5 tapaa johtaa tapaamisia tehokkaasti ja lopettaa ajan tuhlaaminen

Mainos

Kaikki vihaavat kokouksia, mutta kaikki tietävät, että he ovat välttämättömiä samanaikaisesti. Joten miten teet kokoukset tehokkaammiksi suuren ajanhukan sijasta? Nämä verkkosivustot ja sovellukset voivat auttaa.

Tämän artikkelin työkalut soveltuvat paremmin henkilökohtaisiin kokouksiin. Vaikka voit käyttää niitä myös etätiimeissä, olet parempi parhaat ilmaiset online-kokoustyökalut yhteistyöhön joukkueesi kanssa Kuusi parasta ilmaista online-kokoustyökalua yhteistyöhön tiimisi kanssaPienet joukkueet eivät tarvitse kalliita yrityssovelluksia yhteistyöhön. Tässä on kuusi fantastista työkalua, joiden avulla voit hallita tiimisi tietoja, viestintää ja muuta. Ilmaiseksi. Lue lisää . Videoneuvotteluista projektinhallintaan kuuluu jokaiselle jotakin kyseisessä luettelossa.

Salaatti tavata (Web): Löydä, kun voit tavata, eikä rekisteröintiä tarvita

On ärsyttävää kirjautua uuteen palveluun jokaisesta pienestä tehtävästä. Lettuce Meet on yksinkertainen verkkosovellus selvittääksesi sopivimman päivämäärän ja ajan jokaisen tapaamiseksi kysymällä kunkin mieltymyksiä.

Se on todella yksinkertaista. Aloita haluamasi kokous sen nimellä ja tarkoituksella, lisää sitten päivämäärät, joissa voit tavata, ja valitse aikavälit jokaisesta vapaasta päivästäsi. Lähetä ainutlaatuinen Lettuce Meet-URL-osoite kenelle tahansa muulle, joka voi lisätä oman saatavuudensa samalla tavalla. Kaikkien osallistujien ilmaiset lähtöpaikat (merkitty vihreinä) menevät päällekkäin, mikä osoittaa sinulle parhaat ajat tapaamiseksi.

Salaatti Meet on yksi niistä yksinkertaisia Ilman kirjautumista yhteistyövälineet 10+ Ilman ilmoittautumista yhteistyövälineitä, joita voit käyttää 10 sekunnissaVerkossa tekeminen voi säästää sinulle ja joukkueellesi sekä aikaa että rahaa. Nopea yhteistyö voi säästää hieman enemmän. Nämä työkalut ovat valmiita käyttämään, kun olet. Rekisteröintiä ei vaadita. Lue lisää jotka auttavat sinua tekemään asioita suorittamatta hyppäämällä kehien läpi. Omassa yrityksessäsi on helpompaa käyttää Google-kalenteria tai Microsoft Outlookia. Mutta kun kyse on tapaamisesta ulkopuolisten ihmisten, kuten asiakkaiden tai asiakkaiden kanssa, Lettuce Meet -tyyppisen kaltainen häiriötyökalu on neutraalimpi polku.

Pitääkö sinun usein kestää pitkiä ja turhia kokouksia? Se tapahtuu yleensä siksi, että kokousta johtava henkilö ei ole valmistautunut tarpeeksi hyvin. Tämä ryhmäkokouksen tarkistuslista varmistaa, että kokous sujuu sekä johtajalle että osallistujille.

Tarkistuslista on jaettu tehtäviin ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen. “Aikana” -osa on täynnä pieniä pieniä vinkkejä, joihin sinun tulisi kiinnittää huomiota, koska nämä ovat asioita, jotka usein ohittavat kokoukset. Esimerkiksi ”yhdestä aiheesta keskustellaan kerrallaan” ja ”jokainen esityslistan kohta kääritään ääneen” tuntuu triviaaliselta, mutta ne vievät pitkälle varmistaakseen, että kokous oli menestys.

Voit tulostaa koko tarkistusluettelon mukaasi mukanaan kokouksessa. Joukkuekokouksen tarkistuslista rohkaisee sinua napsauttamaan kaikkia tarkistusluettelon painikkeita ja lähettämään sen sähköpostitse kaikille osallistujille, koska tavoitteiden julistaminen ääneen luo jonkin verran sosiaalista painostusta suorittamisen helpottamiseksi. Se on kuin päämiehen ryhmä tavoitteiden saavuttamiseksi Kuinka Mastermind-ryhmä voi auttaa sinua saavuttamaan enemmän tavoitteitaTermiä ”päämiehen ryhmä” heitetään nykyään paljon henkilökohtaisen kehityksen alueelle, mutta mitä ne ovat, toimivatko he ja miten voisit perustaa oman ryhmäsi? Lue lisää .

Jokainen kokous tarvitsee kiinteän esityslistan. Jos sinulla ei ole sitä paikallaan, olet joutunut polveilevaan keskusteluun, jossa mitään ei tehdä ja jokainen tuhlaa aikansa. Opi asettamaan kokouksen asialista käyttämällä näitä ilmaisia ​​malleja oppaina.

Smartsheet-luettelo ilmaisista malleista kattaa joukon erilaisia ​​tapaamisskenaarioita: epävirallinen kokous, yrityskokous, hallituksen kokous, ryhmäkokous, yksinkertainen kokous, viikoittainen kokous ja niin edelleen. Voit käyttää näitä malleja Microsoft Wordissa, Google Docsissa tai missä tahansa haluamassasi tekstinkäsittelyohjelmassa, joka tukee DocX-tiedostomuotoa.

Vaikka mallit ovat hyvä selkäranka asettamaan esityslista, muista myös lukea Harvard Business Review's vinkkejä kokouksen asialistan laatimiseen. Siinä on hienoja temppuja, kuten aiheiden luettelointi kysymyksiksi, joihin joukkueen on vastattava, yleisten, avoimien otsikoiden sijasta.

Lopuksi, jos et löydä tarvitsemasi yllä olevista asialistamalleista, tutustu luetteloomme toisista 15 kokousohjelman mallia Wordille 15 ilmaista kokousohjelman mallia Microsoft WordilleNämä ilmaiset kokousohjelman mallit Microsoft Wordille voivat auttaa sinua loistavan alkuun kaikenlaisille kokouksille. Lue lisää .

AgreeDo (Web): Ota kokouspöytäkirjat, jaa ne ja määritä tehtävät

Yhdelle henkilölle jokaisessa kokouksessa tulisi antaa tehtäväksi ottaa minuutteja. ”Kokouksen pöytäkirja” on pohjimmiltaan luettelo kaikista huomionarvoisista tapahtumista. Tämä voi olla tehtäviä, tietoja, aihekeskusteluja tai enemmän. AgreeDo auttaa sinua erottamaan sen helposti ja ilmaiseksi.

Tilin luominen, kokouksen perustaminen ja osallistujien kutsuminen on helppoa. Jokainen kohde voidaan merkitä yhdeksi neljästä tyypistä: tiedot, päätös, tehtävä tai aihe. Tämän ansiosta jonkun minuutin kuluttua on helpompaa muistaa asiat nopeasti heti ja muuttaa ne myöhemmin oikeaan luokkaan.

Tehtävät voidaan määrittää osallistujille lisäämällä heidän sähköpostinsa, ja voit myös antaa sille määräajan. Voit lisätä yhden liitteen myös jokaiseen kokoukseen. Osallistujat voivat myös lisätä kommentteja pöytäkirjaan.

AgreeDo: n ilmainen versio rajoittaa sinut neljään kokoukseen kuukaudessa ja kolmeen osallistujaan sekä yhden liitteen kokousta kohti. Premium-versio voi lisätä näitä rajoituksia tarpeitasi kohti.

On hyvä käytäntö kietoa jokainen kokous ylittämällä sen minuutit ja varmistamalla, että kaikki ovat yhtä mieltä niistä. Jos AgreeDo ei ole kupillinen teetä, voit käyttää kokouspöytämallit 12 parasta kokouspöytämallia ammattilaisilleKokouspöytäkirja sisältää tärkeimmät asiat. Käytä yhtä näistä kokouspöytämalleista soveltaaksesi nopeasti MOM-muotoa. Lue lisää Microsoft Wordille tai Google Docsille.

Kyse ei ole vain seisomisesta (eBook): ilmainen opas päivittäisiin aamu kokouksiin

Projektinhallintasovelluksella Qlutter on kyse työn tehostamisesta. He laativat ilmaisen e-kirjan, joka opettaa omia käytäntöjään siitä, kuinka tehokas ja toimiva päivittäinen aamukokous pidetään.

Kahdeksan luvun kautta e-kirja puhuu aamupäiväkokouksien eduista, kuinka saada joukkueesi alukseen idean kanssa ja kuinka kokous pidetään. Se on lyhyt kirja, 44 sivua, mutta sen lopussa olet paremmin kykenevä pitämään päivittäisiä kokouksia stand-up- tai scrum-kokousten muodossa.

Sinun on kirjauduttava Qlutter-uutiskirjeeseen, jos haluat kirjan, jonka jälkeen voit hankkia sen PDF-, mobi- tai epub-muodossa. On helpompaa lähettää se suoraan Kindlesi.

Ladata: Kyse ei ole vain seisomisesta (eBook) [ei enää saatavilla]

Mitä tehdä, kun et johda kokousta

Joten nyt sinulla on helppoja työkaluja perustaa kokous, luoda tarkistusluettelo pitääksesi se ajan tasalla, asettamaan esityslista ja kuluttaa minuutteja. Tiedät jopa kuinka johtaa päivittäinen kokous tehokkaasti. Mutta kaikki tämä on turhaa, jos et johda kokousta.

Jos pomo kutsui kokouksen, ja heillä on taipumus antaa kokousten vaeltaa tavoitteettomasti, sinun on tehtävä jotain sen suhteen. Aloita lähettämällä tämä artikkeli kahdeksan sääntöä, joiden pomo tuntee tehokkaita kokouksia varten Syönyt tehottomia kokouksia? Lähetä nämä 8 sääntöä pomollesiJos kokous on hyvin järjestetty, ei ole mitään syytä, että se ei paranna tuottavuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja moraalia. Tässä on joitain sääntöjä, joita on noudatettava tehokkaita kokouksia varten. Lue lisää . Tee se kuitenkin kohteliaasti tai lähetä se nimettömästi.