Tarvitsetko paremman tavan visualisoida ja seurata projektejasi? Opi luomaan ja käyttämään Gantt-kaavioita Notionissa.

Työskenteletpä sitten yksin tai osana suurempaa tiimiä, Gantt-kaaviot ovat erinomainen tapa hallita monimutkaisia ​​projekteja. Monet projektinhallintatyökalut tarjoavat mahdollisuuden käyttää Gantt-kaavioita, ja Notion on yksi niistä.

Gantt-kaavioiden käyttäminen Notionissa voi tuntua pelottavalta, jos et ole koskaan ennen tehnyt sitä. Mutta olet oikeassa paikassa, jos etsit opetusohjelmaa, sillä sen näytämme sinulle tänään.

Mikä on Gantt-kaavio?

Ennen kuin alamme tarkastella Gantt-kaavion käyttöä, on syytä ymmärtää, mitä ne ovat. Gantt-kaaviot ovat kehyksiä, joiden avulla voit mitata suurten projektien edistymistä. Vaikka näet niitä usein käytettävän suuremmissa organisaatioissa, voit myös käyttää Gantt-kaavioita, jos olet freelancerina tai opiskelija. Ne sopivat erinomaisesti myös etätyöryhmille.

Gantt-kaavioissa on yleensä hahmotelma jokaisesta projektin tehtävästä, kuten verkkosivuston uudelleensuunnittelusta tai markkinointikampanjan käynnistämisestä. Näet sitten odotettujen valmistumispäivien aikataulun sekä edistymisprosentit. Kuten monien muidenkin kanssa

instagram viewer
projektinhallinnan menetelmiä, voit delegoida tehtäviä myös muille.

Jos kuulut etätiimiin, voit tutustua näihin parhaat projektinhallintatyökalut etäyhteistyöhön.

Gantt-kaavion luominen ja käyttäminen mielessä

Vaikka voit luoda Gantt-kaavion Notionissa tyhjästä, on paljon helpompaa käyttää valmiiksi suunniteltua mallia – varsinkin jos olet aloittelija. Notionilla on ilmainen Gantt-kaaviomalli, jonka voit ladata ja käyttää haluamassasi työtilassa, ja sitä aiomme käyttää tässä opetusohjelmassa.

Näin saat mallin:

  1. Siirry kohtaan Gnatt-mallisivu Notionissa ja valitse Aloita tästä mallista.
  2. Valitse työtila, johon haluat kopioida mallin.
  3. Odota, että Notion kopioi mallin ja aloita mukauttaminen haluamallasi tavalla.

Nyt kun sinulla on malli, siirrytään Gantt-kaavion mukauttamiseen ja käyttämiseen Notionissa.

1. Projektien nimien syöttäminen

Ennen kuin aloitat monimutkaisempien mukauttamisnäkökohtien kanssa, sinun tulee aloittaa kirjoittamalla projektien nimet. Sen tekeminen on hyvin yksinkertaista:

  1. Siirry kohtaan Projekti -välilehti.
  2. Vie osoitin muutettavan projektin päälle ja valitse Avata.
  3. Kirjoita projektisi uusi nimi yläreunaan.

Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa taulukossa nimeä, jota haluat muuttaa, ja muokata sitä tarpeen mukaan tällä tavalla. Toista jompikumpi prosessi, kunnes olet muuttanut kaikki projektien nimet omien vaatimusten mukaisiksi.

2. Jokaisen projektin erityispiirteiden mukauttaminen

Kun olet vaihtanut jokaisen projektin nimen Notion Gantt -kaaviossasi, voit alkaa mukauttaa lisää yksityiskohtia. Voit muuttaa jokaista seuraavista:

  • Alatehtävien lisääminen jokaiseen ikkunaan.
  • Tilanne ja edistymisesi päivitys.
  • Aikajana

Jotta prosessia olisi helpompi seurata, jaamme ne alla eri osiin.

Alatehtävien lisääminen jokaiseen ikkunaan

Alitehtävien lisääminen on ehkä paras paikka aloittaa projektien nimien vaihtamisen jälkeen. Voit tehdä sen seuraavasti:

  1. Avaa tehtävä, jota haluat mukauttaa. Voit tehdä tämän joko siirtymällä kohtaan Projekti -osiossa tai napsauttamalla välilehteä aikajananäkymässä.
  2. Saatat huomata esiasetetun määrän tehtäviä, jotka on jo lueteltu Notionissa. Napsauta kutakin näistä muokataksesi nimeä, tehtävänhallintaa ja tilaa. Voit myös lisätä kommentteja tarvittaessa.
  3. Voit lisätä uusia tehtäviä tyhjästä napsauttamalla + -painiketta. Valitse sitten linkitettävä sivu tai luo uusi kirjoittamalla "luoda" hakupalkissa ja napauttamalla "Uusi luominen Tasksissa".
  4. Voit poistaa tehtäviä valitsemalla - -kuvaketta viemällä hiiren osoittimen kyseisen tehtävän päälle.

Kun olet lisännyt uusia tehtäviä, voit muokata kaikkea samalla tavalla kuin esiasetettujen versioiden kanssa.

Tehtäväsi tilan päivittäminen

Jos haluat päivittää tehtäviä Notion Gantt -mallissasi, avaa projektiisi tai alitehtävääsi liittyvä kortti. Täältä löydät osion nimeltä Tila; laajenna pudotusvalikkoa ja valitse projektin nykyinen tila.

Huomaat todennäköisesti prosenttiosion Edistyminen -välilehti. Voit päivittää tämän suorittamalla projektisi osatehtäviä.

Jos olet uusi Notionissa, harkitse tämän oppaan tutustumista hyödyllisiä asioita, joita voit tehdä Notionissa.

Aikajana

Jos sinun on muutettava kunkin tehtävän aikataulua, voit käyttää Aikaskaala osio. Valitse uudet aloitus- ja lopetuspäivät, kun kalenteri tulee näkyviin.

Voit myös siirtää projektiasi Gantt-kaavion aikajanalla vetämällä ja pudottamalla vaadittuja tehtäviä.

3. Näkymän muuttaminen

Jos haluat muuttaa Gantt-kaavion näkymää, sinulla on pari vaihtoehtoa. Oikealla puolella näet avattavan valikon tietyllä aikavälillä. se voisi olla Kuukausi, vuosi, vuosineljännestai jotain sinne päin.

Valitse haluamasi aikaväli valikosta. Voit myös käyttää Tänään -välilehteä siirtyäksesi nykyiseen päivääsi.

Toinen vaihtoehto on muuttaa tehtävänäkymääsi prioriteetin mukaan. Voit tehdä tämän valitsemalla Prioriteetin mukaan näytön vasemmassa reunassa. Vaihtoehtoisesti valitse Kaikki projektit saadaksesi täydellisen yleiskatsauksen kaikesta.

Huomaa, että voit muokata kaikkia näitä nimiä, jos haluat. Haluat ehkä myös tarkistaa tämän pika-aloitusopas Notionin projekti- ja tehtävämalleihin jos olet vasta aloittamassa.

4. Tehtävien katselu ja delegointi

Jos käytät Gantt-kaaviota yksinprojekteihin, et tarvitse tätä osaa. Mutta jos olet suunnitellut Notion Gantt -kaaviosi toimimaan osana suurempaa tiimiä, on tärkeää, että osaat delegoida tehtäviä.

  1. Vieritä alas kohtaan Tehtävät.
  2. Klikkaa Määrätty -välilehti.
  3. Kirjoita sen henkilön nimi, jolle haluat siirtää tehtävän.

Vaihtoehtoisesti voit seurata näitä ohjeita:

  1. Avaa tehtävä.
  2. Siirry alatehtävään.
  3. Valitse henkilö, jolle haluat delegoida tehtäväsi Määrätty osio.

Jos päätät myöhemmin, että Gantt-kaaviot eivät ole paras tapa hallita projektejasi, älä huoli. Useita projektinhallinnan vaihtoehtoja Gantt-kaavioille olla olemassa.

Luo tehokkaita Gantt-kaavioita

Vaikka Gantt-kaaviot voivat ensi silmäyksellä näyttää hämmentävältä, ne ovat myös tehokas tapa hallita projektejasi. Gantt-kaavioiden käyttö Notionissa on hyödyllinen lähtökohta, ja saatat huomata, että tiimisi on tuloksekkaampi.

Vaikka käytät näitä kaavioita vain yksittäisiin projekteihin, saatat myös olla helpompi seurata suuria tehtäviäsi. Voit käyttää Gantt-kaavioita useisiin projektityyppeihin, ja ne ovat erityisen käteviä pitkäaikaisissa projekteissa.