13 Google-kalenterin hakkeria tuottavuuden parantamiseksi

Avaimet takeawayt

• Aseta oletusmuistutukset kaikille Google-kalenterin tapahtumille välttääksesi tärkeitä tapaamisia ja parantaaksesi tuottavuutta. Lisää tarvittaessa useita ilmoituksia.
• Integroi Google-kalenteri muihin työkaluihin virtaviivaistaaksesi työnkulkua ja välttääksesi jatkuvaa vaihtamista sovellusten välillä. Integroi esimerkiksi Slackin kanssa tilan ajoitusta ja päivittämistä varten.
• Saat päivittäisen esityslistasähköpostin tärkeiden muistutusten ja tapaamisten priorisoimiseksi. Määritä tämä Google-kalenterin asetuksissa varmistaaksesi, että et koskaan menetä ilmoituksia.

On todennäköisempää, että olet käyttänyt Google-kalenteria ainakin kerran, olipa joku lähettänyt sinulle kokouskutsun tai päädyit sitten käyttämään sitä, koska se tulee laitteesi mukana.

Vaikka Google-kalenteri on melko suoraviivainen sovellus ajoituksen suhteen, siinä on useita upeita ominaisuuksia ja integraatioita, jotka voivat parantaa tuottavuuttasi ja parantaa yleistäsi tehokkuutta. Alla on luettelo parhaista.

1. Aseta oletusmuistutukset

Muistutusten asettaminen on aina hyödyllistä, jotta et menetä tulevia tapahtumia tai anna itsellesi riittävästi aikaa valmistautua. Kuitenkin muistutuksen asettaminen jokaista uutta tapahtumaa varten voi olla melko vaivalloista.

Onneksi Google-kalenterin avulla voit luoda automaattisesti oletusmuistutuksia kaikille tekemillesi tapahtumille. Näin:

1. Siirry Google-kalenterin etusivulle.
2. Napsauta oikealla olevaa rataskuvaketta ja valitse asetukset.
3. Alla Kalentereideni asetukset, valitse kalenterisi.
4. Valitse Tapahtuma-ilmoitukset ja valitse sitten + Lisää ilmoitus.
5. Valitse haluamasi kesto napsauttamalla avattavaa valikkoa.

Jatkossa kaikissa luomissasi tapahtumissa on automaattisesti nämä oletusmuistutukset. Huomaa, että voit lisätä useamman kuin yhden ilmoituksen – oletetaan, että haluat saada useita ilmoituksia tapahtumastasi.

Erilaisten työkalujen päivittäinen hallinta ja käyttö, joko henkilökohtaiseen tai työkäyttöön, voi olla ylivoimaista – sinun on vaihdettava jatkuvasti työkalujen välillä pysyäksesi tietoisena projekteistasi ja tehtävistäsi.

Monet näistä työkaluista antavat sinun integroida Google-kalenterin, jotta sinun ei tarvitse siirtää tietoja manuaalisesti sovellukseesi tai sieltä kalenteriisi. Esimerkiksi Google-kalenteri on a melko hyödyllinen Slack-integraatio, jota kannattaa kokeilla jos käytät yritysviestintäsovellusta. Integraation avulla voit ajoittaa ja poistaa tapahtumia suoraan Slackin kautta. Slack voi päivittää tilasi aikataulusi perusteella! Huomaa, että Google-kalenterin integrointi sovellukseen vaihtelee sovelluksen mukaan.

3. Vastaanota päiväohjelmasi sähköpostitse

Jos sinulla on tapana pyyhkäistä ilmoitukset pois rennosti ajattelematta niitä, saatat jättää huomiotta kalenterin ilmoitukset. Ja jos asetat sähköpostit etusijalle muihin viestintämuotoihin nähden, tässä on kätevä temppu: voit lähettää päivittäisen aikataulusi suoraan sähköpostiisi. Tällä tavalla et jää paitsi tärkeistä muistutuksista ja tapaamisista.

Tehdä tämä:

1. Siirry Google-kalenteriin ja napsauta rataskuvaketta.
2. Valitse asetukset > Kalentereideni asetukset.
3. Valitse kalenteri, josta haluat vastaanottaa sähköpostin.
4. Vieritä alas kohtaan Muut ilmoitukset.
5. Mene Päivittäinen ohjelma ja valitse Sähköposti avattavasta valikosta.

Odota, että saat päivittäisen esityslistasähköpostin joka aamu kello viisi aamulla saadaksesi kuvan siitä, miltä päiväsi näyttäisi.

4. Aloita viikkosi eri päivänä

Riippumatta siitä, kuuluuko työhösi vaihtuvia aikatauluja, offshore-tehtäviä erilaisilla viikoittaisilla aloituspäivillä tai haluatko vain aloittaa viikon epäperinteisen alun, Google-kalenteri auttaa sinua. Voit helposti muuttaa viikkosi alkamispäivää Google-kalenterissa.

Mene vain Google-kalenterisi asetukset, valitse Kenraali, vieritä sitten alas kohtaan Näytä asetukset. Klikkaus Aloita viikko ja valita lauantai, sunnuntai, tai Maanantai.

5. Aseta uusi tapahtuma äänelläsi

Jos kätesi eivät ole tällä hetkellä vapaat, mutta sinun täytyy ajoittaa tapahtuma välittömästi, voit luoda tapahtuman äänelläsi sen sijaan, että avaat Google-kalenterisovelluksen ja kirjoittaisit kaikki tiedot.

Sano vain jotain: "Hei, Google, luo kalenteritapahtuma: illallinen Jane Doen kanssa klo 20. Chilissä. Kaikkien tietojen tallentamisen lisäksi Google voi pyytää lisätietoja ennen tapahtuman tallentamista.

Huomaa, että tämä ei ole mahdollista, jos käytät Apple-laitetta. Siri ei voi luoda tapahtumia Google-kalenterin avulla. Jos haluat Sirin lisäävän tapahtumia Google-kalenteriisi, sinun on asetettava se oletuskalenteriksi. Tee tämä menemällä kohtaan asetukset > Kalenteri > Oletuskalenteri.

6. Upota kalenterisi

Aikataulusi käsitteleminen voi olla vaikeaa, varsinkin jos ihmiset haluavat sopia aikataulusi kanssasi. Jos sinulla on verkkosivusto, anna muiden ihmisten määrittää kanssasi aikataulu mieltymystensä perusteella upottamalla kalenterisi verkkosivustollesi.

7. Käytä online-aikatauluohjelmistoa

Kalenterin jakamisessa voi olla haittapuoli vapaa-ajan hyödyntämisessä. Jos haluat hallita paremmin, milloin muut voivat varata tapaamisia kanssasi, kannattaa tutustua työkaluja, jotka yksinkertaistavat online-aikataulua, kuten Calendly.

Kun rekisteröidyt Calendlyyn Gmail-osoitteellasi, se synkronoi kalenterisi saumattomasti Calendly-tilisi kanssa. Mutta siinä ei vielä kaikki. Tämä integrointi tuo joukon etuja, kuten automaattisen ajoituksen, aikavyöhykkeen käsittelyn ja mukauttamisen, mikä tekee varauskokemuksesta henkilökohtaisemman.

8. Aseta aikalohkot

Google-kalenteri voi auttaa sinua lisää saavuttaa huipputuottavuus aikalohkoilla. Ominaisuuden avulla voit määrittää määrättyjä paikkoja, jotta voit keskittyä tiettyihin projekteihin tai tehtäviin. Näin voit keskittää energiasi tiettyihin tavoitteisiin tehokkaasti, mikä estää sinua viivyttelemästä ja tuhlaamasta aikaa siirtymiseen tehtävästä toiseen.

9. Hylkää tapahtumat automaattisesti

Google-kalenterin käyttäminen ei pelkästään auta sinua pitämään kirjaa tapaamisistasi. Voit myös käyttää sitä varmistamaan, että säilytät työn ja yksityiselämän tasapainon. Kun asetat työaikataulun, Google-kalenteri voi automaattisesti hylätä kokouspyynnöt, kun olet poissa toimistosta tai lomalla.

Voit myös lähettää heille poissaoloviestin, jossa kerrot, mitä he voivat tällä välin tehdä, kuten ohjata heidät toiselle kollegalle, joka voi käsitellä heidän pyyntönsä tai huolensa.

10. Vuorottele toisen aikavyöhykkeen kanssa

Muilla aikavyöhykkeillä olevien ihmisten kanssa työskentely voi tehdä kokousten suunnittelusta ja aikataulujen asettamisesta hankalaa. Sen sijaan, että käyttäisit liikaa aikaa konsultointiin online-aikavyöhykemuunnin, voit käyttää Google-kalenterin toissijaista aikavyöhykeominaisuutta pitääksesi kirjaa aikaeroista ja estääksesi aikataulutushäiriöt.

Napsauta Google-kalenterissa asetukset > Kenraali > Aikavyöhyke. Puutiainen Näytä toissijainen aikavyöhyke alla Aikavyöhyke.Voit myös lisätä tunnisteita jokaiselle aikavyöhykkeelle järjestämistä varten.

11. Luo toistuvia kokouksia

Jos sinulla on kokouksia joka viikko tai kuukausi, voit määrittää toistuvia kokouksia sen sijaan, että luot tapahtumia manuaalisesti joka kerta. Kun luot tapahtuman, valitse avattava valikko, jossa lukee Ei toistu ja valitse, kuinka usein haluat tapahtuman toistuvan.

12. Luo tapahtumapikakuvake

Vaikka uuden tapahtuman luominen Google-kalenterissa vie vain useita napsautuksia, tapahtuman pikakuvake ohittaa useimmat vaiheet ja vie sinut suoraan uuteen tapahtumaikkunaan Google-kalenterissa.

Avaa selain ja kirjoita cal.new, ja osui Tulla sisään tai palata. Lisäksi siellä on pitkä lista Google-kalenterin pikakuvakkeet jotka voivat auttaa sinua navigoimaan ja käyttämään sovellusta tehokkaammin.

13. Löydä ihanteellinen aika kokouksille

Ihanteellisen ajan löytäminen on toinen kamppailu kokouksen tai aikataulun asettamisen kanssa. Tämä on vaikeampaa, mitä enemmän ihmisiä on mukana, ja tilanne muuttuu hämmentävämmäksi, jos yhtälöön heitetään eri aikavyöhykkeitä.

Onneksi Google-kalenterissa on Etsi aika -ominaisuus, jonka avulla voit löytää vapaata aikaa kaikille tiimin jäsenille. Se vaatii kuitenkin pääsyn tiimin Google-kalentereihin, ja voit käyttää sitä vain verkkosovelluksen kautta, et mobiilisovelluksessa. Tämän ominaisuuden avulla voit löytää molemminpuolisesti käytettävissä olevan ajan, joka sopii kaikille tiimin jäsenille.

Käytä kalenteriasi hyödyksesi

Google-kalenteri tarjoaa valikoiman tuottavuutta lisääviä ominaisuuksia ja integraatioita. Oletusmuistutusten asettamisesta aikavyöhykkeiden hallintaan ja äänikomentojen käyttämiseen näiden hakkeroiden hallitseminen voi auttaa sinua saamaan kaiken irti kalenteristasi tehokkaaseen ajanhallintaan.