Saatat joutua pienentämään Excel-laskentataulukon kokoa lähettääksesi sen muille, ja tämä opas auttaa sinua tekemään sen.

Excel-laskentataulukot voivat helposti tulla raskaaksi ja suuriksi, varsinkin jos ne sisältävät paljon dataa tai kuvia. Vaikka tämä ei välttämättä ole ongelma useimmissa tapauksissa, se voi vaikeuttaa laskentataulukon tehokasta hallintaa, jakamista ja käyttöä.

Onneksi voit tehdä muutaman asian pienentääksesi Excel-tiedostojesi kokoa tiedoista tinkimättä. Tässä näytämme sinulle kuinka.

1. Poista tarpeettomat taulukot

Liian monta käyttämätöntä arkkia voi tehdä Excel-tiedostostasi tarpeettoman suuren. Siksi sinun tulee aloittaa poistamalla laskentataulukot, joita et tarvitse. Voit tehdä tämän avaamalla Excel-tiedostosi, napsauttamalla ei-toivottua taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poistaa.

Samoin voit myös harkita ei-toivottujen kaavioiden, kuvien, taulukoiden ja muiden elementtien poistamista.

2. Poista tarpeettomat muotoilut

Excel-tiedoston koko voi kasvaa myös liiallisesta solun muotoilusta johtuen, koska jokainen muotoiltu solu vie tiedostossa lisää tilaa. Esimerkiksi jos sinä

instagram viewer
muotoile solun reunat, se vie enemmän tilaa kuin alustamaton solu.

Siksi on hyvä idea poistaa kaikki tarpeettomat muotoilut Excel-taulukosta. Voit tehdä sen seuraavasti:

  1. Avaa Excel-tiedosto ja valitse solut, joista haluat poistaa muotoilun.
  2. Klikkaa Koti välilehti yläreunassa.
  3. Vuonna Muokkaus ryhmää, napsauta Asia selvä -painiketta ja valitse Tyhjennä muodot tuloksena olevasta valikosta.

3. Muokkaa kuvan koko- ja laatuasetuksia

Sisältääkö Excel-tiedostosi kuvia? Jos näin on, kuvan koon ja laadun pienentäminen voi auttaa pienentämään Excel-tiedoston kokoa.

On tärkeää huomata se pienentää kuvan kokoa ja laatu voivat vaikuttaa niiden ulkonäköön Excel-tiedostossasi. Jos tämä sopii sinulle, määritä Microsoft Excel tallentamaan kuvia pienemmällä resoluutiolla seuraavasti:

  1. Avaa Microsoft Excel tietokoneellasi.
  2. Klikkaa Tiedosto valikko yläreunassa.
  3. Valitse Vaihtoehdot vasemmasta ruudusta.
  4. Valitse Excelin asetukset -ikkunassa Pitkälle kehittynyt -välilehti.
  5. Vieritä alas kohtaan Kuvan koko ja laatu osio ja rastita Hylkää muokkaustiedot vaihtoehto.
  6. Tyhjennä Älä pakkaa tiedostossa olevia kuvia valintaruutu.
  7. Napsauta vieressä olevaa avattavaa valikkoa Oletusresoluutio valitaksesi resoluution 150ppi tai pienempi.
  8. Klikkaus OK tallentaaksesi muutokset.

4. Pakkaa kuvat Excel-laskentataulukossasi

Jos et halua pienentää kaikkien kuvien resoluutiota, Microsoft Excel antaa sinulle myös mahdollisuuden pakata yksittäisiä kuvia laskentataulukossasi. Näin voit käyttää sitä Excel-tiedoston pienentämiseen.

  1. Valitse Excel-laskentataulukosta kuva, jonka haluat pakata.
  2. Klikkaa Kuvamuoto -välilehti.
  3. Vuonna Säätää -osiosta, napsauta Pakkaa kuvat -painiketta.
  4. Merkitse rasti Käytä vain tähän kuvaan jos haluat vain pakata valitun kuvan.
  5. Merkitse rasti Poista kuvien rajatut alueet vaihtoehto.
  6. Alla Resoluutio -osiossa valitse haluamasi ppi.
  7. Klikkaus OK.

Voit toistaa yllä olevat vaiheet pakataksesi lisää kuvia, jos haluat. Tämän jälkeen Excel-tiedoston kokonaiskoon pitäisi pienentyä huomattavasti.

5. Estä Exceliä tallentamasta Pivot-välimuistia

Pivot-välimuisti Excelissä on väliaikainen tallennuspaikka pivot-taulukoissa käytetyille tiedoille. Vaikka tämä voi parantaa suorituskykyä ja antaa sinun työskennellä pivot-taulukoiden kanssa tehokkaammin, se voi myös lisätä tiedostosi kokoa, kun Excel tallentaa nämä tiedot tiedostoosi.

Jos Excel-laskentataulukko sisältää pivot-taulukon, seuraavien ohjeiden avulla voit estää Exceliä tallentamasta pivot-välimuistia tiedoston kanssa.

  1. Avaa Excel-laskentataulukko.
  2. Valitse mikä tahansa solu pivot-taulukosta ja napsauta Pivot-taulukon analysointi välilehti yläreunassa.
  3. Klikkaa Vaihtoehdot -painiketta.
  4. Vuonna Pivot-taulukon asetukset ikkunassa, napsauta Data -välilehti.
  5. Tyhjennä Tallenna lähdetiedot tiedostolla valintaruutu ja rastita Päivitä tiedot tiedoston avaamisen yhteydessä valintaruutu.
  6. Klikkaus OK vahvistaa.

Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, Excel ei tallenna pivot-välimuistia tiedostoosi, mikä pienentää tehokkaasti sen kokoa.

6. Tallenna laskentataulukkosi binäärimuodossa (.Xslb).

Oletusarvoisesti Microsoft Excel tallentaa tiedostosi XML-pohjaisessa muodossa, mikä helpottaa tietojen vaihtoa muiden sovellusten ja järjestelmien kanssa. Jos kuitenkin haluat pienentää tiedostokokoa nopeasti, voit tallentaa Excel-laskentataulukon binäärimuodossa.

Voit tallentaa Excel-laskentataulukon binäärimuodossa seuraavasti:

  1. Avaa Excel-laskentataulukko.
  2. Klikkaa Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä.
  3. Valitse haluamasi tallennuspaikka tiedoston tallennusta varten.
  4. Klikkaa Tallenna tyyppinä pudotusvalikosta valitaksesi Excelin binaarityökirja (*.xlsb).
  5. Klikkaa Tallentaa -painiketta.

Tämä tallentaa Excel-tiedostosi binäärimuotoon, mikä vaatii vähemmän tallennustilaa. Jos haluat Microsoft Excelin tallentavan tiedostosi aina binäärimuodossa, voit muuttaa oletustallennusmuotoa Microsoft Excelissä. Näin:

  1. Avaa Microsoft Excel ja siirry kohtaan Tiedosto > Asetukset.
  2. Valitse Tallentaa -välilehti vasemmasta sivupalkista.
  3. Käytä vieressä olevaa avattavaa valikkoa Tallenna tiedostot tässä muodossa valitaksesi Excelin binaarityökirja (*.xslb) vaihtoehto.
  4. Klikkaus OK tallentaaksesi muutokset.

Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, Excel tallentaa kaikki tiedostot binäärimuodossa, ellei toisin mainita.

7. Muunna laskentataulukko ZIP-tiedostoksi

Jos et halua vaivautua muuttamaan Excel-asetuksia, voit muuntaa laskentataulukon ZIP-tiedostoksi. Voit tehdä tämän käyttämällä Windowsin sisäänrakennettua tiedostojen pakkaustoimintoa. Tällä tavalla voit pienentää Excel-tiedostosi kokoa avaamatta sitä. Näin voit toimia.

  1. Lehdistö Win + E avataksesi File Explorerin.
  2. Siirry kansioon, johon tiedostosi on tallennettu.
  3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Excel-tiedostoa ja valitse Pakkaa ZIP-tiedostoksi vaihtoehto kontekstivalikosta.

Windows tallentaa pakatun tiedoston samaan paikkaan kuin alkuperäinen tiedosto. Voit myös käyttää a luotettava kolmannen osapuolen tiedostojen pakkaustyökalu tätä varten. Kun olet pakattu, voit jakaa Excel-laskentataulukon ilman, että sinun tarvitsee huolehtia sen koosta.

Pienennä Excel-tiedostojasi helposti

Suuret Excel-tiedostot voivat olla hankalia, hidasta latautumista ja vaikeita jakaa sähköpostitse. Onneksi tätä ei tarvitse sietää. Seuraavien vinkkien avulla voit pienentää Excel-tiedostosi kokoa hetkessä.