekemässä tai vastaanottamassa muokkauksia, tee muutosten seuranta -asetuksesi ennen kuin aloitat asioiden helpottamiseksi. Järjestä, miltä merkinnät, kommentit ja tarkistusruudusi näyttävät tekstissäsi ja sen ympärillä.

Seuraa muutoksia Microsoft Wordissa on helpompaa, kun luot asettelun ja väriteeman, joka motivoi sinua liiallisen stimuloinnin sijaan.